Como cualquier empresa, las agencias de marketing y publicidad ya no solo buscan conseguir un buen rendimiento. Por eso es tan necesarios estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia.
Actualmente, lo que de verdad están buscando es que exista una relación directa entre la cantidad de trabajo realizado y las horas de trabajo realizadas. Es decir, no trabajar de más.
Trabajar tiempo extra será beneficioso para tu agencia únicamente cuando sea estrictamente necesario y no como consecuencia de una mala gestión. Si a lo largo del día no cumples con todas las tareas que tenías programadas, algo está fallando. Y seguramente sea a causa de una ineficiente organización personal y corporativa.
Aquí te planteamos una solución, solamente ten en cuenta estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia de marketing y publicidad y consigue tu objetivo en menos tiempo y con un esfuerzo menor.
Tabla de contenidos
Sigue estos 7 consejos para mejorar la productividad en tu Agencia de Marketing
Si deseas aumentar la productividad de tu agencia de marketing, debes seguir estos 7 consejos para mejorar la productividad en tu agencia:
1. Define tus objetivos
Si quieres que tu equipo se involucre en el trabajo debes dejar claras cuáles son las metas que quieres alcanzar en tu agencia. Esto ayudará a que tus trabajadores se involucren en el proceso y tengan todo el mismo objetivo. Aplica los objetivos Smart.
El plantear objetivos realistas, medibles, inteligentes y bien definidos, es una parte esencial en la organización de cualquier empresa. En este sentido, una participación activa es vital para alcanzar el éxito.
Una empresa o equipo sin objetivos claros, no llegará a ningún lugar, desperdiciará recursos y escaseará en motivación y objetivos cumplidos. En este sentido ten en cuenta lo siguiente para llevar a feliz termino las tareas:
Fija metas diarias y enfoca tu tiempo en conseguirlas
Los objetivos globales deben producir tareas y metas diarias para alcanzar esos objetivos mayores. Por lo que es importante fijar metas realistas que sepas que podrás cumplir en un día.
Y si no llegas a todas, busca en qué estás fallando: puede que estés colocando metas muy elevadas o estés gestionando mal los recursos. Quizá hay tareas que estás haciendo a mano y podrían hacerse de forma automática con otras herramientas.
Mide la rentabilidad de tu proyecto o de tus clientes
La productividad siempre se mide bajo un criterio determinado, este criterio es el cumplimiento de objetivos, pero estos obedecen un objetivo mayor: la rentabilidad. En especial para tus clientes, en toda agencia de marketing el resultado final es mantener o generar mayores ingresos.
Busca el equilibrio entre tiempo invertido e ingresos
Tu tiempo vale oro, no vale la pena tomar proyectos que vayan a absorber todo tu tiempo y generen los ingresos esperados, así que aprende a mantener una relación correcta entre rentabilidad y tiempo, solamente así alcanzarás la productividad.
Y una cosa más en este punto: cuando inviertes el tiempo adecuada por una ganancia adecuada, generas motivación, el combustible infaltable para la productividad.
Controla los proyectos que tengas en marcha en este momento
Controla todos los departamentos relacionados con los proyectos en marcha. Puedes usar preguntas de diagnóstico:
- ¿Hay una buena comunicación entre los miembros de la agencia?
- ¿Están lo suficientemente motivados?
- ¿Necesitan de algo para poder cumplir con las metas y objetivos?
- ¿Hay necesidades no satisfechas en el entorno laboral?
Define qué personas participarán ya sea en uno o varios proyectos
Para gestionar proyectos con éxito es necesario asignar tareas a las personas adecuadas, en este sentido debes tener en cuenta: personalidad, habilidades blandas y duras, dones, talentos, experiencia, liderazgo, etc.
Cada una de estas características personales y profesionales juegan un rol muy importante en la gestión de proyectos.
Contabiliza las horas invertidas por proyecto
Una buena practica que debe cuidarse y aplicarse es el registro y monitoreo de las actividades, y uno de los aspectos mas importantes de los cuales se requiere monitoreo e información es el tiempo, siempre tener una idea clara de que tiempo lleva cada tarea y proceso para así determinar como aumentar la productividad al máximo.
2. Optimiza
Una vez tienes claros los objetivos de tu agencia, debes buscar la forma más rápida y eficiente de llegar hasta ellos. Para mejorar la productividad de tu agencia y optimizar procesos correctamente te recomiendo:
- Prioriza y diferencia entre lo importante y lo urgente. Puede parecer una tontería, pero a veces el no priorizar tareas e ir haciendo las que te apetecen no resulta nada eficiente. Y luego pasa lo que pasa no te da tiempo para acabarlas todas.
- Establece plazos específicos para tus tareas. Cíñete estrictamente a ellos. Utilízalos como puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a todos tus trabajos.
- Usa el tiempo de forma adecuada. De forma que te permita acabar con el trabajo rápidamente y usar el tiempo extra en otras actividades.
- Identifica los procesos que se adapten mejor a tus objetivos. Identifica aquellos procesos que te generan mejores y más resultados, y, cuando los identifiques, anótalos. Identifica qué es lo que haces de forma más productiva y haz más de lo mismo.
