Kanban marketing es una de las metodologías ágiles más productivas para los equipos de marketing digital de la actualidad. Su tablero de tareas y su filosofía permiten crear un marco de trabajo que genera resultados de calidad. Pero no solamente ayuda al producto, sino que también transforma los equipos.
¿Te parece algo idílico o imposible?
Es que se ha hecho tan popular precisamente por los resultados innegables de su metodología. Su tablero, entre otras cosas, recorre a millones de organizaciones en el mundo. Si perteneces a una agencia digital o eres un profesional independiente del marketing, harás bien en conocer esta metodología y aprender a aplicarla.
En este post te mostraremos lo que necesitas saber para obtener más orden y productividad en un solo Kanban (tablero).
Tabla de contenidos
¿Qué es y para qué sirve el Kanban marketing?
La metodología Kanban marketing no es otra cosa que la típica metodología Kanban aplicada a las tareas y proyectos del marketing. Por eso, antes de definir el Kanban marketing, definamos que es la metodología Kanban.
¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es un método de organización del trabajo por medio de un tablero de tareas en que se usan tarjetas. Esta metodología es a su vez una filosofía, donde se apuesta por el desarrollo incremental, este se trata de dividir el trabajo en diferentes partes para posteriormente organizarlo en tareas y subtareas.
El tablero usado lleva por nombre “tablero Kanban”, este se divide en tres renglones: por hacer, en proceso y terminado. A través de este tablero es posible ver el flujo de trabajo y las tareas que faltan para terminar un proyecto.
¿Para qué sirve la metodología Kanban en el marketing?
Como vemos, la metodología Kanban sirve para organizar equipos, aumentar su productividad y favorecer el flujo de trabajo dentro de cualquier organización (incluso puede usarse de manera personal).
Cuando aplicas esta metodología para las tareas de marketing, tienes como resultado una organización eficiente de cada tarea, según cada proyecto y los objetivos determinados de la organización.
Ventajas de Kanban marketing
En el mundo del marketing se gestionan muchísimas tareas, casi siempre estamos llenos de mucho trabajo y con muchos objetivos por cumplir.
¿Por qué sumar algo más como aplicar la metodología Kanban?
Pues precisamente a causa de esa cantidad tan grande de trabajo es que necesitas orden. He aquí algunas ventajas que te dará el aplicar esta metodología:
- Organización: Kanban permite que las tareas se asignen de forma prioritaria y organizando cada aspecto de un proyecto, esto mantiene en orden el trabajo en curso y el trabajo que está pendiente.
- Tiempos de entrega: si aplicas no solamente el tablero Kanban, sino también su filosofía, cada tarea deberá trabajarse de forma exclusiva, es decir, no se puede trabajar tareas de manera conjunta, debes trabajar una a una, lo que optimizará los tiempos de entrega.
- Visibilidad: el gran atractivo de Kanban es la facilidad con que todos pueden ubicarse solamente echando un vistazo al tablero, esto ayuda a enfocar y mantener la sensación de progreso en todo momento.
- Calidad: la finalidad de Kanban es generar productos de calidad, en el caso de los equipos de marketing el enfoque es producir el mejor resultado posible con la menor cantidad de recursos.
- Flexibilidad: dentro de los estatutos de Kanban es permitido hacer cambios pertinentes según se vea conveniente, si se detectan errores, te preocupan las métricas, etc., es posible realizar cambios para dar un giro positivo.
- Mejora: Kanban te permite hacer mejoras acumulativas de modo que al final, cuando ya no hay más tareas, habrás desarrollado mejores estrategias de trabajo y entendido el flujo de trabajo de tu equipo.
La curva de aprendizaje para Kanban marketing es fácil de apropiar, pero como toda filosofía organizacional requiere cierto grado de disciplina y perseverancia. Para llevar esto a cabo ahora vamos a ver cómo se aplica la metodología Kanban en los equipos y profesionales del marketing.
¿Cómo se aplica la metodología Kanban marketing?
En gran parte Kanban es popular por su simplicidad al igual que por su eficiencia, pero esto no quiere decir que no necesites una idea clara sobre cómo aplicarla, en especial si estás comenzando. Aquí algunos pasos para que apliques Kanban marketing.
1. Conoce bien la metodología y sus estatutos
Es necesario que te familiarices con la forma como funciona la metodología y su filosofía, de esta manera podrás identificar sus puntos fuertes y débiles, y que aspectos necesitarás adaptar a tu organización. También es recomendable que tu equipo se forme en cuanto a esta metodología, sea de manera independiente o a través de talleres dentro de la empresa.
Si quieres enterarte un poco más sobre la metodología Kanban puedes leer nuestro artículo sobre el modelo Kanban, que es y cómo aplicarlo.
2. Prioriza las tareas más importantes
Haz una lista de todas las tareas que consideras necesarias, categorizadas por prioridad: baja, media y alta. Pon en la lista de pendientes en orden de prioridades, y asegúrate de ir pasando las tareas al renglón de “en progreso” aquellas que tienen mayor prioridad.
