Aprende a desarrollar la comunicación efectiva en un equipo de trabajo

No todo lo que transmite comunica. Y en la comunicación efectiva en un equipo de trabajo es una verdad que todos conocemos, hasta el punto que la frase “problemas de comunicación” ha aparecido en algún punto en cualquier equipo de trabajo.

La realidad es que, aunque constantemente estamos comunicándonos, no significa que sepamos hacerlo bien, en especial cuando se trata de la comunicación asertiva en equipos de trabajo. Las tareas del día a día pueden ser complejas y difíciles de explicar, y a mayor dificultad mayor probabilidad de comunicarse de una manera inadecuada.

En este artículo te mostraremos cómo solucionar, identificar y potenciar la comunicación en tu equipo de trabajo, en definitiva, cómo establecer una comunicación efectiva en tu equipo de trabajo que aumente su productividad y contribuya al avance de tu negocio. 

Problemas de comunicación en equipos de trabajo

Antes de desarrollar la comunicación efectiva en un equipo de trabajo es necesario, antes que todo, identificar los posibles problemas con los que te encuentras. Los problemas de comunicación pueden presentarse por distintos motivos, dependen de las características propias del medio, la cultura y el lenguaje, entre otras cosas. 

En este sentido, lo primero que debes hacer es una descripción del problema, tratando de que esta sea lo más imparcial posible y que al mismo tiempo sea exhaustiva en la medida. 

Cuando tengas esas observaciones analiza cuáles son los elementos del problema, y toma nota acerca de ellos. Profundiza en el problema. Este punto es el más importante, si no das con una buena descripción del problema no podrás encontrar una solución acertada.

Algunos de los problemas que se presentan normalmente en los equipos de trabajo en torno a la comunicación son: 

• Ausencia de políticas de comunicación eficiente: no hay un plan de comunicación que permita a los equipos gestionar la información de manera adecuada. 
• Líneas deficientes de comunicación con los jefes: la información dentro de las diferentes líneas de mando llega incompleta o de manera incompetente, generando distintos tipos de problemas en la ejecución de las tareas.
• Manejo de la información inadecuada: la información se desfragmenta de un lado a otro por el manejo inadecuado, de modo que cuando llega a las personas interesadas del equipo, termina siendo una versión distorsionada del mensaje original.
• Formatos incorrectos: asuntos importantes son tomados a la ligera, o asuntos de poca relevancia se les da mucha importancia, al igual que los comunicados son llevados a través de medios y formatos que nos favorecen la transmisión y la recepción del mensaje.
• Pésimo ambiente laboral: el hombre es un ser emocional, de modo que cuando se encuentra dentro de un ambiente tenso y difícil de disfrutar la comunicación, inevitablemente, se ve afectada de manera negativa.

Según la naturaleza del problema con que te encuentres, debes aplicar ciertas medidas para mejorar la comunicación en tu equipo de trabajo. Por eso, en nuestro siguiente punto, vamos a darte una serie de consejos para que los soluciones. Poner en práctica estos consejos harán que tu equipo mejore muchísimo, incluso, si no tienes ningún problema evidente.

Cómo solucionar los problemas de comunicación en tu equipo de trabajo 

Una vez determinado cuáles son los problemas que presenta tu equipo, es hora de empezar a aplicar las soluciones. Te darás cuenta que algunas son bastante evidentes, pero no por eso son fáciles de aplicar. La constancia y la disciplina, como en muchas otras cosas, es la clave.

Desarrolla habilidades de comunicación y trabajo en equipo 

Es necesario que tú y tu equipo desarrollen habilidades de comunicación que sean útiles para tu agencia digital, empresa o equipo de trabajo. Sin las habilidades adecuadas, desarrolladas individualmente, no mejorarán de forma grupal. Si quieres potenciar el trabajo de tu equipo, debes llevarlos a desarrollar estas habilidades.

Pero, ¿Cuáles son estas habilidades? Veamos algunas de ellas: 

• Escuchar de forma activa: esta es la capacidad de prestar atención al 100% sin perder información importante, y esto no solamente está presente en las comunicaciones audibles sino en toda comunicación. La escucha activa se evidencia cuando podemos prestar atención absoluta sin distraernos y, si ocurre, pedir que se retome el punto donde se pierde la atención.
• Capacidad de analizar: esta es la capacidad de entender lo que se escucha activamente, detallando cada idea y aspecto del mensaje. La capacidad de análisis se encuentra en que al recibir la información tal persona puede comprenderla cabalmente, de modo que tome decisiones basadas en ella.
• Empatizar: la empatía, como una virtud humana, es la capacidad de colocarse en la posición de otros, de modo que pueda haber una comprensión racional y emocional del mensaje. El gran beneficio de la empatía en un equipo de trabajo, es que facilita la libre expresión de todos los miembros.
• Respetar la opinión de otros: se trata de no arremeter ni ridiculizar las opiniones de otras personas, sean contrarias o no, de modo que los miembros del equipo se sientan apreciados y libres de expresarse.
• Expresarse con claridad: es la capacidad de expresarse con sencillez, pero al mismo tiempo con sentido, de modo que el receptor pueda comprender con toda facilidad el mensaje presentado.
• Expresión no verbal: son los mensajes que transmitimos con nuestro rostro, postura y forma de movernos al momento de comunicarnos.

