Etapas de formación de grupos: cuales son y cómo actuar en ellas

Las etapas de formación de grupos son unos de los aspectos más importantes en la creación de nuevos grupos, como también en el desarrollo de los existentes. Si estás a cargo de algún grupo de negocios, como un departamento de marketing, agencia digital o alguna sección de una empresa, necesitas leer este artículo.

Aquí te explicaremos cuales son las 5 etapas de formación de grupos y cómo puedes sacarle provecho para formar equipos de alto rendimiento, como también qué aspectos tienes que tener en cuenta en cada etapa.

¿Cuáles son las etapas de formación de grupos? 

Las etapas de formación de grupos fueron planteadas por Bruce Tuckman, un investigador norteamericano que desarrolló esta teoría de dinámica de grupos. En ella planteaba que todos los grupos pasan por 5 fases (originalmente hablaba de 4), las cuales son:

• Formación.

• Conflicto.

• Regulación.

• Desempeño.

• Desintegración.

Las etapas del 1 al 4 pueden ser regresivas, según se agreguen nuevos miembros del equipo, la reestructuración del entorno donde funcionan, o según variadas necesidades que se puedan presentar en su desarrollo. Idealmente, estas son las etapas para que se conformen equipos de alto rendimiento.

En las próximas líneas te mostraremos a más profundidad de qué tratan estas etapas de formación de grupos y cómo enfrentarlas para lograr equipos de alto rendimiento.

Las 5 etapas de formación de grupos y cómo actuar en cada una de ellas

Etapa de formación: armar la estructura del equipo

En esta etapa los integrantes del grupo tratarán de encontrar algún tipo de estructura o funcionamiento natural, por lo que la manera más adecuada de abordarla es dando parámetros adecuados de funcionamiento, ya que esto sirve como una estructura sobre la cual construir la dinámica del equipo y reducir la ansiedad de organización que tendrán.

En esta etapa la carga del liderazgo es más pesada, ya que el líder tiene que tener mayor participación en las tareas, interacciones y organización del equipo general.

También ten en cuenta que muchos no se conocen, no tienen en claro los criterios de los demás trabajadores, ni saben qué esperar del todo, por eso, ten en cuenta que pueden existir muchos miedos, ansiedades e inseguridades dentro de la dinámica de grupo.

Etapa de conflicto: formar el proceso de organización

En una segunda etapa empiezan a aparecer los conflictos, fricciones y problemas. No te preocupes, esto es esperado y hasta cierto punto natural. Es en este momento donde hay mayor desconfianza y las personas empiezan a expresarse con la finalidad de mejorar la calidad del trabajo, como también ajustar las dinámicas en el cumplimiento de tareas.

En este punto es muy importante practicar el liderazgo de apoyo y servicio para mediar y prestar ayuda en medio de cualquier problema. Igualmente es importante que las tensiones sean controladas para no generar lesiones dentro de los integrantes del grupo, las cuales podrían requerir mucho esfuerzo para sanar posteriormente.

Sobre todo, es importante que cada miembro aprenda de sus diferencias, sus puntos fuertes y debilidades y aprovechen cada oportunidad para poder avanzar en equipo.

Etapa de regulación: trabajar juntos para lograr objetivos

En esta etapa los miembros ya han creado sus propias dinámicas de trabajo y han entendido la mejor manera de comunicarse los unos con los otros, y, sobre todo, han dejado los conflictos atrás, por lo que el equipo puede enfocarse totalmente en hacer su trabajo y en cumplir los objetivos.

Es importante que el líder pueda afianzar el fruto de la etapa anterior y desarrollar aspectos relevantes para el funcionamiento del equipo. Sobre todo, considera que puede haber regresiones a la etapa anterior y que debes estar atento a solventar los posibles inconvenientes.

Etapa de desempeño: crear interdependencia productiva

En la etapa de desempeño el grupo ha logrado optimizar sus procesos, se han acoplado los unos con los otros y han logrado ser un equipo de alto rendimiento según sus labores y capacidades. Esta etapa es el objetivo de los muchos esfuerzos realizados en las etapas anteriores.

En este punto el líder puede confiar en su equipo y darles la interdependencia para lograr el objetivo, la supervisión es más ligera y el líder se centra en mantener altos grados de productividad.

Etapa de desintegración: dar por terminado el proyecto

Esta etapa se cumple solo si el proyecto es temporal, es decir, en esta etapa el equipo deja de existir para formar nuevos equipos o para simplemente culminar. Para Tuckman los equipos tienen su tiempo de vida, por tanto, estos deben desintegrarse una vez cumplido su propósito de vida.

En esta etapa es necesario también tener en cuenta varios tips.

Según el tipo de proyecto u organización es importante dar unas palabras de cierre, felicitaciones por el trabajo realizado y agradecimiento por la valiosa experiencia. Lo importante en esta etapa es que, aunque el grupo se desintegre, no se pierdan los lazos laborales o la amistad.

13 Herramientas para gestión de equipos que sí funcionan

Las herramientas para gestión de equipos siempre han sido necesarias. Pero a partir de la drástica digitalización de los últimos años estas se han hecho más necesarias. Hoy muchas empresas pueden trabajar de forma 100% remota sin necesidad de gastar dinero en un espacio físico.

Pero la necesidad de un “espacio” sigue latente. Ya no es un espacio físico, ahora es un espacio digital. En términos laborales esto significa plataformas, herramientas y sistemas que permiten a los equipos trabajar y a los directivos gestionar el personal de una manera eficiente.

Si bien es cierto que el trabajo remoto ha demostrado aumentar la productividad de los equipos de trabajo, esto no significa que no se pueda hacer mejor. 

Con miras a alcanzar un trabajo aún más óptimo, te presentamos 13 herramientas para gestión de equipos que seguramente no conoces (otras de seguro que sí) y que es garantizado que funcionan para la gestión de tu equipo. 

Herramientas para gestión de equipos: ideas, listas y mapas mentales

Vamos a empezar esta lista con aquellas herramientas que pueden ayudar a los equipos con sus ideas, a hacer listas y volcar la creatividad. Esto cumple diferentes funciones dentro de los equipos, así que hay diferentes opciones para cada necesidad. En dado caso, lo mejor es ir probando aquellas herramientas que más se adapten a tu equipo.

Todoist

Esta es una herramienta multiusos que es igualmente útil. Se trata de Todoist, una herramienta para crear y compartir listas de tareas de todo tipo, desde aspectos profesionales como de los más banales.  

Esta herramienta es multidispositivo, por lo que las tareas pueden ser creadas, compartidas o gestionadas desde la PC, Tablet o el móvil. Es una herramienta con gran trayectoria y usada por una gran cantidad de empresas de renombre.

MindMeister

Si deseas proyectar tus ideas junto a tu equipo, un creador de mapas mentales como MindMeister es lo que necesitas. Se adapta a una gran variedad de equipos, ajustando sus distintas soluciones y herramientas al quehacer diario de equipos de consultoría, marketing, software, educación, etc. Cuenta con distintas versiones de mapas y herramientas complementarias que evolucionan la utilidad de un “simple” mapa mental.

Wridea

Si buscas una herramienta para hacer listas tipo checklist, que sea super simple, que sea totalmente gratuita y que no gaste absolutamente nada de recursos, Wridea es una opción perfecta. Se trata de una web donde puedes agregar tareas, hacer distintas listas y compartirlas. Útil para volcar las tareas del día, la semana o el mes completo (aunque creo que no es muy amigable para ordenar tiempos largos).

Herramientas para gestión de equipos: administración del tiempo y productividad

Las herramientas de gestión de tiempo sirven para optimizar los procesos dentro de los equipos de trabajo, al igual que monitorizar el tiempo invertido en algunas tareas. En una época donde el trabajo remoto genera cierta desconfianza, este tipo de herramientas puede ser muy interesante para los directivos y desafiante para los miembros de los equipos.

