La gestión de tareas en equipo es una labor que puede parecer sencilla, y en parte lo es. Pero siempre hay pequeños detalles, errores y deficiencias que se roban la productividad de los equipos de trabajo. Y esta es una de las áreas más frecuentes.
Sobrecarga en la asignación de tareas, desorden en el cumplimiento, mala asignación de prioridades, etc., son algunos de los problemas que presentan los equipos en la gestión de tareas.
En este post te mostraremos las mejores formas de gestionar tareas en equipo, cuáles son las mejores prácticas y algunos consejos básicos y avanzados para que tomes en cuenta. Así que continúa leyendo para que ni tú, ni tu equipo, se pierdan de nada.
Tabla de contenidos
5 formas efectivas de gestionar tareas en equipo
La gestión de tareas en equipo es una labor del día a día, así que, si logras hacerlo bien, lograrás que tu día a día sea de lo mejor. Pero no solamente para ti, sino también para tu equipo.
Así que, si deseas lograr este estado de bienestar laboral, tienes que seguir estas 5 formas de gestionar tareas en equipo:
1. Asignar tareas de forma adecuada
Lo primero que debes hacer para gestionar tareas en equipo es asignarlas. Antes que nada, identifica cuales son las tareas que se deben realizar para el proyecto y luego asígnalas a las personas correspondientes.
Algunas tareas requerirán la presencia de dos o más colaboradores, así que trata de ser lo más claro posible. Ya nosotros hemos escrito un artículo completo y detallado sobre cómo asignar tareas a equipos de trabajo, pero aquí te dejo un resumen rápido:
- Piensa bien a quién, cómo y cuándo asignar una tarea.
- Asegúrate de comunicar todo con precisión y claridad.
- Utiliza un checklist por cada tarea.
- Especifica los objetivos de los que forma parte la tarea.
- Después de asignar la tarea, pide feedback de parte de los responsables.
2. Priorizar y organizar las tareas
Luego de establecer las tareas y asignarlas, organízalas por prioridad y en orden lógico. En este sentido puedes utilizar los parámetros que nosotros usamos en nuestro software de gestión de proyectos:
- Sin prioridad: para tareas que tienen cierta importancia, pero pueden hacerse rápidamente y sin ningún problema.
- Prioridad baja: que no requieren realizarla en lo más inmediato.
- Prioridad media: pueden estar, por orden lógico, primero que otras tareas, pero no tienen un impacto tan alto en el desarrollo del proyecto o en el cumplimiento de los objetivos.
- Prioridad alta: que tienen mucha repercusión en todo el desarrollo del proyecto como para los objetivos de negocio, normalmente son las tareas que se hacen primero.
Pero seguro te preguntarás “¿Cómo puede mi equipo establecer la prioridad de las tareas?”
Esto puede hacerse de manera individual, cuando el encargado de asignar las tareas es una sola persona (no recomendable), o también puede realizarse en equipo (esta última es la mejor opción).
Para evitar condicionamientos, te recomendamos seguir el método de Jeff Sutherland, donde se toma una baraja de naipes y, una vez determinada la tarea, las personas arrojan un número que valorice la tarea al mismo tiempo. Esto hace que se logre una valorización de la prioridad de la tarea bajo una escala numérica sin condicionamientos.
Si no tienes naipes, se me ocurre que puedes tomar una serie de pequeños recuadros de papel con las categorías de prioridad de las que hemos hablado anteriormente, y realizar exactamente la misma metodología.
3. Equilibrar las tareas
En la gestión de proyectos es bastante probable que algunas personas queden sobrecargadas de tareas, si bien es cierto que eso depende del tipo de proyecto, aun así, esto no justifica tal injusticia. Es por esto que debes asegurarte que exista un equilibrio en la asignación de tareas.
Esto puede parecer algo sencillo, pero realmente requiere de mucha perspectiva.
Para lograr un equilibrio en la gestión de tareas es necesario que comprendas el tiempo, la dificultad y la prioridad de cada tarea. De esta forma podrás proyectar la participación de cada miembro del equipo.
Si notas que alguien tiene mayor carga en este aspecto, trata de ayudarlo con alguien que pueda funcionar como soporte de la carga laboral, o considera pasar algunas tareas a otro momento o, si es posible, eliminarlas.
4. Establece un buen flujo en el cumplimiento de tareas
Esto significa que debes procurar que las tareas se ejecuten en un tiempo realista, de manera medible y que cumpla con ciertos criterios de calidad, sin estresar o presionar demasiado a los integrantes del equipo.
El flujo de trabajo se puede definir en el orden que tenemos en el tablero de tareas de Ghazal, asignándole las etiquetas: pendiente, en proceso y hecho. Este esquema permite que cada integrante encuentre el estado de las tareas y puedan darle seguimiento.
Otra forma de darle mayor fluidez a las tareas es utilizando el checklist (¡Me encanta el checklist!). Este te permite dividir una tarea en pequeños “bocados” y tener una imagen más clara de sus partes, la forma como avanzas en ella y considerar cada parte por separado.
5. Automatizar tareas
Una de las mejores formas de hacer que la gestión de tareas en un equipo aumente en productividad y resultados es buscando automatizar procesos. Siempre hay procesos, tareas y labores que son de uso frecuente y de complejidad baja, y son este tipo de tareas que deberías procurar automatizar.
Por ejemplo, en Ghazal App, hemos automatizado la creación de briefs para proyectos creativos o de marketing digital, donde los clientes, a través de un acceso exclusivo guiado por un asistente virtual, responden cuando deseen a dicha información. Esto les permite a las agencias y creativos dedicar sus esfuerzos a otra cosa y ahorrarse tiempo y dinero. Mientras que al mismo tiempo fidelizan a sus clientes.
Ghazal App una plataforma de gestión de tareas especializada
Por último, pero no menos importante, si quieres automatizar tus procesos, contar con una plataforma para la gestión de tareas que incluya a tu cliente y que te provea de las herramientas necesarias para crecer profesionalmente ¡Tienes a Ghazal App!
