El modelo Kanban es uno de los sistemas de gestión más populares y sencillos de la actualidad. Se conoce por su relación con grandes empresas, su diversidad de aplicación y, sobre todo, por su eficacia productiva en todos lo que lo aplican. Acompañanos en este post para que conozcas todas las cosas esenciales acerca del modelo Kanban.
Tabla de contenidos
¿Qué es el modelo Kanban?
El término Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota y se utiliza para controlar el avance del trabajo en el contexto de una línea de producción. El Kanban está dentro de la estrategia Kaizen, es decir, la mejora continua y continuada.
Kanban no es una técnica específica del desarrollo software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando las tareas, pero en los últimos años se ha utilizado en la gestión de proyectos de desarrollo de software, a menudo en combinación con Scrum, lo que se conoce como Scrumban.
En este post te mostraremos como usar esta metodología, algunos asuntos que debes tener en cuenta y la mejor forma de sacarle provecho.
¿Cómo usar Kanban? 4 principios para usar el modelo Kanban eficazmente
Vayamos a lo practico ¿Cómo usar la metodología Kanban? Aquí te dejamos cuatro principios para empezar y seguir adelante, hasta hacerlo un habito:
1. Comienza con lo que estás haciendo actualmente
Introduce las tareas que estas realizando actualmente para poder interactuar con la metodología, igualmente, asume que cada tarea debe estar dentro de las tarjetas visuales.
Si usas un software que usa Kanban (como Ghazal) puedes ir creando las tareas que llevas haciendo actualmente y colocarlas directamente en procesos, como bien puedes aplicarlo en nuestra herramienta.
Si, por el contrario, lo haces de forma manual, a través de post-it toma un espacio donde puedas ordenarlas. Recuerda que la idea es que sea una metodología
2. Adáptate al cambio
Aplicar la metodología Kanban puede ser algo incomodo al principio, tu cerebro se va a resistir al orden cuando está acostumbrado al desastre. Por lo que ten paciencia y adáptate a la metodología. Y si algo no te funciona cámbialo, la metodología Kanban requiere que tu y tu equipo estén adoptando constantes cambios para mejorar.
3. Respeta los procesos, los roles y las responsabilidades
Para que tu y tu equipo funcionen en orden y en armonía, es necesario que existan ciertos flujos, limites y responsabilidades dentro de la metodología. Puedes verlo como un ecosistema, donde cada uno debe aportar para producir los resultados esperados.
Para esto, es necesario que cada miembro tenga muy en claro cual es su rol dentro de la organización, cuáles son sus límites, objetivos y requerimientos (¡con total claridad!). Además, es necesario que se hagan cada cosa en el momento adecuado, en especial cuando los resultados afectan el trabajo de otros miembros del equipo.
4. Liderazgo en todos los niveles
No el típico liderazgo abusivo y tiránico, sino aquel que está en cada uno de los miembros del equipo, caracterizado por la buena gestión y la iniciativa. Ten en cuenta que la metodología Kanban, aunque realmente importante, no generará resultados sin la acción responsable de cada miembro del equipo.
5 elementos infaltables en un sistema productivo de Kanban
1. Una imagen clara del flujo de trabajo
Aunque parezca obvio, y algo realmente sencillo, a veces se pierde de vista las distintas fases por las que pasa un proyecto. Entre más clientes, empleados, colaboradores o elementos existan, más difícil será visualizar este flujo de trabajo. Lo recomendable es poder visualizar cada tarjeta dentro de cada proyecto y ordenarlas dentro de un proceso para mejorar su comprensión.
2. Limites adecuados al flujo presente de trabajo
Una de las cosas que puede llegar a sabotear tu trabajo es ir haciendo cosas a medias, dejando que las repentinas asignaciones dañen el flujo. Lo más recomendables es empezar una tarea una vez terminada la anterior, así no dejas cosas a medias y terminas tus proyectos en buenos términos.
3. Gestión correcta del flujo de trabajo
El flujo de trabajo no solamente debes verlo (como indicamos al principio), también es necesario gestionarlo correctamente: supervisar que los plazos se estén cumpliendo, identificar posibles problemas, quitar los obstáculos del camino y solventar cualquier inconveniente que quite tiempo o disminuya la productividad.
4. Comprensión correcta del flujo de trabajo dentro de Kanban
La metodología Kanban tiene ciertas reglas que deben ser respetadas, es necesario entender muy bien cómo funciona la metodología y conocer bien como sacarle el mayor provecho. Asegúrate que tu equipo se documento e interiorice correctamente la metodología.
5. Mejora del trabajo y los resultados
Como ya sabes, la metodología nace de la filosofía de la mejora continua (Kaizen), por lo que la mejor manera de enfocarlo es a través de el objetivo de mejorar el trabajo individual y grupal de tu equipo. Por lo que trata que esta mejora sea acordada en equipo, teniendo en cuenta la experiencia de cada miembro y forjando una visión integral a través del grupo.
Ahora solo queda poner manos a la obra, sin duda está es una de las mejores metodologías de trabajo que existen, por eso la usamos y la implementamos en Ghazal App.