Rescue Time Teams

El software Rescue Time es una herramienta para el control del tiempo y búsqueda de objetivos de productividad. A través de esta herramienta es posible comprender los hábitos de trabajo para que puedas corregirlos y tu equipo pueda ser más productivo.

El software funciona en segundo plano, por lo que no hay riesgo de sobrecargar el ordenador. Por otro lado, este software contabiliza el tiempo dedicado en cada aplicación o programa, de modo que puedas saber en qué áreas inviertes mayor cantidad de tiempo. Al final, tienes una descripción clara del consumo de tiempo de tu día a día.

Ahora, multiplica todos los beneficios en un equipo de trabajo y tienes una herramienta excelente para optimizar los tiempos y corregir los hábitos laborales.

Un aspecto negativo de esta herramienta es que no tiene una versión freemium, y para probar la herramienta te solicita tarjeta de crédito. No obstante, es un software con buenas reseñas y con una trayectoria amplia, así que no hay nada de qué desconfiar.

Sesame Time

Sesame Time no es solamente una herramienta de gestión de tiempo, también incluye turnos, vacaciones, horas extras, calendario y mucho más. Por tanto, es una aplicación que funciona tanto para la gestión del tiempo como del personal.

Es un software pensado especialmente para RR. HH., el cual busca dar, en un solo lugar, todo lo necesario para la gestión laboral de un equipo y con miras al aumento de la productividad. Además, tiene la opción de funcionar a través de múltiples dispositivos e integrarse con sistemas biométricos.

DeskTime

Esta herramienta promete, según ciertos estudios y datos, aumentar el 30% de la productividad de los equipos en las primeras semanas de uso. Se trata de un software para la gestión del tiempo, una manera de monitorear la forma como los empleados invierten su tiempo online y offline según cada proyecto. Esto, a su vez, permite calcular la relación tiempo/dinero que existe en la gestión del tiempo de los equipos.

Al igual que las opciones anteriores, DeskTime te permite generar informes, calcular horas extras, categorizar y almacenar información de los miembros del equipo.

Herramientas para gestión de equipos: seguridad, reuniones y nube

Los equipos tienen necesidades variadas, para esto vale la pena echarles un vistazo a las herramientas para reuniones, seguridad y gestión de archivos en la nube.

Dashlane

Los equipos cuentan con una gran cantidad de accesos a diferentes portales, por tanto, necesitan resguardar sus contraseñas para mantener la seguridad de su empresa. Para este fin DashLane funciona como una clase de bóveda de contraseñas ofreciendo la máxima seguridad para sus usuarios.

Google Meet

Nuestra aplicación favorita para reuniones de equipo por medios remotos. Google Meet es una de las mejores aplicaciones para reunirte con tu equipo, en esta no hay limitaciones de tiempo, puedes compartir pantalla de forma simultánea y admitir el número de participantes que desees. Esta herramienta no solamente sirve para tener reuniones de equipo, sino también para coordinar trabajos entre diferentes miembros de forma remota.

Google Drive

Además, si tienes que trabajar en un mismo documento y guardar archivos en la nube, Google Drive es una de las mejores opciones gratuitas. A través de esta herramienta puedes crear espacio de trabajo, administrar archivos de modo online, compartir documentos y dejar comentarios.

Una vez manejas la interfaz al máximo se vuelve una herramienta para gestión de equipos bastante potente a un costo cero.

Herramientas para gestión de equipos: gestión de empleados y cultura empresarial

Las herramientas de gestión de equipos han evolucionado, al punto de que ya hay herramientas para categorizar la productividad, entender el comportamiento, ingresar nuevos empleados y trabajar en la cultura laboral de una empresa. Espero que igual que a mí, te parezcan interesantes estas opciones.

Teramind

Este software es uno de los más especializados en cuanto a monitorear de forma segura a los empleados, puesto que no solamente te otorga una idea de la productividad y el comportamiento del personal, sino que también detecta acciones sospechosas que pueda dañar a la empresa y sus relaciones.

Teramind es un software que monitorea el comportamiento a través de la PC, de modo que todo lo que haga el empleado en su herramienta de trabajo será considerado por el software. No solamente esto, sino que también sirve de forma bidireccional a otorgar diferentes acciones como alertas, bloqueos o advertencias de comportamiento a los empleados.

Una herramienta muy útil para empresas donde se requiere una observación más rigurosa, se maneja información delicada o se está en una institución sensible a hackeos internos.

ActivTrak 

A diferencia de la herramienta anterior esta se centra en el análisis del comportamiento de los empleados, dando datos relevantes para mejorar procesos comerciales o laborales de una manera óptima y fundamentada en datos concretos.

ActivTrak permite que los directivos tengan una idea imparcial del comportamiento de los empleados, tomar las riendas sobre la productividad de los equipos y aplicar medidas fundamentadas en el estudio de comportamientos de forma objetivo.

GOIntegro

GOIntegro se denomina como una plataforma de employer experience, es decir, una plataforma que busca facilitar el bienestar del empleado y cultivar una cultura empresarial de calidad. Es una herramienta que facilita la comunicación entre los miembros de un equipo, provee de facilidades para el reconocimiento de los empleados, al igual que provee formas de darles voz dentro del desarrollo de la empresa. Claramente, todo desde una perspectiva del software, digitalizando procesos y facilitando tareas.

Herramienta para gestión de equipos de marketing digital

A la hora de gestionar equipos estas herramientas pueden ser útiles, pero insuficientes. El hecho de estar gestionando cada aspecto en diferentes lugares diluye precisamente el beneficio que prometen: la productividad.

Por esta misma razón Ghazal App nace como una herramienta de gestión de equipos especializada para agencias digitales y equipos de marketing digital (también para freelances). Con esta herramienta tu equipo no necesitará estar subiendo archivos al drive en una herramienta, gestionar clientes y administrar tareas con varias herramientas. 

La clave de la productividad para equipos de marketing es contar con herramientas especializadas en un mismo lugar.

Para este fin contamos con:

• tableros de tareas ajustados con la metodología Kanban que cuentan con opciones adicionales de productividad, comunicación y monitoreo; 
• herramientas comerciales para gestionar brief personalizados y enviar cotizaciones dinámicas a los clientes;
• herramientas de gestión de proyectos que facilitan la comunicación y mantienen todo en orden;
• soluciones especializadas, como los aspiracionales y el borrador web, que permiten que la presentación y gestión de propuestas digitales sea más efectiva;
• y un acceso exclusivo donde tu cliente puede participar en el proyecto a través del tablero de tareas y un asistente virtual.

Si tienes un equipo de marketing o una agencia digital (aunque también aplica para freelancers creativos), puedes acceder a nuestro sistema para probar todas las herramientas que tenemos especialmente diseñadas para ti. Solamente dá clic en este enlace ahora y obtén tu versión de prueba.

Descubre las mejores estrategias para equipos de alto rendimiento

Las estrategias para equipos de alto rendimiento nos enseñan cómo formar a los equipos, que aspectos tener en cuanta para producir mejores resultados y cuáles deben ser los aspectos de vigilancia constante para mantener a los equipos con alta productividad.

En este post te hablaremos de esto, primero definiremos el concepto y sus características, luego hablaremos sobre las claves de estos equipos, y finalmente cuales son las mejores estrategias que debes tener en cuenta para conformarlos. Así que continúa leyendo para que aprendas como conformar estrategias para equipos de alto rendimiento.

¿Qué es un equipo de alto rendimiento? 