3. Establece todas las tareas en el flujo de trabajo
Una vez tienes todas las tareas, y las priorizas, es hora de poner manos a la obra: pon las tareas más relevantes en el renglón de “en proceso” y empieza a trabajar. En este punto, es importante que estés atento a la manera como se desarrolla el trabajo, que vayas haciendo ajustes y reduzcas, en la medida de lo posible, la cantidad de tareas en proceso.
4. Aplica la metodología
Si trabajas en la oficina puedes usar un tablero grande y con post-it asignar tareas con fechas de entrega y nombres de responsables. Pero es mucho mejor utilizar un tablero digital para que todos lo vean en sus pantallas y puedan realizar las modificaciones que quieran, agregar un checklist y subir documentos en las tareas (así como es posible hacerlo en Ghazal App).
En medio de esto no te olvides de aplicar sus 4 principios:
- Reducción de desperdicio: solamente se hace lo justo.
- Mejora continua: cada día, semana y mes, tu equipo debe acumular mejoras.
- Calidad asegurada: la calidad siempre es más importante que la rapidez.
- Flexibilidad: si se acumulan tareas tendrán prioridad para así comenzar otras.
5. Corrige a medida que aplicas y aprendes
Mientras que vas participando y experimentando en el método Kanban marketing, presta mucha atención a cada detalle. Cada error, cada obstáculo e inconveniente es material de apoyo para aprender. Cada momento es clave para que tu equipo madure y se acoplen de manera más eficiente con la metodología de trabajo.
6 consejos para tener éxito aplicando Kanban marketing
Si estás empezando a aplicar Kanban marketing estos consejos te servirán muchísimo, si ya tienes tiempo aplicando esta metodología de seguro estás consciente de lo que hablo. No obstante, de seguro que igualmente te servirán para renovar la aplicación de Kanban.
Enfócate en hacer un trabajo de calidad
La productividad sin calidad no tiene ningún sentido, cuando aplicamos metodologías ágiles aplicadas al marketing digital como Scrum o Kanban, es muy fácil perder de vista la calidad de lo que se produce. Trata de no perder el foco, concéntrate en producir cosas de calidad.
Trata de mantener el trabajo en curso al mínimo
En las metodologías ágiles existe el término WIP, que viene de las palabras “work in progress” o trabajo en progreso. La cantidad de trabajo que se mantiene en este renglón del tablero Kanban es equiparable a la calidad de trabajo realizado.
Esto significa que, a menor cantidad de trabajo en curso, mayor es la calidad del trabajo realizado. Esto viene de la misma filosofía Kanban, donde se evita comenzar con una tarea si no se ha culminado con la que se mantiene el proceso hasta el momento. A su vez, esto significa que se dará más tiempo para culminar las tareas y el resultado final será de mayor calidad.
Mantén políticas de entregas continuas
Estratégicamente hablando, cuando tu equipo entrega trabajos o partes del trabajo continuamente se hace el hábito de trabajar bajo el enfoque Kanban. Al mismo tiempo es posible afinar la dinámica de trabajo entre las partes interesadas.
Por tanto, cuando tengas que afianzar este punto, trata de dividir el trabajo en tareas pequeñas para contar con entregables constantes, si es posible de forma diaria.
Equilibra la demanda de trabajo contra el rendimiento
Es posible que cuando estés trabajando con tu equipo exista una gran cantidad de demandas: diseños para redes sociales, publicaciones para el blog, publicidad que realizar, emails que redactar, etc. Pero esta demanda de trabajo debe ser filtrada por una filosofía y políticas de trabajo de alto rendimiento.
Pregúntate ¿Qué tanto trabajo puedo aceptar sin sacrificar la calidad de producción del equipo?
El trabajo en proceso siempre debe ser el suficiente para garantizar un producto de calidad, para esto, entre otras cosas, se debe filtrar la cantidad de trabajo solicitado.
Prioriza las tareas que realmente lo valen
Al momento de optimizar el flujo de trabajo y de dar cabida a las tareas, es necesario que sepas distinguir qué es lo más importante. Asegúrate de que cada tarea en progreso sea una tarea de alto valor para la organización.
Presta atención a la variabilidad para producir previsibilidad
En la organización de las tareas de un equipo de marketing se necesita entender que existe cierto flujo de trabajo, en este trabajo siempre aparecen cosas que nadie espera, aparece el llamado índice de variabilidad. Es importante que enfoques la cantidad de imprevistos, interrupciones “necesarias” y otros aspectos que afectan el flujo de trabajo.
Si notas un patrón y puedes solucionarlo será perfecto. La idea es que cuando apliques Kanban marketing cuentes con cierto grado de previsibilidad para poder mantener el trabajo en curso al mínimo, y así aumentar la calidad de producción.
Utiliza Ghazal App para organizar tu equipo con Kanban marketing
Dentro de Ghazal App contamos con un tablero Kanban para organizar tu equipo de marketing digital. Por medio de él puedes asignar tareas a miembros de tu equipo, crear su propio espacio de trabajo, crear proyectos y tableros, asignarles prioridad, checklist independientes y muchísimo más.
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