En una agencia hay un montón de responsabilidades y tareas con las cuales convivir, y todo ocurre de una forma acelerada. Si no se organiza correctamente el desastre entre en las oficinas como un gigante torbellino.
El asunto sucede más o menos así: el cliente solicita una campaña y ¡La pide para el día de ayer! Entonces no da tiempo de negociar, se empieza el proyecto y se trata de sacar en cuanto antes, y, al entregar, se ha dedicado una gran cantidad de tiempo y se ha perdido mucho a causa de la falta de organización.
De seguro que, si eres una agencia, tal vez te hayas encontrado con esta situación. La falta de organización y contra en los proyectos puede ser un punto esencial al momento de mantener a tus clientes o encontrar recomendaciones. La salud de tu agencia puede depender de ello.
La solución es contar con un software de gestión de proyectos que te permita contar con procesos ágiles que favorezcan la organización en menos tiempo de parte tuya y de tu cliente. Por eso, te hemos dejado 6 ventajas de tener un gestor de proyectos en tu agencia:
Tabla de contenidos
1. Sencillez a la hora de planificar
El experto en negocios y mayor filosofo sobre administración del Siglo XXI, Peter Drucker, afirma:
La mejor planificación no garantiza el resultado, pero una planificación equivocada si garantiza el fracaso.
Ante esta frase innegable e irrefutable, la pregunta que debes realizarte es ¿A dónde te llevará la falta de planificación?
Al fracaso de seguro.
Por eso, no dejes que al recibir un proyecto de parte de un cliente lo primero que hagas sea ocuparte de él. No. Planifica y organiza primero. Cuando hagas esto podrás darte cuenta que podrás hacer más en menos tiempo, identificar los problemas y generar mejores resultados.
Las herramientas de planificación, como los softwares de gestión de proyectos, te permiten ubicarte visualmente en las tareas y los pasos necesarios para la gestión de proyectos. Usando la metodología de Ghazal App, viendo lo que está pendiente por hacer, en proceso y finalizado el proyecto funciona de la mejor manera.
Incluso si tienes que modificar la planificación por algún factor determinante, a tu equipo le servirá de mucho contar con esta metodología.
2. Ahorro de tiempo de gestión
Tener toda la información y los procesos en un mismo lugar te ahorrará muchísimo tiempo. Las personas involucradas en el proyecto (tanto tus colaboradores, empleados o clientes) podrán participar de forma independiente a través de sus propios accesos y en forma automatizada. Toda la información queda centralizada y el avance del proyecto queda a la vista de todos.
Otra ventaja es poder contar con plantillas de presupuestos que agilicen los procesos: en unos cuantos clics y algunas pequeñas modificaciones, puedes darles un presupuesto ajustado a tus clientes.
3. Comunicación fluida
La comunicación es uno de los grandes retos en los proyectos y, aunque los gestores de proyectos no logran todo el proceso de comunicación, sí que lo facilitan.
Las grandes listas emails son innecesarias con los gestores de proyectos, la comunicación puede mantenerse centrada, formal y en concordancia directa con tareas y el proyecto.
4. Controla la rentabilidad de tus proyectos
El ROI de cada proyecto no siempre es fácil calcularlo, en especial cuando no se tiene una buena monitorización del proyecto y se cuenta con métricas precisas de los resultados. Incluso, algunas acciones pueden tardar cierto tiempo en dar algún tipo de resultado.
A través de las herramientas de medición el trabajo de medición es mucho más sencillo, puedes ver el índice de número de tareas terminadas y el tiempo dedicado al proyecto. Estas mediciones también te comunicarán a que se debe el tiempo extra en el trabajo, en caso de que sea un problema interno de la agencia podrás tomar tus medidas internas, pero si el problema se debe a demoras o trabajo extra de parte del cliente deberás tomar medidas de facturación adicional.
5. Excelencia con el cliente
Darle acceso a tu cliente a un ecosistema en el cual el pueda visualizar él avance del proyecto, participar en el mismo y dar comunicados a la agencia, es una acción que genera una alta probabilidad de fidelización, o al menos demostrará que haces un excelente trabajo con excelentes herramientas.
No obstante, esto no lo es todo, realmente el trato excelente está en dar respuesta a tiempo, cumplir con las exigencias del cliente y manejar los problemas de manera ágil. Todas estas cosas son potenciadas y facilitadas de múltiples maneras por un software de gestión de proyectos.
6. Toda la cadena de valor en una sola herramienta
Una herramienta de gestión de proyectos es una en la cual todos los procesos necesarios están en una sola herramienta. Desde el inicio del proyecto hasta el final del mismo están dentro de la plataforma de gestión de proyectos, lo que agiliza el trabajo, mejora la concentración y genera mejores resultados.
Además, podrás pasar de un proceso de ventas, a una oferta y a un proyecto con unos cuantos clics. No es necesario tener una caja de herramientas digitales, con una sola basta.
Estas son las seis ventajas de un gestor de proyectos para tu agencia. Despreocúpate de la gestión y enfócate en tus equipos y en tus clientes, genera mayores ganancias y satisfacción para tus clientes.