Los equipos de alto rendimiento son aquellos que mantienen roles bien definidos, una metodología de trabajo productiva y que gestionan proyectos de una manera eficiente, todo esto mantenido de una manera disciplinada, altamente motivada y con resultados verificables. Sus miembros complementan el trabajo, están comprometidos con los objetivos de la empresa y aprovechan al máximo sus propios recursos.

Dicho de otra forma, un equipo de alto rendimiento es el equipo ideal que toda empresa quisiera tener entre sus filas. 

Características de un equipo de alto rendimiento

El propósito de este escrito es poder determinar que es un equipo de alto rendimiento, y cuales son las mejores estrategias para “crearlo”. Por eso, necesitamos primero ver cuáles son sus características para luego establecer las mejores metodologías para producirlas, así que las características son: 

• Compromiso: todos tienen un fuerte apego al proyecto y a sus compañeros de trabajo, su labor va más allá de los números a final de mes (aunque no deja de ser importante), de modo que reflejan una gran disposición por mejorar y sacar el proyecto adelante.
• Productividad: producen el resultado esperado conforme a los criterios de calidad, políticas de trabajo y aspectos solicitados.
• Complementariedad: los miembros son multidisciplinarios, tienen amplios conocimientos y se apoyan entre sí, dan opiniones objetivas que permitan a otros miembros crecer y ser mejores.
• Automotivación: los equipos de alto rendimiento procuran tener la motivación por todo lo alto, por eso reconocen sus logros y se animan los unos a los otros a hacer un mejor trabajo. 
• Liderazgo: que se caracterice por el servicio, la guía y la gestión del proyecto de forma responsable, amable y no coercitiva. 
• Visión: inspiradora y amplia, que esté cerca del cielo, pero con los pies en la tierra.

Tal vez quieras caracterizar tu equipo de alto rendimiento según el propio contexto donde te desenvuelves. Por ejemplo, un equipo de alto rendimiento para un departamento de marketing, tal vez no tiene las mismas características que un departamento de desarrollo, o una agencia de marketing digital. Puede que algunas características sean más relevantes que otras, o que sencillamente no cumplan ninguna función en la organización. Así que asegúrate de poder hacer tus propias distinciones, según tu propio equipo.

¿Cuáles son las claves de funcionamiento del equipo de alto rendimiento?

Una vez definido lo que es un equipo de alto rendimiento, e identificadas sus características, podemos empezar a definir las claves para alcanzar a un equipo de ensueño. La idea de esta parte del contenido es saber hacia dónde orientar los esfuerzos para que el equipo se vaya desarrollando.

De esta forma podríamos hablar de 7 claves definitivas para el funcionamiento de un equipo de alto rendimiento: 

1.  Fuerte liderazgo de equipo 

Todo equipo debe contar, indiferentemente de su modelo de administración, con un líder que potencie al resto de los miembros. Esta debe ser una persona que vela y transmite la visión, organiza a grandes rasgos, viendo el panorama completo e inspira a los otros a seguir adelante.

En otras palabras, las estrategias para equipos de alto rendimiento, requieren de un liderazgo de alto rendimiento. 

2. Orientación a los resultados

Los equipos tienen que demostrar su alto rendimiento a través de objetivos y resultados verificables y comprensibles, de modo que puedan validarse por las personas interesadas y los miembros puedan trabajar con la meta en mente.

3. Buen ambiente de trabajo

Un buen ambiente de trabajo es clave para un equipo de alto rendimiento, los ambientes tóxicos, con conflictos y mucha fricción personal, desperdician energía y aminoran el trabajo. Por eso, un ambiente de trabajo ideal potenciará el doble de rendimiento de tu equipo.

Nota: más adelante desarrollamos más este tema, así que continúa leyendo.  

4. Comunicación y mentalidad abierta

Los equipos que están dispuestos a hablar y escuchar con una mentalidad abierta, fácilmente tocan nuevos horizontes, progresan en gran medida y realizan cambios significativos en las organizaciones.

5. Cordialidad, confianza y respeto

Siguiendo el punto anterior, la comunicación libre no significa que no puedan existir diferencias de opiniones, o algún choque entre ideas, pero aun en medio de todo eso, estos equipos saben escuchar con madurez y respeto, sin dejar de lado la honestidad y la franqueza.

Por eso, estos equipos están marcados por una relación de cordialidad, confianza y respeto, donde todos pueden hablar con libertad, pero también pueden escuchar con respeto y responder con cordialidad, sin que esto afecte su libertad de expresión.  

6. Inclinación a mejorar continuamente

Los equipos de alto rendimiento no solamente se superan, sino que cada día quieren superarse más. Esto significa que estarán comprometidos con su formación profesional, desarrollarán sus habilidades blandas y técnicas, y tratarán de adquirir mayores y mejores habilidades para garantizar resultados de valor.

7. Autogestión y proactividad de equipo

Si bien el liderazgo es parte clave de los equipos de alto rendimiento, realmente su función es la de un guía servidor, más que de un gestor gobernante absoluto. Es por esto que los equipos de alto rendimiento se autogestionan de manera proactiva, gobiernan sus propias tareas, recursos y habilidades concentrando todo su potencial en generar resultados.

¿Qué ambientes potencian a los equipos de alto rendimiento?

Como hemos visto, una de las claves para los equipos de alto rendimiento es el ambiente de trabajo. Pero, no todo ambiente de trabajo produce equipos de alto rendimiento, lo que nos llega a responder esta importantísima pregunta.

De modo que nos es de vital importancia detallar las características de un ambiente de trabajo que potencian equipos de alto rendimiento: 

• Es positivo: las culturas laborales positivas son más productivas, esto implica una actitud de positividad activa dentro del equipo, algo que no es fácil desarrollar ni generar de manera superficial, puesto que tiene que ser genuino y parte esencial de cada miembro.
• Promueve la creatividad y la innovación: cuando los equipos pueden darse la libertad sin reservas de poder ser creativos, entonces empiezan a dar mejores resultados y hacerle frente a la gran cantidad de competencia actual. Un ambiente donde se respire la creatividad y la innovación estará dando mejores resultados en el mercado.
• Invierten en su formación: los ambientes de trabajo que están marcados por una pausa sana, que permite recargar fuerzas y afilar las habilidades, potencian en gran medida a sus equipos y producen una cultura de formación continua, tanto privada como organizacional.
• Estímulo continuo a la cooperación: el estimularse unos a otros a cooperar por un mismo objetivo, participando en cada actividad de manera integral y no aislada, es el tipo de comportamiento que envuelve el ambiente laboral de un equipo de alto rendimiento.

Además de estos elementos, también hay otros que son más subjetivos, es decir, cosas que las personas pueden sentir día a día. También hay aspectos como la paga, las condiciones físicas de las instalaciones, las herramientas de trabajo, el balance entre vida personal y profesional, etc., que influyen en el ambiente laboral.

Para ser más precisos, y potenciar tu equipo de trabajo, procura hablar directamente con los trabajadores, encuestarlos anónimamente si es necesario y así darte cuenta de que cosas arruinan el ambiente o que puedes hacer para mejorar el que ya existe.

5 Estrategias para formar equipos de alto rendimiento

Finalmente, tenemos que definir cómo formar estos equipos. Claro, estamos conscientes de que en la teoría todo es muy sencillo, pero en la práctica los obstáculos se ven más grandes. Sin embargo, también estamos conscientes de que las próximas estrategias pueden ser claves para dar los primeros pasos en el desarrollo de un equipo de alto rendimiento. 

1. Escoge bien a tu personal 

Para esto se requiere tener una idea clara sobre el tipo de cultura que va a tener la empresa, el tipo de perfil técnico como personal de los miembros del equipo. Muchas organizaciones tienen problemas internos simplemente porque no seleccionan a las personas adecuadas para el trabajo adecuado y el equipo adecuado.

