Las 24 horas del día pueden ser un hecho favorable o desfavorable dependiendo de como lo veas, y, además, entre ellas solamente se logran usar efectivamente unas 6 a 8 horas enfocadas en el trabajo. Dependiendo de distintos factores (como la motivación, sentido de lealtad, vocación, etc.) tus trabajadores darán el todo por el todo para cumplir con los objetivos.
Teniendo en cuenta esto, la productividad se alcanza solamente tomando alguno de estos dos caminos: incrementando horas de trabajo, o trabajar de una de manera más inteligente. Y de seguro que tú, al igual que yo, prefieres lo último.
La productividad no es ciencia espacial, no es complicada, pero si requiere disciplina, y sobre todo una mente consciente del manejo de tu tiempo y el de tu agencia. En este post te mostraremos unas simples, pero efectivas estrategias para que incrementes la productividad en tu agencia de publicidad.
Tabla de contenidos
Monitoriza y ajusta el tiempo dedicado a las tareas más frecuentes
Es posible que pienses que eres una calculadora humana y que promedias el tiempo de tus tareas de forma perfecta, pero, lo más probable es que te equivoques. Lo mejor es tomar formas de medición exacta para tener información exacta y resultados exactos. Herramientas como Zoho Projects te pueden ayudar a saber cuanto tiempo dedicas por tareas como redes sociales, ocio, aplicaciones, email, etc.
La idea es que con este conocimiento puedas tomar medidas y modificar hábitos de gestión del tiempo de manera más practica y realista. Algunas de las medidas para ello son las siguientes:
Toma descansos regularmente
Aunque no te parezca congruente, el practicar pausas regulares, programadas y bien definidas, ayuda a mejorar la concentración. Algunos estudios sobre las pausas activas demuestran que ayudan a la productividad, además también enlista otros beneficios como:
- Ayuda a mantener el desempeño laboral.
- Incrementa la creatividad.
- Mejora la salud (postura, circulación, estrés, etc.).
- Aumenta la eficiencia en las relaciones laborales e interpersonales.
- etc.
Lógicamente, la ausencia de estas es más bien nociva para el desempeño de los equipos. Técnicas como Pomodoro han tomado especial popularidad a causa de estos últimos estudios que confirman la importancia de tomar descansos regulares y programados.
Más proactividad y menos reactividad
Cuando permites que llamadas o correos entrantes dicten como empleas tu tiempo a diario, harás una excelente labor apagando pequeños fuegos. Pero va a ser lo único que logres de manera efectiva durante tu día.
Si tomas tu tiempo para ir apagando pequeños fuegos (responder llamadas, solucionar inconvenientes, responder emails, etc.), te terminarás viendo al espejo como un bombero y no un miembro importante en la agencia. Al final, te desvirtuará completamente de tus objetivos. No mostrarás ser realmente eficiente.
Para evitar este problema tan frecuente, es necesario definir procesos y horarios, tomar el control de tu negocio y enfocarte en aquello que realmente te va a dar resultados. Una vez te estructures en esto, siendo lo más balanceado posible, apégate a dicha estructura de forma rigurosa. Genera cambios solamente para aumentar la eficiencia y no para complacer a terceros.
Mantén objetivos claros y aporta retroalimentación
Es difícil mantener la motivación, el orden y la competitividad en un equipo de trabajo cuando no se tienen metas ni objetivos claros. Por lo que una de las cosas más importantes es tener objetivos y una visión clara hacia donde desean llegar como organización. Para ello ten en cuenta lo siguiente:
- Objetivos a corto plazo: estos suelen ser los más importantes porque ayudan a mantener un ritmo dentro del trabajo organizacional, por ello lo mejor es dividir los macro objetivos en unos más pequeños y fortalecer así el sentido de logro continuo.
- Los objetivos deben ser alcanzables: de nada vale el tiempo dedicado si los objetivos son demasiado difíciles de alcanzar, cuando el listón está demasiado alto lo único que ocurrirá es una desmotivación abrumadora. Por eso, una de las reglas de los objetivos SMART es que estos sean realistas, es decir, alcanzables.
- Debes dar retroalimentación: en el monitoreo del trabajo, del cumplimiento de objetivos y metas, es necesario que des un correcto feedback.
- Dales reconocimiento a tus colaboradores: premia delante del equipo el trabajo bien hecho, haz que las personas sientan que el logro no solamente es de una persona, sino también de todo el equipo, que si un compañero avanza todos avanzan.
Es importante que mantengas una buena cultura que nutra estos puntos, que sea parte del espíritu y la forma como piensa toda la empresa.
Reduce las interrupciones lo más que puedas
Las interrupciones van por la vida como plagas (aunque sí que a veces son necesarias), pero la mayoría de las veces te quitan demasiado tiempo y, cuando sumas el total al mes, te das cuenta de que te han desangrado la agenda laboral.
Algunas posibles soluciones es mantener horarios específicos para tratar con esas interrupciones, mantener espacios específicos para tratar con esos asuntos o determinar un día de trabajo remoto (desde casa) para que puedan dedicarse a solucionar esos pequeños detalles.
Cultiva la comunicación efectiva
La mayoría de las empresas no verifican su forma de comunicarse, en ocasiones los problemas de productividad surgen por malos entendidos entre el emisor y el receptor: un mal mensaje, una explicación pobre, una escucha deficiente, falta de preguntas, o, a causa del apuro, no quedan claras las ideas.
Si en tu agencia se presencia estos problemas de comunicación, es inevitable que la productividad decaiga cada vez más. Por lo que una de las soluciones perfectas para resolver este problema es practicar, cultivar y confirmar la comunicación en el entorno laboral. Y, cuando hablamos de comunicación, no hablamos simplemente de los medios (Slack, teléfono, Telegram, email, etc.), sino que nos referimos al mensaje que se comunica y a los sistemas de comunicación implementados en la empresa.
La comunicación efectiva en el entorno laboral se valida cuando los integrantes de cada equipo entienden muy bien los procesos y logran resolver los problemas rápidamente, contactando con personas o departamentos necesarios para su resolución.
Si tienes un problema de productividad en tu empresa, no recurras a mayores jornadas de trabajo, es necesario que logres todo esto sin necesidad pagar horas extra. Evalúa muy bien los procesos, trata de aplicar mejoras y produce más con la misma cantidad de recursos.
