Las fases en la gestión de proyectos son el punto clave para comprender el proyecto de una manera global, iniciarlo de una forma ideal y culminarlo con una sonrisa en el rostro.
Para los principiantes, o para los gestores que no tienen una formación en esta área, existe solamente una fase: la ejecución. Pero, esto, aparte de ser una percepción abominable, es la base misma del fracaso y de la pérdida de dinero de muchas empresas.
Por eso, cualquier persona que esté gestionando algún tipo de proyecto, sea personal o empresarial, necesita conocer estas fases y saber cómo aplicarlas. En este post aprenderás esto y mucho más, así que continúa leyendo para que aprendas todo lo necesario sobre las fases en la gestión de proyectos.
Importancia de las fases en la gestión proyectos
Cualquier persona que lidera un proyecto hace gestión de proyectos, la diferencia está en aquellos que lo hacen bien y aquellos que lo hacen mal. Y una de las maneras de lograr que las cosas se hagan bien es comprendiendo cada una de sus fases.
El PMI, una de las mayores autoridades en gestión de proyectos, en una investigación realizada en el 2016, estimaba, que por falta de una buena gestión de proyectos se perdían alrededor de 122 millones por cada 1000 invertidos.
Si volvemos este resultado un estándar, podríamos afirmar que el 12% de los recursos financieros son lanzados a la borda por una deficiente gestión de proyectos. En última instancia, la gestión de proyectos y sus fases es importante porque es un punto clave en el éxito de cualquier organización.
El ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos no son eternos, así como cualquier ser vivo tiene un ciclo de vida (nace, se desarrolla y muere), así mismo los proyectos también tienen un ciclo de vida (inician, se ejecutan y terminan).
Esto significa que el proyecto tiene una secuencia natural, una consecución en su comportamiento que permite alcanzar un objetivo determinado. Cuando las diferentes personas entienden los distintos estados de este ciclo de vida, pueden lograr adecuar su trabajo y acciones para su cumplimiento.
Lo que a su vez permite disfrutar de varios beneficios en la gestión de proyectos:
- La coordinación entre las diferentes partes ocurre sin fricciones y en armonía.
- La organización de las tareas y las diferentes fases se vuelve más sencilla.
- La supervisión del cumplimiento de tareas y objetivos ocurre según el orden planificado, lo que facilita su ejecución.
- Cada tarea se ejecuta más rápido sin perder calidad.
- Mantienes a tu equipo animado.
Como vemos, manejar correctamente el ciclo de vida de un proyecto traerá muchísimos beneficios para ti y para tu equipo. Pero, para poder sacarle mayor provecho, es necesario que distingas cada una de las fases que la componen.
Las 5 fases de la gestión de proyectos exitosos
Podemos dividir la gestión de proyectos en 5 fases infaltables, estas fases pueden tener subfases dentro de su propio esquema según el gestor de proyectos lo vea conveniente.
Sin más preámbulos, las fases en la gestión de proyectos son:
1. Inicio o evaluación del proyecto
El inicio es la parte evaluativa del proyecto, e incluso algunos llaman esta fase como análisis de viabilidad.
En este análisis se determina si es realmente beneficioso emprender en dicho proyecto. En este sentido, es posible que una empresa considere que no es viable y que los riesgos son demasiado altos.
Para determinar la viabilidad de un proyecto debes tener en cuenta varios aspectos:
- El costo: tanto en recursos financieros y humanos.
- Los beneficios: tanto principales como secundarios.
- Análisis: especialmente del alcance del proyecto y sus vertientes.
- Estudio de los riesgos: una previsualización de los distintos escenarios negativos que podrían presentarse.
- Tiempo: los plazos previstos para el logro de las metas y los objetivos propuestos.
Una vez se determinan estas cosas, los equipos están en la capacidad de tomar algunas de estas dos decisiones: o seguir adelante con el proyecto, o sencillamente considerarlo como algo no viable, y descartarlo por completo.