Lo mejor que puedes hacer es establecer parámetros verificables de selección de personal que permita que el equipo de trabajo funcione con una base previa, de lo contrario tendrías que invertir mucho tiempo en moldear, formar y organizar a las personas.

Ten en cuenta que tu personal también tiene que ser diverso, aportar diferentes puntos de vista y provenir de diferentes experiencias. 

2. Aprecia y motiva a tu equipo

Si lo que transmites a tu equipo de trabajo es una percepción de decepción, de quejas continuas y de insatisfacción, vas a matar la productividad y el ánimo de tu equipo, eso es seguro.  Por eso, antes de motivar, trata de apreciar a tu equipo, de lo contrario, será un intento hipócrita por transmitir algo que no valoras.

Las personas esperan ser valoradas, animadas, felicitadas y reconocidas por su trabajo bien hecho. Y cuando lo reciben están altamente motivados, lo que dará mejores resultados.

3. Gestiona bien el tiempo

Evita reuniones inútiles, tiempos muertos, y conversaciones sin sentido. El tiempo vale oro, y esto lo sabe cada miembro del equipo. Establece desde el inicio que las reuniones laborales deben ser puntuales y con finalidades claras.

4. Mantén una buena comunicación

Dentro de los parámetros de una estrategia de comunicación efectiva, tienes que tener en cuenta la comunicación interna. Vale la pena esforzarte para que esta sea clara, diversa y funcional. 

Para ello será necesario que establezcas políticas de comunicación efectivas, manejes un software de comunicación interna (como Ghazal App), y estimules la interacción entre los miembros del equipo.

5.  Siempre prioriza los objetivos

Ningún equipo puede ser de alto rendimiento si no prioriza los objetivos, estos a su vez deben ser medibles y realistas en el tiempo (objetivos SMART), y ponerlos como el foco hacia donde deben dirigir su trabajo.

Bonus: aumenta la productividad de tu equipo con tecnología

Las herramientas digitales ayudan en gran medida en la formación de equipos de alto rendimiento. Ghazal App está diseñada especialmente para agencias digitales y freelancers, de modo que puedan alcanzar una mayor productividad de mano con sus clientes y con proyectos en conjunto.

Prueba con tu equipo este software de productividad y gestión de proyectos. 

¡Y conviértanse en un equipo de alto rendimiento!

Los roles en el trabajo en equipo

Los equipos no son una masa uniforme de personas, hay distintos roles en el trabajo en equipo que hace que funcionen de una manera coherente y eficiente. En cierto sentido todos reconocemos esto de manera implícita, pero para sacarle verdadero provecho es necesario saber distinguir y aplicar debidamente estos roles.

Cuando conozcas estos roles, sabrás identificarlos en las diferentes partes de tu equipo, verás cuales son las personas que más encajan en cierto tipo de rol, y como potenciar a estas personas para que contribuyan más y mejor en un equipo de trabajo de éxito.

Si quieres aprender de esto y mucho más, tienes que leer este artículo de principio a fin. Pero, antes que nada…

¿Qué son los roles en el trabajo en equipo?

Un rol, en un equipo de trabajo, es la función que una persona desempeña dentro de la estructura y dinámica de un equipo. Esto, al mismo tiempo, determina formas concretas de comportarse, expectativas que debe cumplir dentro del equipo de trabajo y que se ejecuta con cierto grado de independencia del resto del equipo.

Así, el rol de líder, puede ser el de tomar decisiones, animar a otros y gestionar globalmente un proyecto. Pero muy distinto sería el rol del investigador, el cual debe buscar datos objetivos, encuestar personas y distribuir la información a la parte interesada.

Los 3 tipos de roles en el trabajo en equipo

Los roles en un equipo son esenciales, no solamente en los equipos de trabajo sino en cualquier tipo de equipo. Pero, ¿Cuáles son los roles en los equipos de trabajo? A continuación, te describiremos cuales son los tres roles esenciales (con sus otros tres subtipos) que todo equipo de trabajo debe tener. Así, según el modelo de Belbin, son los siguientes:

1. Roles de acción:

Los roles de acción son aquellos que cumplen una función ejecutiva, que como su nombre lo indica están orientados a la acción y por consecuencia a los resultados. Estos roles pueden dividirse en tres:

• El finalizador: es el encargado de que las tareas se hagan (finalicen) conforme a los criterios de calidad necesarios, suele ser crítico y perfeccionista.
• El implementador: es aquel que toma las ideas transmitidas y las transforma en actos concretos y medibles, es disciplinado y muy eficiente.
• El impulsor: se caracteriza por un ánimo abrasador, en términos negativos, puede llegar a ser estresante para el resto del equipo. En términos positivos, tiene muchísima iniciativa y suele ser un impulso para el resto.

Estos roles, como habrás notado, se caracterizan porque son observables y en la mayoría de las ocasiones medibles. Están llenos de conductas claras y bien definidas.

2. Roles sociales:

Los roles sociales, a diferencia de los roles de acción, se caracterizan por mantener el contacto del grupo con las partes exteriores o interiores, sean clientes, la alta gerencia de un departamento en concreto, o entre los mismos integrantes del equipo.

Estos roles son los siguientes:

• El coordinador: suele ser una persona que demuestra claridad de pensamiento y madurez, dedica sus esfuerzos en coordinar tareas, personal y recursos de modo que aumente la eficiencia de los esfuerzos del equipo de trabajo.
• El investigador de recursos: suele ser alguien que es bastante extrovertido y comunicativo, es perfecto para buscar recursos fuera del grupo y traerlos para que el trabajo sea más eficiente.
• El cohesionador: amigo de todos, vela porque el clima laboral se mantenga cálido, por eso es todo un diplomático y coopera con todos, aunque a veces puede llegar a ser un tanto indeciso.

Estos roles velan para que la sociabilidad del grupo, tanto interna como externamente, funcione de tal modo que la comunicación y la ejecución de tareas se lleve al máximo nivel. Estos miembros suelen ser muy buenos en la comunicación efectiva para equipos.

3. Roles mentales:

Los roles mentales, a diferencia de los dos primeros, cumplen funciones esencialmente cognitivas: creatividad, pensamiento crítico, análisis, proyección, etc. Estos aportan valor a través de una actividad racional, generando ideas, perfeccionando tareas y encontrando soluciones a problemas complejos.

Estos, al igual que los dos primeros, pueden dividirse en tres:

• El monitor evaluador: basa sus observaciones en un pensamiento estratégico, tiene la capacidad de contemplar varias opciones al mismo tiempo y considerar cual es el mejor camino a tomar.
• El cerebro: es la persona que genera ideas creativas de altísimo valor para el equipo, a veces puede llegar a cambiar absolutamente todo y dar con soluciones impensables.
• El especialista: esta persona tiene conocimientos específicos del área de trabajo del equipo, es un investigador nato y siempre aporta información calificada para el trabajo.

Estos roles evidencian su valor no por sus acciones concretas, o porque socialicen con otros, sino por la información que aportan. Esta, a su vez, hace que el equipo pueda tomar decisiones sabias, fundamentadas y, a veces, cargadas de creatividad. Algo que todo equipo necesita.

¿Cómo asignar roles en un equipo de trabajo?

Después de conocer cuales son los roles en un equipo de trabajo, debes asignar estos roles de manera adecuada. Pero, ¿Cómo asignar roles en tu equipo de trabajo? He allí el verdadero problema.

Antes que nada, debes tener en cuenta diferentes factores para poder determinar cual debe ser el rol de una o varias personas en un equipo de trabajo. Debes comprender debidamente cual es el rol que se necesita cubrir dentro del equipo, ver cuales son los requerimientos particulares y, luego, evaluar objetivamente cuales son las personas que podrían cumplir con ese rol.

