Las habilidades para la gestión de proyectos son el recurso más importante de un project manager, la eficacia y eficiencia de los proyectos dependen mayoritariamente de las personas que los gestionan y de las habilidades que han desarrollado para ello.
Pero, ¿Qué habilidades son las adecuadas para ser un buen gestor de proyectos?
Esto es lo que veremos en este post, por eso, continúa leyendo y descubre cuales son las 10 habilidades que a todo gestor de proyectos no le puede faltar.
¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?
Las habilidades de gestión de proyectos son una serie de competencias necesarias para la coordinación, gestión, supervisión y ejecución de un proyecto de manera eficiente. Estas habilidades son propias de los gestores de proyectos, y permiten que el objetivo determinado se cumpla y las fases del proyecto se lleven a cabo.
Los profesionales a cargo de diferentes proyectos necesitan desarrollar estás habilidades. No basta con simplemente conocer las metodologías o saber que hacer, es necesario que el gestor de proyectos cuente con una serie de competencias que lo hagan eficiente en su tarea.
Importancia de las habilidades para la gestión de proyectos
Las habilidades son aquellas competencias que nosotros desarrollamos para ejecutar alguna tarea, por eso, decimos que una persona es “hábil” cuando logra ejecutar algún tipo de oficio con destreza y supera las expectativas de las personas.
De esta manera, los gestores de proyectos dependen de una serie de habilidades para poder hacer bien su trabajo. Si estas habilidades no están bien desarrolladas, el éxito del proyecto puede llegar a comprometerse, hasta tal punto que se vea reflejado en diferentes áreas relacionadas a las debilidades del gestor.
Esto significa que, si un gestor de proyectos no tiene las competencias necesarias para hacer su trabajo, puede llegar a producir consecuencias económicas, de gestión, u organización.
10 habilidades para la gestión de proyectos que necesitas desarrollar
Las habilidades de gestión de proyectos se pueden dividir en dos secciones: habilidades blandas y habilidades duras o técnicas. Cada uno de estos tipos de habilidades tiene su importancia y complejidad, pero, al menos estás 10 que hemos desarrollado aquí, son infaltables en todo líder de proyectos.
Veamos cuales son estas:
Habilidades blandas para la gestión de proyectos
Las habilidades blandas son aquellas que se asocian con las capacidades psicológicas, como el pensamiento, la lógica y la inteligencia emocional, estas se muestran en la compañía del equipo, en la interacción de los integrantes y los resultados que se logran.
Actualmente, las habilidades blandas han estado en el foco de muchos sectores, ya que han demostrado ser fundamentales para el alcance de los resultados, y en la gestión de proyectos esto es aún mucho más importante.
1. Comunicación
Todo buen gestor de proyectos necesita comunicar una serie de datos con precisión y claridad. La comunicación es una de esas habilidades esenciales para casi todos los puestos de trabajo, pero no hay una que sea tan fundamental como lo es para la gestión y liderazgo de proyectos, en especial cuando hay mucho personal a cargo.
Esta habilidad puede definirse como la capacidad de comunicarse de manera efectiva, dejando las tareas, requisitos y objetivos claros, sin necesidad de repetir información o perder datos de importancia para lograr que se mantengan los criterios de calidad.
Esta habilidad tiene dentro de sí la habilidad de poder transmitir, pero también la de poder entender fácilmente y luego dar una respuesta adecuada, todo en el momento preciso. Es casi como un superpoder. Normalmente los altos grados de comunicación se desarrollan con la experiencia y el ejercicio disciplinado de las buenas prácticas de la comunicación.
2. Organización
La organización es la capacidad de mantener el orden, cuando, naturalmente, tienden al caos. Cuando un gestor de proyectos recibe una propuesta de gestión, es bastante probable que reciba un montón de solicitudes amorfas sin comienzo ni final, en este caso, el gestor de proyectos las mira todas y en un vistazo empieza ordenar las cosas en su cabeza.