Estas habilidades pueden estar en una medida diferente en tu equipo, algunos problemas pueden presentarse si no se tiene claridad en lo que se expresa, si la expresión no verbal no es adecuada o simplemente no se analiza la información. 

Identifica en ti mismo y en tu equipo cada una de estas habilidades y dales una puntuación del 1 al 10. Es más, ¡Puedes hacerlo con todo tu equipo! Cuando veas el resultado, podrás saber en qué debes trabajar.

Identifica los tipos de comunicación que puedes aplicar a tu equipo

Existen diferentes tipos de comunicación en los equipos de trabajo. No es lo mismo cómo se comunica un equipo de un call center a un equipo de desarrollo, y no me refiero al lenguaje técnico o las costumbres generacionales, me refiero a que la comunicación eficiente puede tener diferentes formas dependiendo de distintos contextos.

• Comunicación unidireccional: es el tipo de comunicación donde habla una sola persona y el equipo escucha, es la que está presente en los discursos de parte de los supervisores y líderes de equipo. 
• Comunicación según el canal: es el tipo de comunicación que depende del medio, por ejemplo, una reunión por Zoom, una llamada telefónica, o un mensaje escrito por algún medio digital. Este tipo de comunicación generalmente tiene su propio desarrollo y características, y depende de diferentes elementos para ser eficiente.
• Comunicación según el objetivo: la comunicación por objetivos es una de las más eficientes, se centra en determinar el mensaje y el proceso de comunicación conforme al objetivo. De esta manera, hay distintos tipos de objetivos: enseñar, animar, organizar, ejecutar, perfeccionar, corregir, etc. Este tipo de comunicación pone al equipo centrado en un mismo punto y concentra las conversaciones en torno a ello hasta resolverlo.

Al día de hoy los equipos de trabajo frecuentan con estos tipos de comunicación, necesitan que sus líderes se dirijan a ellos, utilizan variados canales digitales y, sobre todo, mantienen conversaciones centradas en objetivos.

Si quieres mejorar tu comunicación en equipo debes practicar y perfeccionar estos diversos tipos de comunicación. Si eres el líder de tu grupo, puedes aprender a dar breves discursos para incentivar a las personas, al igual que puedes aprender a utilizar diferentes medios para mantener a tu equipo conectado, o puedes trabajar en tu equipo para que tengan conversaciones centradas en los objetivos de la empresa.

Desarrolla políticas de comunicación asertivas

La comunicación asertiva en equipos de trabajo ayuda a que la información fluya bajo criterios de calidad y claridad bien establecidos. Las políticas de comunicación asertivas deben ser desarrolladas por la parte directiva, estableciendo criterios en los que debe manejarse la información, cuáles son los canales usados, como usarlos y las consideraciones generales y particulares para llevarlos a cabo.

Debemos aclarar que las políticas de comunicación pueden ser muy sencillas, tácitas, o complejas. Todo depende de lo que quieras realizar y el tipo de organización que manejes. Normalmente, en equipos de 8 a 10 personas, las políticas son puntuales y sencillas.

Si vas a elaborarlas, establece bien tus objetivos y haz una lluvia de ideas de aquello que consideras más importantes, y plantéate cómo establecer una serie de normas y criterios que deben llevarse a cabo en la comunicación del día a día de tu equipo.

Bonus: algunos trucos para mejorar la comunicación en tu equipo de trabajo 

Para terminar de perfeccionar la comunicación en tu equipo de trabajo, te regalamos estos 4 consejos adicionales:

1. Aplica el rapport: el rapport es una técnica de escucha activa en la cual repites el discurso o partes importantes de él para asegurarte de que entiendes bien el mensaje. Esta técnica es muy usada en los call centers así que es eficiente para no distorsionar la información en tu mente. 
2. Utiliza historias y ejemplos: si es posible, utiliza ejemplos e historias para clarificar el mensaje. Llena tu discurso de imágenes y cosas relevantes que hagan que los oyentes entiendan todo a la perfección.
3. Procura recibir un feedback de lo que dices: si el tipo de comunicación lo permite, trata de recibir una respuesta de lo que has dicho, esto te mostrará si has sido claro y hará que el mensaje se profundice por las partes involucradas.
4. Utiliza Ghazal App para la gestión de proyectos: nuestras tarjetas de tareas tienen la posibilidad de volverse un chat enfocado a esa tarea, allí puedes mantener una comunicación directa por tareas y gestionar la información de cada parte del proyecto con facilidad.

Como habrás percibido la comunicación efectiva en un equipo de trabajo no es una tarea sencilla, tiene muchas partes y distintos tipos de cuestiones que se deben trabajar para mantener la comunicación en perfectas condiciones. Por eso, sé paciente y trabaja poco a poco. En su debido tiempo tus esfuerzos darán el fruto de un equipo bien coordinado y con una comunicación efectiva de lujo.