El problema de no prestarle atención a esta etapa está en que el equipo de trabajo podría invertir tiempo y recursos en algo que no generará ningún beneficio, o que el costo de tiempo/recursos es demasiado alto para el beneficio recibido.
Al hacer estas evaluaciones previas, evitas que los malos proyectos consuman la energía vital de las empresas, como también ayuda a que se ejecute mejor el proyecto dentro de los plazos y recursos propuestos.
2. Planificación
Suponiendo que el análisis de viabilidad haya dado buenos resultados, el segundo paso será la planificación del proyecto. En esta fase el equipo debe determinar cuáles serán las tareas, procesos e indicadores de éxito.
Una buena manera de hacer esto es respondiendo estas preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos a cumplir en este proyecto?
- ¿Cuáles son las tareas a cumplir en su gestión para el alcance de esos objetivos?
- ¿Cuáles son los riesgos o los posibles escenarios de dificultad que se puedan presentar?
- ¿Qué recursos internos y externos necesita el equipo para su ejecución?
- ¿Cuáles son los indicadores claves de rendimiento?
- ¿Cuáles son los tiempos estimados para cada tarea y para el proyecto en total?
Una vez que se determine cada aspecto, es necesario calendarizar el proyecto de una manera adecuada y en sus mutuas relaciones. Este último aspecto es de vital importancia, por eso, es necesario saber qué asignaciones requieren de tareas previas para su ejecución y calendarizarlas conforme a su desarrollo.
También es importante contar con un control de riesgos al igual que con una estrategia de contingencia, de modo que se pueda contar siempre con un plan B y no retrasar el proyecto por alguna eventualidad.
3. Ejecución
Esta fase solamente existe en cumplimiento de las primeras dos, de hecho, si no se desarrollan bien las primeras, las demás no tendrán la eficacia requerida. La ejecución, en este sentido, depende completamente de la planificación y evaluación del proyecto.
En esta fase el equipo debe aplicar lo planificado según los criterios que han sido determinados previamente. Es ese momento donde se pone manos a la obra.
4. Supervisión
Esto ocurre dentro del periodo de ejecución. Claramente, debe haber un personal de supervisión o un Project Manager que esté al tanto de cómo se maneja cada tarea, que se cumplan los tiempos, se respete el presupuesto y que los indicadores claves de rendimiento (KPIs) se estén logrando.
La supervisión es muy importante, puesto que no es simplemente vigilar a los empleados y rellenar un checklist de tareas, se trata de dirigir y liderar de manera adecuada, identificar las fricciones y retrasos que se pueden estar presentando.
Recordemos que los equipos de trabajo están conformados por seres humanos, si bien con habilidades técnicas, son personas susceptibles a diferentes elementos. En este sentido, el gestor de proyectos debe supervisar con la finalidad de corregir y liderar el equipo de modo que se cumplan los plazos y se alcancen los objetivos.
También es importante que en esta fase el gestor de proyectos se encuentre tomando notas acerca de sus observaciones, de modo que la fase de cierre sea más sencilla en su elaboración.
5. Cierre
El cierre ocurre como una última fase, posterior al cumplimiento de todas las tareas de ejecución del proyecto (fase 3). No obstante, también se encuentra dentro de la planificación (fase 2).
En este momento hay algunas tareas que pueden hacerse en equipo o con las personas encargadas:
- Una reunión en retrospectiva para considerar aquellos aprendizajes obtenidos, los aspectos positivos que se desarrollaron y los aspectos negativos que deben corregirse para futuras ocasiones.
- Posterior a esto, realizan un informe detallando todos estos aspectos claves, y mostrando los beneficios obtenidos del proyecto.
- Si aplica, hacer una presentación a las partes interesadas (jefes o clientes).
- Guardar y organizar toda la información recopilada durante la gestión de proyectos.
Una vez que das estos últimos arreglos a la fase de cierre, trata de celebrar de alguna manera con tu equipo el cumplimiento del proyecto. Puede ser algo tan sencillo como dar una felicitación y hacer un recuento de todo lo que se ha logrado a través del proyecto, o dar algún incentivo al logro.
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