Por eso, la organización en la gestión de proyectos implica una capacidad planeadora, un manejo excelente de sus fases, un dominio sobre las tareas, un ritmo de supervisión adecuado y una disciplina sobre cada detalle.
Cuando un equipo de gestión está liderado por alguien que mantiene todo en orden y de forma sencilla, logra que el equipo se sienta motivado y alcance los objetivos dentro del tiempo estimado y con la calidad requerida.
3. Liderazgo
La organización no sería nada sin el liderazgo, esa capacidad de motivar y servir a los demás de tal manera que no solamente las personas hagan lo que corresponde, sino que incluso lo quieran hacer.
En este sentido, la habilidad de liderazgo es una serie de competencias que motivan e inspiran a los equipos a cumplir los objetivos, fomenta el trabajo en equipo y perfecciona las habilidades de los integrantes.
Por eso es que el líder, más que mandar, es alguien que presta su servicio al resto de los integrantes para apoyar a los trabajadores, siempre recordando la visión y la misión de la empresa, poniendo la mirada en las metas y asegurándose de que la gestión global vaya por buen camino.
4. Adaptabilidad
Hablamos de que un gestor de proyectos debe contar con habilidades organizativas, pero esto no es igual a ser rígido en su organización. De hecho, tanto en la vida como en la gestión de proyectos, muy pocas veces las cosas ocurren como las tenemos previstas. Por eso, una de las habilidades necesarias para la gestión de proyectos es la de adaptarse a los cambios y necesidades que se presentan en el transcurso del desarrollo de un proyecto.
Pero no se trata solamente de tener facilidad para tomar nuevas decisiones, ponderar algunos cambios e identificar el camino que se debe tomar, sino que también se trata de que el gestor de proyectos debe tener muy en cuenta las distintas posibilidades que existen en el desarrollo de un proyecto y, en su previsión, identificar una necesaria cantidad de planes de contingencia.
Son muchos los casos en los que la falta de un plan de contingencia termina destruyendo proyectos o, el mejor de los casos, retrasándolos o generando gastos más allá del presupuesto.
5. Pensamiento crítico
Según el psiquiatra y neurocientífico Judson A. Brewer, nuestro cerebro está lleno de sesgos y falacias lógicas de las cuales no somos conscientes en absoluto. Esto significa que nuestras decisiones tienen un alto porcentaje de errar, lo que hace sumamente necesario tener una mentalidad que juzgue correctamente los hechos y las ideas.
De esta forma, el pensamiento crítico es aquella habilidad de poder juzgar y distinguir los hechos, los pensamientos y las ideas de manera objetiva, para hacer de un juicio lo más imparcial y útil posible.
Esto implica que el gestor de proyectos necesitará analizar, ponderar posibilidades, interpretar de distintas maneras, llegar a conclusiones de manera concienzuda y, finalmente, dar solución a los problemas que se le presenten.
Habilidades técnicas de gestión de proyectos
A diferencia de las habilidades blandas, tenemos las habilidades duras o técnicas, estas se caracterizan por ser adquiridas a través de estudios técnicos o universitarios, y se relacionan directamente a la ejecución de tareas, mientras que las habilidades blandas se relacionan más con el comportamiento del gestor de proyectos y su condición psicológica.
Algunas de las habilidades duras que debes desarrollar son las siguientes:
6. Control de costos
Todo proyecto implica un gasto de recursos, lo que al mismo tiempo significa elaborar inversiones detalladas y bien ponderadas para asegurar una adecuada administración. Pero, realizar presupuestos no es precisamente algo que todos sepan hacer, es necesario tener una idea económica bastante detallada, buscar precios y, al mismo tiempo, considerar cuales son las mejores maneras de reducir costos y garantizar un trabajo bien hecho.
Además, también es necesario que los gastos y administración de recursos en cada etapa del proyecto se ajusten al presupuesto. Para esto puede ser necesario mantener informados a los miembros del equipo sobre cuál es el presupuesto disponible para cada área, y que consideren los costos incurridos dentro de sus tareas.
