Aprender a como asignar tareas en un equipo de trabajo es una labor de suma importancia. Sin esto se pierde mucho dinero, tiempo y esfuerzo, el personal es utilizado de manera inadecuada y los objetivos no se alcanzan, lo que a largo plazo significa pérdidas desastrosas.
El problema radica en que la asignación de tareas parece, al menos para algunos, algo de poca importancia, algo que se puede hacer sin mucha ciencia ni observación. Esto es un error.
Es en los pequeños hitos de la gestión de proyectos donde se encuentra la clave del éxito.
Por eso, en este post, te estaremos mostrando las mejores claves para que aprendas a como asignar tareas a un equipo de trabajo y cómo aumentar tu productividad laboral.
¡Empecemos!
Tabla de contenidos
Proceso dentro de la asignación de tareas para equipos
Al momento de asignar las tareas es necesario ponerlas en el contexto general de la gestión de proyectos, hacer un diseño o esquema de las fases, y las metas y objetivos que se pretenden alcanzar. De este modo, puedes asignar las tareas bajo la comprensión de un todo coherente.
Podríamos detallar esto en 3 simples pasos:
- Desarrollo de los objetivos del proyecto.
- El desarrollo general de las fases del proyecto.
- Asignación de tareas al equipo de trabajo.
Cabe destacar que una vez asignadas las tareas será necesario monitorearlas. Si en el proceso notas que la tarea no está siendo cumplida de manera adecuada, debes replanteártela nuevamente. Pero, para evitar esto, te damos una serie de consejos.
5 consejos para aprender a cómo asignar tareas en un equipo de trabajo
En muchas ocasiones asignar tareas a un equipo, departamento o alguna persona, es algo más o menos complicado. No hay asignaciones en la universidad para hacerlo, y puede que tampoco se haya inventado alguna metodología para ello.
Aun así, todos sabemos que la forma y la estructura con que se plantean las tareas repercute de forma innegable sobre su ejecución. Y, si cada tarea se asigna mal, (como si de una fila de dominós se tratará), todo saldrá mal, ya que cada acción y proceso es importante.
Nosotros no nos hemos inventado ninguna metodología (al menos no aún), pero sí creemos que hay 5 consejos específicos que debes tener en cuenta al momento de asignar tareas a tu personal o equipo de trabajo.
1 – Tomate un tiempo para pensar sobre la tarea
Es muy fácil escribir de manera apresurada todo lo que se necesita y, después de haber culminado, o justo en medio del proceso, recordar que hay algunas características, no poco importantes, que debiste incluir en la descripción o en el checklist.
Básicamente tienes que aplicar 3 pasos:
- Trata de escribir, libremente, todo aquello que creas necesario o requerido de la tarea.
- Luego redacta un borrador dándole mayor forma.
- Después, tómate tu tiempo para analizarla y corregirla.
Si no tienes apuro, trata de dejarla reposar y, luego de un par de horas, o tal vez un día completo, vuelve a leerla. Esto ayuda a que puedas ver con nuevos ojos aquello que escribiste y te des cuenta de lo que sobra o lo que falta.
Una cosa más: piensa y considera muy bien a quien pones en esta tarea. La clave de la comunicación se encuentra en saber quién es el receptor, y si estás trabajando en equipo es necesario que consideres como describir la tarea de una manera tal que le sea fácil de procesar, reducir el tiempo en preguntas adicionales, y lograr que las personas que se le ha asignado la tarea se ponga manos a la obra una vez terminada la lectura.
2 – Escribe muy bien, no guardes información y comunica con claridad
Tienes que ser muy claro en cuanto a que es lo que requieres de la persona a quien le vas a asignar la tarea. No, nunca des nada por sentado. Si es necesario explica el contexto, algo como: está pasando esto (explicación del contexto), y se necesita esto (requerimiento), para llegar a esto (objetivo).
Recuerda que puedes hacer uso de ejemplos, referencias y otros elementos con libertad con la finalidad de ser lo más claro posible.
También coloca un tiempo prudencial para que la tarea pueda ser llevada a cabo. Trata de informarte del flujo de trabajo de la persona asignada y considera muy bien la flexibilidad. Si la tarea es de prioridad alta, asegúrate de que la persona lo ha entendido bien y porque…
3 – Utiliza un checklist en cada tarea
Los checklist son una maravilla, ya que esto ayuda a dividir la tarea en distintas partes. De hecho, cuando terminas la tarea y das clic en “terminado”, puedes llegar sentir una clase de cosquilleo, una satisfacción intrínseca que significa “avancé” ¡Y eso vale oro en cada tarea!
Cuando aplicas esto, logras que tu compañero de trabajo pueda contemplar las partes de la tarea, saber por dónde comenzar, cuando hacerlo, e identificar cuál es la mejor manera para lograr los objetivos.
Esta herramienta hace que la perspectiva de la tarea sea más estructurada, y, por tanto, la comprensión de las partes ayude a que el entendimiento del todo sea más claro.
4 – Sé muy claro en los objetivos y en lo que deseas lograr
Di cuál es el propósito de tu tarea, qué función cumple, cuál es su importancia y que esperas recibir. Siendo claro en esto, le ayudas a la persona o a tu equipo a saber que esperas, y también le transmites una imagen más clara sobre la asignación.
Algunos ejemplos:
- Si es un diseño puedes adjuntar uno o varios ejemplos de lo que se espera recibir.
- Si es una tarea muy general, específica para qué se necesita.
- Si el objetivo es medible, indica exactamente cuál es el número que quieres alcanzar.
- Si la asignación tiene parámetros adicionales para la comprensión de los objetivos, explícalos en detalle.
A través de esta práctica no solamente vas a poner el objetivo en la mira, sino que también vas a presentar un reto en cada asignación. Es por esto que tienes que asegurarte que los objetivos sean realistas, alcanzables y optimizados para la persona a quien se le coloca.
Y cuando se alcancen los objetivos recuerda felicitar por los logros.
5 – Siempre pide feedback
Lo peor que puedes hacer es mantener una comunicación unilateral. Pídele a la persona encargada o al equipo de trabajo que te indiquen que les parece la tarea. Pregúntales: si les quedan dudas, si se ha entendido bien la asignación y si necesitan algo para cumplir con la labor.
Una vez que recibas el feedback podrás hacer los ajustes pertinentes, aprender para la próxima ocasión y aumentar la productividad de tu equipo.
Recuerda que esto es algo que se va construyendo, ladrillo a ladrillo, a través de buenas prácticas, políticas de comunicación asertivas y el contacto humano.
En la medida que vayas avanzando irás observando los puntos claves, y a medida que observes, aprendes. Luego podrás aplicar con más facilidad.
Utiliza un software de asignación de tareas
La asignación de tareas puede ser un trabajo muy sencillo cuando cuentas con el software adecuado para ello. En Ghazal App puedes crear tareas en cada proyecto y asignar a tus colaboradores con mucha facilidad, a estos les llegará una notificación para que puedan visualizarla y estar al tanto de ella.
En caso de que tengan una duda pueden enviar preguntas y comentarios en esa asignación, de modo que profundicen en ella, estén claros y, por tanto, tener mayores probabilidades de éxito en el cumplimiento de la tarea.
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