Muchos conocen Scrum, pero pocos saben cómo aplicar Scrum en la vida real. Para esto, no solamente hace falta conocer la metodología (la cual ya está bastante popularizada), sino también aplicar sus principios a determinadas situaciones.
El éxito de Scrum ha sido inminente. Cada vez son más las compañías que aplican esta metodología y que han aumentado su productividad por encima del 50%, pero, ¿Es posible aplicarlo al día a día más allá de la oficina y el área de trabajo? ¡Es un hecho!
Por eso, en este post te mostraremos cómo llevar tu vida al puro estilo Scrum, organizando tus proyectos y actividades personales, así podrás sumar aún más a los hábitos efectivos para la productividad personal.
¡Así que continúa leyendo hasta el final para que no te pierdas de nada!
Tabla de contenidos
La metodología Scrum como estilo de vida
Scrum es una metodología agile que se caracteriza, como diría Jeff Sutherland, en hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo. Y, aunque su aplicación principal está destinada a los equipos de trabajo, ciertamente puede tomarse como un enfoque para el día a día, como un estilo de vida.
Un estilo de vida es una serie de comportamientos basados en creencias o filosofías de vida, que se transmiten a través de hábitos, disciplinas o formas de vivir específicas. Así, cuando Scrum forma parte de tu estilo de vida, significa que moldea no solamente la manera como trabajas sino también cómo vives.
En un estilo de vida Scrum se cumplen muchos de estos aspectos:
- divide sus tareas por partes para ser más eficiente;
- calcula sus propios proyectos o micropryectos por secciones cortas (sprints);
- se organiza por prioridades y empieza con lo más importante;
- establece objetivos (a corto plazo);
- mantiene criterios para saber si se cumplió adecuadamente con cada tarea;
- establece reuniones diarias (en equipo), o en retrospectiva (personal);
- mide sus tareas y actividades;
- etc.
Si quieres aplicar la metodología Scrum en tu vida cotidiana, debes procurar mantener estas características en tus actividades diarias, no solamente en tu trabajo, sino también en tus proyectos personales y actividades propias.
5 Formas de cómo aplicar Scrum en la vida real
Pero si quieres saber cómo aplicar Scrum en la vida real, es necesario que sigas y contextualices estos 5 principios en tu vida personal.
1. Previsualiza tus tareas en periodos
En Scrum los periodos de tiempo se manejan por sprints, estos son secciones de un proyecto más grande que no deben ocupar más de 4 semanas. En este periodo de tiempo el objetivo es producir valor conforme al tipo de producto o resultado que estamos buscando, por ejemplo, si trabajas en software, debes procurar una sección demostrable del mismo dentro de este periodo.
Así, según la metodología Scrum, debes dividir tu trabajo en diferentes tiempos.
Así que para aplicar Scrum como un estilo de vida enfócate en planificar de manera específica el primer sprint y el resto de forma más general, ya que a partir de la experiencia del primero es que se construyen el resto.
Para este fin sirve el tablero Scrum, con el puedes visualizar la totalidad de las tareas por “pendientes”, en “proceso” y “hechas”, de modo que puedas tener una visión global de aquello en lo que estás trabajando, aquello que lograste y que queda pendiente.
Por ejemplo, en Ghazal App, puedes tener varios tableros por proyectos, y manejar una experiencia total por cada uno de ellos. De esta manera, si trabajas en varios proyectos a la vez, puedes visualizar cada uno por separado y ver el avance según las tareas del sprint.
Para esto también te pueden servir aprender sobre las fases en la gestión de proyectos.
2. Prioriza tus tareas
Enfócate en aquellas tareas que sean más importantes. Puedes utilizar diferentes criterios, pero normalmente va a depender del tipo de tarea y la naturaleza del proyecto. Una vez determines cuales son las tareas más importantes, las medianamente importantes y menos importantes, entonces empieza a organizarlas y asignarlas según el orden de prioridad.
Esto puedes hacerlo mediante un color, una etiqueta o cualquier otro elemento que consideres claramente visible. En Ghazal App damos la oportunidad que los usuarios puedan asignar las etiquetas “sin prioridad”, “prioridad baja”, “prioridad media” y “prioridad alta”. De esta manera podrán distinguir o recordar cuales son aquellas tareas que tienen mayor importancia de las que no tanto.
Cuando mantienes el orden de tus tareas de esta manera, evitas el desorden, y la terrible sensación de estar abrumado por un montón de tarjetas que no sabes cómo ordenar según su nivel de importancia. A través de este método, una vez termines una tarea, ya sabes cuál será la siguiente, puesto que el nivel de importancia te facilitará la elección.
3. Maneja el tiempo de manera eficiente
En Scrum no solamente debes aprender a manejar correctamente los sprints, sino que también debes aprender a gestionar tu tiempo, calcular cuánto requerirá una o varias tareas, hacerte un horario, aprovechar las pausas activas, y aplicar la cantidad de tiempo necesario a cada cosa.
En esta parte es importante que la combines correctamente con el punto 1, es necesario que puedas establecer tareas en trozos cortos, de modo que, una vez terminada la tarea con éxito, puedas experimentar la satisfacción del avance y de la culminación.
4. Monitorea el progreso
Después de cierto tiempo puede que te des cuenta que los cálculos no marchan como deberían, algunas tareas tardan más de lo esperado y pareciera que el tiempo estimado no se va a cumplir. Es allí donde debes estar al tanto, día a día, de tu progreso.
Para esto vas a necesitar tener en claro cuales son los indicadores claves de rendimiento que debes manejar para las tareas. Considerar como aumentar la productividad en las tareas, e identificar cuáles son los puntos de fricción que no te permiten una mayor velocidad.
Si te enfrentas con una tarea que no resulta, trata con estas posibles soluciones:
- Divide la tarea en diferentes partes y considera simplificarla.
- Evalúa la tarea y considera cuales son los factores de retraso.
- Dedica un día entero a realizar la tarea para luego concentrarte en otras.
- Examina la gestión de tiempo en cuanto a la tarea.
- Y, finalmente, si no es indispensable, elimínala.
También es importante que consideres que la perfección absoluta puede ser tu peor enemigo, si esperas hacer un trabajo excepcional puede que tengas que reconsiderar el tiempo que debes invertir. En la mayoría de los proyectos, lo realizado es mejor que perfecto.
5. Practica la retrospectiva propia
Al terminar el sprint trata de hacer un recuento de las actividades realizadas, considera aquellos aciertos y desaciertos dentro del proceso, extrae aprendizajes del proceso e interioriza la experiencia.
Trata de sacarle el mayor provecho a cada sprint, puesto que este te ayudará a generar mejores resultados en el próximo.
Sobre todo, presta atención a aquellas cosas que hicieron más difícil el proceso, examina cómo procesarlas de modo que en los próximos sprints la tarea sea más sencilla. Intenta que, en cada sprints, las tareas más tediosas o más difíciles vayan de primero, así podrás tener una mayor sensación de éxito y cumplir con más facilidad el resto de las tareas.
Bonus: un software para aplicar Scrum en la vida real
Además, si quieres aumentar aún más tu productividad y escalar tu estilo de vida Scrum, puedes probar nuestra aplicación (más aún si utilizas Scrum marketing). Allí encontrarás tableros que aplican sus principios, además de herramientas comerciales y de productividad diseñadas a la medida para agencias y freelancers.