7. Administración de tareas
Los proyectos se componen de fases, recursos y tareas. En última instancia, la raíz de los proyectos son las tareas, estas funcionan como pequeñas partes que componen el todo del proyecto. Es por esta razón que la administración de tareas debe ser una de las habilidades a desarrollar para todo encargado de un proyecto.
Esto implica que debe haber una supervisión adecuada de las tareas, estableciendo antes que todo un criterio de calidad, llevar cuenta de cada tarea en cada trabajador en su tiempo establecido, y fomentar un trabajo de calidad en todo momento.
¡Es todo un reto!
Por eso un software de gestión de tareas en equipo como Ghazal App hace el trabajo mucho más fácil. Metodologías como Kanban y el tablero Scrum implementadas en nuestra plataforma permiten que alcancen mejores resultados con menos esfuerzo.
8. Manejo de tecnologías
La gestión de proyectos cuenta con una gran cantidad de herramientas especializadas por sectores, metodologías ágiles y tipos de proyectos. Por ejemplo, Ghazal App es una herramienta de gestión de proyectos especializada en las áreas creativas y marketing digital, de modo que un marketer, diseñador o desarrollador web puede gestionar proyectos de una forma más fácil y eficiente con nuestro software.
Pero como toda herramienta, para poder sacarle el máximo provecho, es necesario usarla y familiarizarse con ella. También existen otras herramientas técnicas como Excel, la suite de Google, e incluso herramientas más especializadas para el control de costos y finanzas.
9. Creación y planificación de cronogramas
La creación y planificación de cronogramas es otra de las habilidades técnicas que requiere un gestor de proyectos, a través de este las partes interesadas pueden, de un solo vistazo, ver cuál será el flujo de trabajo realizado en cada fase.
Esta habilidad puede parecer fácil, pero realmente no lo es. Requiere tener un conocimiento y experiencia sobre cada tarea, calcular de forma realista los tiempos estimados, y asegurarse en cumplir con los tiempos establecidos.
La creación y planificación de cronogramas es tanto una habilidad técnica que puede basarse en diferentes metodologías, como también una proyección de la experiencia y el conocimiento del área en la cual se desenvuelve un proyecto.
10. Creación y análisis de datos e informes
En la gestión de proyectos se deben crear informes y presentar datos concretos sobre la gestión, esto implica elaborar informes bien redactados, que sean claros y concretos, como presentar datos a través de presentaciones, tablas y diagramas. Esto requiere el manejo de ciertas tecnologías, y contar con otras habilidades que faciliten la comunicación.
Pero estos datos e informes no son solamente papel e información neutral, es necesario que se presente con una interpretación que haga relucir el valor del trabajo y las lecciones que podrían ayudar a trabajos futuros.
¿Cómo desarrollar habilidades para la gestión de proyectos?
Desarrollar una habilidad no es una ciencia exacta, esto depende del tipo de habilidad e incluso del tipo de persona. Por ejemplo, no es lo mismo aprender a tallar en mármol, que hacer origami. Cada habilidad tiene un nivel de complejidad que puede ser admitida o no por cada persona.
Por regla general, el desarrollar una habilidad depende del conocimiento (teoría), el ejercicio de la habilidad (práctica), y la reiteración (perseverancia de la teoría y la práctica). Estos tres elementos pueden, según la habilidad, tener un porcentaje de participación diferente.
En este sentido te damos dos consejos:
- lo mejor es que hagas un análisis y trates de desarrollar tu habilidad por tu propia cuenta, haciendo una ruta de desarrollo como un buen gestor de proyectos;
- también puedes ver personas que tengan esas habilidades y aprender a través de la observación activa y el seguimiento de ejemplos.
Pon a prueba tus habilidades con un software de gestión de proyectos
Una de las mejores maneras de desarrollar estas habilidades, es poniéndolas a prueba en un software de gestión de proyectos como Ghazal App. Nuestra plataforma te permite realizar gestión de clientes y de tareas por proyectos, medir su rentabilidad, generar cotizaciones y muchas cosas más, todo lo necesario para gestionar proyectos creativos y de marketing digital.
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