En este sentido debes tener en cuenta factores como:

• Conocimiento.
• Experiencia.
• Habilidades.
• Potencial.
• Inteligencia.
• Personalidad.
• Gustos.
• Integración.

Algunas veces se toman malas decisiones porque toman uno de estos factores por encima del otro, cuando deberían balancearse en su justa medida y conforme a las necesidades de la organización. Por ejemplo, puedes llegar a pensar que alguien es adecuado para un cargo por su experiencia, pero, si lo que estás haciendo es muy innovador, más que experiencia, requerirás creatividad y facilidad al cambio (algo que las personas con mucha experiencia a veces carecen).

Si quieres ir más allá, y aplicar un test profesional, puedes ingresar a la página oficial de Belbin en español, allí ofrecen un cuestionario online y te devuelven un informe personalizado. Solamente debes contactarte con ellos y te harán llegar los requisitos.

Esperamos que este artículo haya arrojado luz sobre tu equipo, puedan llegar a ser más eficientes en su trabajo colaborativo.

Aprende a desarrollar la comunicación efectiva en un equipo de trabajo

No todo lo que transmite comunica. Y en la comunicación efectiva en un equipo de trabajo es una verdad que todos conocemos, hasta el punto que la frase “problemas de comunicación” ha aparecido en algún punto en cualquier equipo de trabajo.

La realidad es que, aunque constantemente estamos comunicándonos, no significa que sepamos hacerlo bien, en especial cuando se trata de la comunicación asertiva en equipos de trabajo. Las tareas del día a día pueden ser complejas y difíciles de explicar, y a mayor dificultad mayor probabilidad de comunicarse de una manera inadecuada.

En este artículo te mostraremos cómo solucionar, identificar y potenciar la comunicación en tu equipo de trabajo, en definitiva, cómo establecer una comunicación efectiva en tu equipo de trabajo que aumente su productividad y contribuya al avance de tu negocio. 

Problemas de comunicación en equipos de trabajo

Antes de desarrollar la comunicación efectiva en un equipo de trabajo es necesario, antes que todo, identificar los posibles problemas con los que te encuentras. Los problemas de comunicación pueden presentarse por distintos motivos, dependen de las características propias del medio, la cultura y el lenguaje, entre otras cosas. 

En este sentido, lo primero que debes hacer es una descripción del problema, tratando de que esta sea lo más imparcial posible y que al mismo tiempo sea exhaustiva en la medida. 

Cuando tengas esas observaciones analiza cuáles son los elementos del problema, y toma nota acerca de ellos. Profundiza en el problema. Este punto es el más importante, si no das con una buena descripción del problema no podrás encontrar una solución acertada.

Algunos de los problemas que se presentan normalmente en los equipos de trabajo en torno a la comunicación son: 

• Ausencia de políticas de comunicación eficiente: no hay un plan de comunicación que permita a los equipos gestionar la información de manera adecuada. 
• Líneas deficientes de comunicación con los jefes: la información dentro de las diferentes líneas de mando llega incompleta o de manera incompetente, generando distintos tipos de problemas en la ejecución de las tareas.
• Manejo de la información inadecuada: la información se desfragmenta de un lado a otro por el manejo inadecuado, de modo que cuando llega a las personas interesadas del equipo, termina siendo una versión distorsionada del mensaje original.
• Formatos incorrectos: asuntos importantes son tomados a la ligera, o asuntos de poca relevancia se les da mucha importancia, al igual que los comunicados son llevados a través de medios y formatos que nos favorecen la transmisión y la recepción del mensaje.
• Pésimo ambiente laboral: el hombre es un ser emocional, de modo que cuando se encuentra dentro de un ambiente tenso y difícil de disfrutar la comunicación, inevitablemente, se ve afectada de manera negativa.

Según la naturaleza del problema con que te encuentres, debes aplicar ciertas medidas para mejorar la comunicación en tu equipo de trabajo. Por eso, en nuestro siguiente punto, vamos a darte una serie de consejos para que los soluciones. Poner en práctica estos consejos harán que tu equipo mejore muchísimo, incluso, si no tienes ningún problema evidente.

Cómo solucionar los problemas de comunicación en tu equipo de trabajo 

Una vez determinado cuáles son los problemas que presenta tu equipo, es hora de empezar a aplicar las soluciones. Te darás cuenta que algunas son bastante evidentes, pero no por eso son fáciles de aplicar. La constancia y la disciplina, como en muchas otras cosas, es la clave.

Desarrolla habilidades de comunicación y trabajo en equipo 

Es necesario que tú y tu equipo desarrollen habilidades de comunicación que sean útiles para tu agencia digital, empresa o equipo de trabajo. Sin las habilidades adecuadas, desarrolladas individualmente, no mejorarán de forma grupal. Si quieres potenciar el trabajo de tu equipo, debes llevarlos a desarrollar estas habilidades.

Pero, ¿Cuáles son estas habilidades? Veamos algunas de ellas: 

• Escuchar de forma activa: esta es la capacidad de prestar atención al 100% sin perder información importante, y esto no solamente está presente en las comunicaciones audibles sino en toda comunicación. La escucha activa se evidencia cuando podemos prestar atención absoluta sin distraernos y, si ocurre, pedir que se retome el punto donde se pierde la atención.
• Capacidad de analizar: esta es la capacidad de entender lo que se escucha activamente, detallando cada idea y aspecto del mensaje. La capacidad de análisis se encuentra en que al recibir la información tal persona puede comprenderla cabalmente, de modo que tome decisiones basadas en ella.
• Empatizar: la empatía, como una virtud humana, es la capacidad de colocarse en la posición de otros, de modo que pueda haber una comprensión racional y emocional del mensaje. El gran beneficio de la empatía en un equipo de trabajo, es que facilita la libre expresión de todos los miembros.
• Respetar la opinión de otros: se trata de no arremeter ni ridiculizar las opiniones de otras personas, sean contrarias o no, de modo que los miembros del equipo se sientan apreciados y libres de expresarse.
• Expresarse con claridad: es la capacidad de expresarse con sencillez, pero al mismo tiempo con sentido, de modo que el receptor pueda comprender con toda facilidad el mensaje presentado.
• Expresión no verbal: son los mensajes que transmitimos con nuestro rostro, postura y forma de movernos al momento de comunicarnos.

Estas habilidades pueden estar en una medida diferente en tu equipo, algunos problemas pueden presentarse si no se tiene claridad en lo que se expresa, si la expresión no verbal no es adecuada o simplemente no se analiza la información. 

Identifica en ti mismo y en tu equipo cada una de estas habilidades y dales una puntuación del 1 al 10. Es más, ¡Puedes hacerlo con todo tu equipo! Cuando veas el resultado, podrás saber en qué debes trabajar.

Identifica los tipos de comunicación que puedes aplicar a tu equipo

Existen diferentes tipos de comunicación en los equipos de trabajo. No es lo mismo cómo se comunica un equipo de un call center a un equipo de desarrollo, y no me refiero al lenguaje técnico o las costumbres generacionales, me refiero a que la comunicación eficiente puede tener diferentes formas dependiendo de distintos contextos.

• Comunicación unidireccional: es el tipo de comunicación donde habla una sola persona y el equipo escucha, es la que está presente en los discursos de parte de los supervisores y líderes de equipo. 
• Comunicación según el canal: es el tipo de comunicación que depende del medio, por ejemplo, una reunión por Zoom, una llamada telefónica, o un mensaje escrito por algún medio digital. Este tipo de comunicación generalmente tiene su propio desarrollo y características, y depende de diferentes elementos para ser eficiente.
• Comunicación según el objetivo: la comunicación por objetivos es una de las más eficientes, se centra en determinar el mensaje y el proceso de comunicación conforme al objetivo. De esta manera, hay distintos tipos de objetivos: enseñar, animar, organizar, ejecutar, perfeccionar, corregir, etc. Este tipo de comunicación pone al equipo centrado en un mismo punto y concentra las conversaciones en torno a ello hasta resolverlo.

