A estas alturas todos deberían saber qué es la metodología Kanban, no obstante pocos la conocen como verdaderamente es y mucho menos lo aplican sus equipos de trabajo. En este post no solamente te diremos de que trata esta antiquísima metodología agile, sino que también te mostraremos sus principios fundamentales y los pasos que debes dar para aplicar a tu equipo de trabajo.
Tabla de contenidos
¿Qué es la metodología Kanban?
El término Kanban proviene de dos palabras japonesas, la primera es “Kan” que significa visual, y la segunda es “Ban” que significa tarjeta, por tanto, hace referencia a tarjetas visuales como método de organización en general. Este término es usado actualmente para describir una de las metodologías ágiles más populares de nuestro tiempo y que cumple la función de organizar y gestionar tareas de un proyecto.
Esta metodología es muy fácil de usar y acoplar en los equipos, además que destaca por una técnica de gestión visual, lo que permite tener una visión rápida del estado del proyecto, al igual que pautar el desarrollo del proyecto de una forma más efectiva.
Los principios de la metodología Kanban
La metodología Kanban está basada en una serie de principios que la diferencian del resto de metodologías conocidas como ágiles, y son los siguientes:
- Calidad garantizada. Lo primero es la calidad no la rapidez, por lo que todo debe salir bien a la primera, estableciendo tiempos adecuados para que sea así. Esto se basa en la idea de que cuando se hacen las cosas rápidas, y el producto final es deficiente, se pierde más tiempo arreglándolo que haciéndolo bien desde un inicio.
- Reducción del desperdicio. Kanban hace lo justo, sin elaboraciones innecesarias. Lo que supone una reducción de todo aquello que es superficial (principio YAGNI).
- Mejora continua. Kanban no solamente se enfoca en la gestión, sino también en la mejora continua del desarrollo del proyecto.
- Flexibilidad. Lo subsiguiente se decide por el backlog (o tareas pendientes acumuladas), dándole prioridad a aquellas tareas según las necesidades del momento.
Configurar tu metodología de Kanban paso a paso
Aplicar Kanban involucra la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el ritmo de trabajo (en Ghazal App tenemos este incorporado en nuestro sistema), y así alcanzar un flujo llevadero.
Para poder aplicar esta metodología debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Definir el flujo de trabajo de los proyectos
Para ello, simplemente debes crear tu propio tablero, uno en el cual tengan acceso todos los inmiscuidos en el proyecto. Cada columna pertenecerá a un estado delimitado del flujo de tareas, que te servirá para saber en qué situación se encuentra cada proyecto.
El tablero de tareas debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde el inicio hasta el final de la tarea. Por ejemplo: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, etc.
A diferencia de Scrum, una de las particularidades del tablero Kanban es su continuidad. Lo que significa que no se compone de tarjetas que se van trasladando hasta que la tarea queda realizada totalmente. En este caso, a medida que avanza, las nuevas tareas se acumulan en la sección inicial.
El tablero puede ser muy específico, aunque no hay un ciclo predefinido, por lo que es necesario que se defina conforme a la naturaleza del proyecto y sus objetivos, aunque en ocasiones algunas organizaciones prefieren utilizar un sistema genérico para la aplicación del tablero.
2. Visualizar las fases del ciclo de producción
Al igual que Scrum, Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental (también llamado iterativo y creciente), en el cual se divide el trabajo en distintas partes. Lo que significa que nos referimos a las divisiones de la tarea de manera particular.
Regularmente cada una de las partes se coloca en un post-it (o en su representación digital) y se añade al tablero conforme a su fase.
Dichos post-its contienen información fundamental para que el equipo sepa rápidamente de qué trata la tarea y cuál es la carga de trabajo. Además, se puede hacer uso de fotos o nombres para establecer responsables, así como también usar tarjetas con distintas formas o colores para poner observaciones o indicar interrelación entre una tarea y otra, como bloqueos por asignación (por ejemplo).
El objetivo final es clarificar el trabajo al máximo, de modo que cada integrante pueda tener una visión panorámica y también una visión particular de cada asignación de manera muy rápida.
3. Stop Starting, Start finishing
Este es el lema principal de la metodología Kanban. Es decir, se mantiene como prioridad el trabajo que está en proceso en vez de empezar con asignar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales contribuciones del modelo Kanban en el trabajo en equipo, es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, el trabajo es limitado por cada fase.
Es decir, al aplicar el modelo Kanban es necesario establecer un número determinado de tareas por fase (ejemplo: 2 en la planificación; 3, en el desarrollo; 1 en las pruebas) y, por tanto, delimitar el trabajo en proceso.
Además, debemos añadir otra idea que, aunque parezca obvia, es fundamental y suele olvidarse en la práctica, esta es: no se puede establecer una nueva tarea si no se ha culminado otra antes.
De esta forma, el método logra dar respuesta a un problema frecuente en muchas empresas, en las que se tienen muchas tareas abiertas, pero con un grado de finalización extremadamente bajo. Lo importante es mantener el orden: primero se cierran tareas en proceso y luego se inician nuevas tareas.
4. Control del flujo
En Kanban el trabajo es constante, ya que se pueden mezclar tareas de diferentes proyectos en un mismo tablero (a diferencia de Scrum). La metodología permite hacer un seguimiento del trabajo realizado, usando la información de cada tarjeta.
Muchas personas consideran que Kanban es mejor que Scrum y otras metodologías, esto no es posible aseverarlo de manera dogmática, ya que cada metodología puede adaptarse mejor a un sistema de proyectos diferente.