- Ten cuenta lo que no te sirve y quémalo en la hoguera. Anota lo que te sirve, estudia la manera de cómo puede mejorar y busca posibles soluciones a los cuellos de botella.
- Prioriza y diferencia entre lo importante y lo urgente. A veces el no priorizar tareas e ir haciendo las que te apetece no resulta nada eficiente. Y luego pasa lo que pasa: no te da tiempo para acabarlas todas.s
3. Innova
Estamos en un mundo donde la innovación vale oro y tu competencia siempre estará innovando. Por esta razón es importante que tu hagas lo mismo para no quedarte atrás. Debes encontrar alternativas novedosas para mejorar tu gestión y hacer un uso óptimo de tus recursos.
Puedes innovar a nivel de productividad en tecnología o en gestión organizativa:
- Busca nuevos mercados que puedan ser particularmente favorables para tu negocio.
- Estudia la posibilidad de abrirte a mercados internacionales. Esto puede hacerte descubrir nuevas vías para aumentar la rentabilidad.
- Aprovecha las oportunidades que ofrecen los tratados comerciales: la internacionalización te ayudará a expandir tu negocio.
- Cuando definas cuáles son los puntos que pueden mejorar la productividad de tu agencia, tendrás que poner en marcha los cambios de mejora, ya sea a nivel técnico, cualitativo o cuantitativo.
4. Organiza
Establecer un buen método de trabajo es esencial para cualquier proyecto. Debes disponer de un equipo de trabajo que sepa organizar sus tareas y optimice su tiempo, ¿Y si no es así?, ¡edúcalos! Ellos son una de las partes más importante de tu agencia, si no son productivos tu agencia nunca lo será tampoco.
Las agendas de trabajo son de gran ayuda en este proceso. Y aunque al principio cueste adaptarse, si utilizas la tecnología para realizar agendas virtuales, ya sea estableciendo calendarios de trabajo o con hojas de ruta ahorrarás muchísimo tiempo.
Subcontrata trabajos que supongan demasiado tiempo. Es más efectivo y productivo. Por ejemplo, si escribir no es lo tuyo, contrata a alguien para redactar descripciones de cientos de productos para un catálogo o sitio web, revisar y editar artículos del blog, etc. Existen sitios web como Express Writers y UPwork, en donde puedes encontrar profesionales freelance a los que puedes encargar este tipo de trabajo.
5. Invierte
Trabajar con un ordenador lento y con herramientas que no están actualizadas desmotiva a cualquiera y pierdes muchísimo tiempo. Pregunta a tu equipo si su ordenador funciona correctamente y tiene instaladas las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
A veces no te será necesario comprar ordenadores nuevos, sino sólo darles un buen mantenimiento. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología, también es una forma de pensar y proyectar tu agencia hacia el futuro.
6. Automatiza todo lo que puedas
Utiliza herramientas que te permitan automatizar algunas de las funciones que aplicas en tu día a día. Si las usas bien ahorrarás muchísimo tiempo, serás más productivo y podrás dedicar más tiempo a temas creativos:
MDirector
Esta herramienta ha evolucionado de manera constante para ofrecer soluciones muy efectivas para email marketing. Cuenta con una sección de edición de mensajes muy completa, permite agregar botones sociales a las piezas de correo, administra de manera muy eficiente las bases de datos y, por si no fuera suficiente, está en español y tiene soporte en este idioma.
Podio
Esta herramienta permite administrar campañas en las que se puede asignar un dueño del proyecto y una o varias personas que lo van a ejecutar, de manera que se compartan las cargas en una tarea o proyecto.
Landing Optimizer
Es una plataforma muy completa para crear landing pages completamente personalizadas y con grandes herramientas de creación y edición. Además, te permite obtener reportes detallados estilo “Google analytics” de las visitas recibidas en las landings pages que creas.
Raven Tools
Esta herramienta es muy interesante, ya que junta en una misma plataforma opciones profesionales de social media, manejo de contenido, analítica, SEO y hasta administración de campañas en PPC. También ofrece un sistema de reportes muy completo y personalizado para social media y SEO, así como toda una sección para administrar campañas de Adwords.
7. Delega responsabilidades
Una buena administración de tu equipo de trabajo garantizará la solvencia de tu agencia y te permitirá responder de forma oportuna con todas sus obligaciones financieras. A final de mes, lo que cuenta es el dinero que han generado para pagar todos los gastos de la agencia.
Por tanto, todo margen ganado repercute en la productividad. Además, cuando una empresa es solvente, está en menor riesgo de tener que comprometer sus operaciones por falta de los recursos apropiados.
Aquellas tareas que no te generen ganancias o que sólo te quiten tiempo debes delegarlas a alguien de tu equipo o contratar servicios de outsourcing. No lo veas como un gasto, sino como una inversión. Por último, no olvides que una buena comunicación es la base de todo proceso dentro de cualquier agencia.
Como líder de tu empresa deberás estar disponible para tus trabajadores de tal manera que, en caso de que exista algún problema, puedas tomar medidas tempranas para resolverlo y que no afecte a la mejora de productividad.
Toma en cuenta estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia de marketing digital, y sin duda lograrás muchísimas cosas.