Al día de hoy los equipos de trabajo frecuentan con estos tipos de comunicación, necesitan que sus líderes se dirijan a ellos, utilizan variados canales digitales y, sobre todo, mantienen conversaciones centradas en objetivos.

Si quieres mejorar tu comunicación en equipo debes practicar y perfeccionar estos diversos tipos de comunicación. Si eres el líder de tu grupo, puedes aprender a dar breves discursos para incentivar a las personas, al igual que puedes aprender a utilizar diferentes medios para mantener a tu equipo conectado, o puedes trabajar en tu equipo para que tengan conversaciones centradas en los objetivos de la empresa.

Desarrolla políticas de comunicación asertivas

La comunicación asertiva en equipos de trabajo ayuda a que la información fluya bajo criterios de calidad y claridad bien establecidos. Las políticas de comunicación asertivas deben ser desarrolladas por la parte directiva, estableciendo criterios en los que debe manejarse la información, cuáles son los canales usados, como usarlos y las consideraciones generales y particulares para llevarlos a cabo.

Debemos aclarar que las políticas de comunicación pueden ser muy sencillas, tácitas, o complejas. Todo depende de lo que quieras realizar y el tipo de organización que manejes. Normalmente, en equipos de 8 a 10 personas, las políticas son puntuales y sencillas.

Si vas a elaborarlas, establece bien tus objetivos y haz una lluvia de ideas de aquello que consideras más importantes, y plantéate cómo establecer una serie de normas y criterios que deben llevarse a cabo en la comunicación del día a día de tu equipo.

Bonus: algunos trucos para mejorar la comunicación en tu equipo de trabajo 

Para terminar de perfeccionar la comunicación en tu equipo de trabajo, te regalamos estos 4 consejos adicionales:

1. Aplica el rapport: el rapport es una técnica de escucha activa en la cual repites el discurso o partes importantes de él para asegurarte de que entiendes bien el mensaje. Esta técnica es muy usada en los call centers así que es eficiente para no distorsionar la información en tu mente. 
2. Utiliza historias y ejemplos: si es posible, utiliza ejemplos e historias para clarificar el mensaje. Llena tu discurso de imágenes y cosas relevantes que hagan que los oyentes entiendan todo a la perfección.
3. Procura recibir un feedback de lo que dices: si el tipo de comunicación lo permite, trata de recibir una respuesta de lo que has dicho, esto te mostrará si has sido claro y hará que el mensaje se profundice por las partes involucradas.
4. Utiliza Ghazal App para la gestión de proyectos: nuestras tarjetas de tareas tienen la posibilidad de volverse un chat enfocado a esa tarea, allí puedes mantener una comunicación directa por tareas y gestionar la información de cada parte del proyecto con facilidad.

Como habrás percibido la comunicación efectiva en un equipo de trabajo no es una tarea sencilla, tiene muchas partes y distintos tipos de cuestiones que se deben trabajar para mantener la comunicación en perfectas condiciones. Por eso, sé paciente y trabaja poco a poco. En su debido tiempo tus esfuerzos darán el fruto de un equipo bien coordinado y con una comunicación efectiva de lujo.

Cómo asignar tareas en un equipo de trabajo

Aprender a como asignar tareas en un equipo de trabajo es una labor de suma importancia. Sin esto se pierde mucho dinero, tiempo y esfuerzo, el personal es utilizado de manera inadecuada y los objetivos no se alcanzan, lo que a largo plazo significa pérdidas desastrosas.

El problema radica en que la asignación de tareas parece, al menos para algunos, algo de poca importancia, algo que se puede hacer sin mucha ciencia ni observación. Esto es un error. 

Es en los pequeños hitos de la gestión de proyectos donde se encuentra la clave del éxito.

Por eso, en este post, te estaremos mostrando las mejores claves para que aprendas a como asignar tareas a un equipo de trabajo y cómo aumentar tu productividad laboral. 

¡Empecemos!

Proceso dentro de la asignación de tareas para equipos

Al momento de asignar las tareas es necesario ponerlas en el contexto general de la gestión de proyectos, hacer un diseño o esquema de las fases, y las metas y objetivos que se pretenden alcanzar. De este modo, puedes asignar las tareas bajo la comprensión de un todo coherente.

Podríamos detallar esto en 3 simples pasos:

1. Desarrollo de los objetivos del proyecto. 
2. El desarrollo general de las fases del proyecto. 
3. Asignación de tareas al equipo de trabajo. 

Cabe destacar que una vez asignadas las tareas será necesario monitorearlas. Si en el proceso notas que la tarea no está siendo cumplida de manera adecuada, debes replanteártela nuevamente. Pero, para evitar esto, te damos una serie de consejos. 

5 consejos para aprender a cómo asignar tareas en un equipo de trabajo

En muchas ocasiones asignar tareas a un equipo, departamento o alguna persona, es algo más o menos complicado. No hay asignaciones en la universidad para hacerlo, y puede que tampoco se haya inventado alguna metodología para ello.

Aun así, todos sabemos que la forma y la estructura con que se plantean las tareas repercute de forma innegable sobre su ejecución. Y, si cada tarea se asigna mal, (como si de una fila de dominós se tratará), todo saldrá mal, ya que cada acción y proceso es importante.

Nosotros no nos hemos inventado ninguna metodología (al menos no aún), pero sí creemos que hay 5 consejos específicos que debes tener en cuenta al momento de asignar tareas a tu personal o equipo de trabajo.

1 – Tomate un tiempo para pensar sobre la tarea

Es muy fácil escribir de manera apresurada todo lo que se necesita y, después de haber culminado, o justo en medio del proceso, recordar que hay algunas características, no poco importantes, que debiste incluir en la descripción o en el checklist.

Básicamente tienes que aplicar 3 pasos: 

1. Trata de escribir, libremente, todo aquello que creas necesario o requerido de la tarea.
2. Luego redacta un borrador dándole mayor forma. 
3. Después, tómate tu tiempo para analizarla y corregirla.

Si no tienes apuro, trata de dejarla reposar y, luego de un par de horas, o tal vez un día completo, vuelve a leerla. Esto ayuda a que puedas ver con nuevos ojos aquello que escribiste y te des cuenta de lo que sobra o lo que falta.

Una cosa más: piensa y considera muy bien a quien pones en esta tarea. La clave de la comunicación se encuentra en saber quién es el receptor, y si estás trabajando en equipo es necesario que consideres como describir la tarea de una manera tal que le sea fácil de procesar, reducir el tiempo en preguntas adicionales, y lograr que las personas que se le ha asignado la tarea se ponga manos a la obra una vez terminada la lectura.

2 – Escribe muy bien, no guardes información y comunica con claridad

Tienes que ser muy claro en cuanto a que es lo que requieres de la persona a quien le vas a asignar la tarea. No, nunca des nada por sentado. Si es necesario explica el contexto, algo como: está pasando esto (explicación del contexto), y se necesita esto (requerimiento), para llegar a esto (objetivo).

Recuerda que puedes hacer uso de ejemplos, referencias y otros elementos con libertad con la finalidad de ser lo más claro posible.

También coloca un tiempo prudencial para que la tarea pueda ser llevada a cabo. Trata de informarte del flujo de trabajo de la persona asignada y considera muy bien la flexibilidad. Si la tarea es de prioridad alta, asegúrate de que la persona lo ha entendido bien y porque…

3 – Utiliza un checklist en cada tarea

Los checklist son una maravilla, ya que esto ayuda a dividir la tarea en distintas partes. De hecho, cuando terminas la tarea y das clic en “terminado”, puedes llegar sentir una clase de cosquilleo, una satisfacción intrínseca que significa “avancé” ¡Y eso vale oro en cada tarea!

Cuando aplicas esto, logras que tu compañero de trabajo pueda contemplar las partes de la tarea, saber por dónde comenzar, cuando hacerlo, e identificar cuál es la mejor manera para lograr los objetivos.

Esta herramienta hace que la perspectiva de la tarea sea más estructurada, y, por tanto, la comprensión de las partes ayude a que el entendimiento del todo sea más claro.

4 – Sé muy claro en los objetivos y en lo que deseas lograr

Di cuál es el propósito de tu tarea, qué función cumple, cuál es su importancia y que esperas recibir. Siendo claro en esto, le ayudas a la persona o a tu equipo a saber que esperas, y también le transmites una imagen más clara sobre la asignación.

Algunos ejemplos:

• Si es un diseño puedes adjuntar uno o varios ejemplos de lo que se espera recibir.
• Si es una tarea muy general, específica para qué se necesita.
• Si el objetivo es medible, indica exactamente cuál es el número que quieres alcanzar.
• Si la asignación tiene parámetros adicionales para la comprensión de los objetivos, explícalos en detalle.

A través de esta práctica no solamente vas a poner el objetivo en la mira, sino que también vas a presentar un reto en cada asignación. Es por esto que tienes que asegurarte que los objetivos sean realistas, alcanzables y optimizados para la persona a quien se le coloca.

Y cuando se alcancen los objetivos recuerda felicitar por los logros.

5 – Siempre pide feedback

Lo peor que puedes hacer es mantener una comunicación unilateral. Pídele a la persona encargada o al equipo de trabajo que te indiquen que les parece la tarea. Pregúntales: si les quedan dudas, si se ha entendido bien la asignación y si necesitan algo para cumplir con la labor.

Una vez que recibas el feedback podrás hacer los ajustes pertinentes, aprender para la próxima ocasión y aumentar la productividad de tu equipo.

Recuerda que esto es algo que se va construyendo, ladrillo a ladrillo, a través de buenas prácticas, políticas de comunicación asertivas y el contacto humano. 

En la medida que vayas avanzando irás observando los puntos claves, y a medida que observes, aprendes. Luego podrás aplicar con más facilidad.

Utiliza un software de asignación de tareas

La asignación de tareas puede ser un trabajo muy sencillo cuando cuentas con el software adecuado para ello. En Ghazal App puedes crear tareas en cada proyecto y asignar a tus colaboradores con mucha facilidad, a estos les llegará una notificación para que puedan visualizarla y estar al tanto de ella. 

En caso de que tengan una duda pueden enviar preguntas y comentarios en esa asignación, de modo que profundicen en ella, estén claros y, por tanto, tener mayores probabilidades de éxito en el cumplimiento de la tarea.

¿Te interesa probar nuestro software de gestión de proyectos? 

¡Ingresa a este link y comienza a asignar tareas con un software profesional para ello!

Todo lo que debes saber sobre una Agencia Digital

Una agencia digital es una empresa encargada de crear estrategias, un lugar donde las ideas son transformadas para generar engagement entre un cliente y su público objetivo.

Las agencias son un canal invisible entre una marca y el cliente final.

Cuentan con una estructura multidisciplinaria enfocada en  administrar contenidos, investigar nichos, gestionar redes, conocer la competencia de cada marca, segmentar sus clientes y hacerle llegar los mensajes a las audiencias adecuadas.

Si deseas conocer más sobre cómo se conforma una agencia, cuales son las cualidades y las herramientas necesarias para gestionarla, en este post aprenderás, de una forma resumida, todo lo necesario.

¿Quiénes forman parte del equipo multidisciplinario de una agencia digital?

Las agencias digitales suelen tener dentro de sus equipos diferentes profesionales tanto en el área de comunicación y programación, como en el área de diseño. Estas son algunas de las posiciones dentro de las agencias digitales:

1. Social Media Manager o  Marketing Manager: es el encargado de liderar todos los proyectos y estrategias de marketing, es el responsable de engranar y hacer que fluya todo el equipo de manera eficiente y proactiva.
2. Diseñador creativo: responsable de las imágenes de cada contenido.
3. Community Manager: creador de contenido y responsable de la gestión de redes sociales, al igual que de dar respuesta a cada usuario en las redes, responde directamente al Social Media Manager y trabaja de la mano con los diseñadores gráficos. En muchos casos se encarga de las cuentas publicitarias del cliente (Facebook Ads y Google Ads), y realiza los reportes estadísticos de cada red social.
4. Digital Content Manager:  coordina los contenidos con el copywriter y community manager, evalúa la planificación y cronograma de contenidos, es uno de los encargados de los contenidos de las páginas webs, específicamente los blogs.
5. Copywriter: son personas muy creativas con respecto a la redacción, tienen todas las herramientas para crear anuncios persuasivos que atraigan y fidelicen a los clientes, debe trabajar en conjunto con el resto del equipo.
6. Project Manager: es el encargado de hacer seguimiento a todos los proyectos, que las estadísticas estén acorde a los objetivos propuestos para lograr los acuerdos con los clientes
7. SEO/SEM: es la persona que configura las cuentas en redes sociales y páginas webs para que sean fácilmente encontradas de manera orgánica, utilizando técnicas y herramientas de SEO localización, también aplica estrategias SEM para que así las marcas puedan estar de primero en los buscadores de manera paga a través de palabras claves de interés. 
8. Developer: estas personas se encargan de desarrollar los programas webs y configurar las páginas con la finalidad de que todo esté funcionando de manera óptima. 

El proceso de selección de los puestos de trabajo para conformar una Agencia digital conlleva  varias reuniones planificadas. Se busca seleccionar personal preparado para el cargo, con diversas habilidades y destrezas que ameritan el trabajar para una agencia digital.

Los cargos son bastante exigentes, ya que la reputación y logros de dicha agencia están involucrados directamente con el esfuerzo y el talento de cada uno de los profesionales que la conforman. 

Es importante entender que el factor humano es determinante para alcanzar los objetivos trazados con cada una de las marcas y clientes. Lo que nos lleva a nuestro siguiente punto.

7 Cualidades que debe tener todo profesional en una agencia digital

En las agencias digitales se viven muchas situaciones que requieren tener una serie de cualidades, sin estas la productividad y rentabilidad se verán afectadas. 

1. Manejar el estrés 

Primero que nada,  y sin ánimos de desalentar a los profesionales que aspiren trabajar en una agencia de marketing, los profesionales de las agencias deben ser capaces de manejar niveles altos de estrés y estar dispuestos a realizar cambios de acuerdo a las solicitudes del cliente, o al menos porque los resultados de las métricas así lo exigen.

2. Capacidad de análisis multifacético

Es necesario poder analizar los diferentes eventos que se suscitan alrededor de una marca, es decir, poder ver cada cosa en torno a la marca desde diferentes perspectivas, tanto como un fan, un espectador, o como lo haría un hater, tratando de entender sus razones.

Para el buen manejo de las redes sociales se debe conocer todo lo que sucede en torno a la marca y saber manejar cada momento de crisis de manera que la persona que reclama se sienta atendida aunque no reciba la respuesta deseada.

3. Comunicación asertiva

La habilidad de comunicarse asertivamente es primordial dentro de una agencia, cada uno de los procesos depende de los medios y canales de comunicación que se utilicen. Por lo general, cada agencia tiene un decálogo para la comunicación, situación que ayuda mucho a cada uno de los profesionales de la agencia.

4. Tener una actitud adecuada

Actitud, una palabra que está muy relacionada con el comportamiento y capacidad de respuesta ante las frustraciones y niveles de estrés.

Se espera que un profesional involucrado en el área del marketing digital siempre vea lo positivo de las crisis, y conjuntamente con los diferentes compañeros de trabajo estimule el crecimiento y desarrollo de actitudes positivas y proactivas.

5. Confianza en la gestión

Cada estrategia que se implemente dentro de una agencia está relacionada con un plan de marketing, por lo que cada uno de los empleados deben estar completamente convencidos que su gestión será un éxito.

6. Empatía con todos

La empatía con el cliente o con el equipo es primordial para poder reflejar confianza y liderazgo al momento de engranar cada una de las etapas de planificación y ejecución de un proyecto de marketing digital.

Todos los integrantes que conforman una agencia digital deben ser empáticos y dar respuestas a cada situación que lo amerite, no debe haber espacio para la venganza, el orgullo o “cobro de cuentas pendientes” por alguna diferencia de opinión.

7. Liderazgo 

Esta habilidad es la que le permitirá a cualquier miembro dirigir en su momento la agencia por pura meritocracia. Esta cualidad  permite que muchos procesos puedan ser ejecutados sin ningún problema, ya que siempre habrá un líder que propicie la armonía y búsqueda de soluciones. 

Los líderes deben ser personas que con su actitud dan el ejemplo y son referencia de disciplina y autonomía.

Herramientas digitales con las que debe contar una agencia digital

Toda empresa debe ofrecerles a sus empleados las herramientas necesarias para que puedan ejecutar sus actividades. 

Para diseños, se debe contar con aplicaciones pagadas para uso de material audiovisual con la máxima calidad. Programas con credenciales como Photoshop, Illustrator, Autocad, Office y otras más sencillas, pero que se les puede sacar mucho provecho, como Canva, Envato Elements, Crello, Pexel y PickMonkey, son necesarias para realizar el trabajo.

Para creación de contenido, seguimiento de métricas, una de las herramientas más utilizadas para los informes mensuales es Metricool. Y para el seguimiento de la competencia es importante utilizar BuzzSumo.

De igual manera, es importante contar con generadores de palabras claves y hashtag. 

Igualmente, es necesario contar con herramientas óptimas para la comunicación en equipo como Zoom, que les permita tener reuniones sin interrupciones o tener webinars para sí mismos y sus clientes. 

Pero, las herramientas más importantes, y que no deben faltar a ninguna agencia, son las herramientas de planificación y organización, en especial aquellas aplicaciones que propicien una mejor comunicación asertiva, al igual que la gestión y atención de los clientes.

Ventajas del trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo ha adquirido mucha importancia como forma de organización en múltiples empresas. El trabajo colaborativo o cooperativo es una manera de trabajar que consiste en que cada integrante realiza una parte del proyecto. Es cierto que presenta algunas desventajas y que son muchas las herramientas que se pueden utilizar para llevarlo a cabo. Pero también presenta diferentes ventajas, tanto a nivel grupal como a nivel individual.

 Ventajas grupales del trabajo colaborativo

El proyecto final es el testigo fiel de los beneficios que trae este modo de trabajo. Las ventajas de ella son principalmente en equipo:

• Trabajo multidisciplinario. La combinación de múltiples perfiles hace que el resultado final del proyecto cuente con variadas perspectivas. Produciendo contenido es así de más calidad.
• Mejores resultados y toma de decisiones. Cuando se colabora es posible cubrir las debilidades individuales, haciendo que los resultados y las decisiones sean más eficientes.
• Mejores soluciones, más exactas, creativas y fiables. Las decisiones cuando cuentan con varias formas de pensar pueden llegar a ser más seguras.
• Fomenta la interacción. Por medio de este trabajo se nutre las relaciones personales entre los miembros del grupo y se vive la experiencia del compañerismo, lo que a su vez trae amplios beneficios a las organizaciones.
• Impulsa la comunicación. Al colaborar obliga a las partes a mantener una buena comunicación, ya que sin ella sería imposible realizar los proyectos, esto hace que se desarrolle de forma obligatoria por la misma implicación del trabajo.
• Interdependencia positiva. Los integrantes se necesitan mutuamente, lo que ayuda en la conciencia del trabajo del equipo como un todo coherente, sin caer en una dependencia negativa.
• Permite realizar procesos en paralelo. Lo interesante del trabajo colaborativo es que genera una productividad de resultados extraordinaria, donde cada quien realiza procesos interdependientes y paralelos.
• Mayor productividad y satisfacción. El trabajo colaborativo genera una mayor motivación de parte de los integrantes.

Ventajas individuales del trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo también tiene beneficios para cada uno de los integrantes en la generación de conocimientos:

• Responsabilidad individual. Cada uno de los integrantes del equipo se ve a sí mismo como una pieza fundamental de los procesos. Esto hace que valore su propia aportación, aunque también existan distintas responsabilidades en conjunto.
• Favorece las habilidades personales y de grupo.
• Potencia el auto-aprendizaje y destrezas de auto-descubrimiento. En el proceso pueden desarrollarse y buscar formas de generar mejores y mayores resultados.
• Sentimiento de seguridad. El sentido de aislamiento a través de un trabajo completamente individualista genera inseguridad. El individuo al participar en el trabajo colaborativo desarrolla un mejor sentido de seguridad.
• Impulsa el pensamiento crítico. Sobre todo, el pensamiento auto-critico, para así lograr el desarrollo del proyecto y del equipo.
• Mayor interés de los integrantes. Se deja de pensar en uno mismo y se piensa de forma cohesionada.

Estas son las múltiples maneras como beneficia el trabajo colaborativo a equipos e individuos. Dicho trabajo se ha expandido en diferentes aspectos, dando apertura a nuevas formas de mercados o de funcionalidades ilimitadas a través de plataformas digitales como la nuestra.

Al llevar este trabajo a entornos digitales trae mayores retos y dificultades, pero también una oportunidad de expansión de negocios nunca antes vista.

10 Cosas que hacer para mejorar el trabajo en equipo

Aprender que hacer para mejorar el trabajo en equipo es fundamental en el desarrollo y dirección de equipos. Velo de la siguiente manera: si un trabajador tarda 1 hora en realizar una tarea ¿Cuánto tardarían 2? Lógicamente deberían tardar 30 minutos. Pero cuando el trabajo se ejecuta en equipo, los esfuerzos aplicados a una tarea se multiplican, se disminuye el tiempo requerido para ejecutar la tarea y se aumenta la eficiencia de los resultados.

El trabajo en equipo, por medio de metas, es lo más beneficiosa para cualquier organización. No solamente porque sea más sencillo, sino que también represente una mejor manera retener el talento dentro de tu organización y cultivar un entorno laboral provechoso.

No importa el giro ni el tamaño de tu empresa, puedes implementar esta estrategia exitosamente. A continuación, te mostramos 10 consejos para dejar de trabajar en grupos o por individuos y empezar a crear equipos de trabajo que funcionen como una orquesta:

¿Qué hacer para mejorar el trabajo en equipo?

1. Construye confianza

La confianza es el recurso principal para construir el trabajo ene equipo. Trata de impulsar un ambiente donde todos se conozcan mutuamente, en especial que conozcan las habilidades y destrezas que tienen sus compañeros, que entiendan el rol tan importante en la organización y puedan comprender como ayudarse mutuamente.

2. Establece objetivos comunes

Para trabajar en equipo es necesario que los empleados tengan una misma visión, que sepan que hacer para mejorar el trabajo en equipo, que estén buscando las mismas metas y objetivos. Para esto es importante que comuniques correctamente la misión y la visión, y que diseñes metas que puedan trabajarse codo a codo, en contribución.

3. Crea un sentido de pertenencia

Es parte de la naturaleza humana el querer sentirse parte de algo: de una comunidad, familia o propósito. Cuando transmites esto a tus trabajadores logras cosas maravillosas.

Por eso, define que es lo que identifica a tu equipo, cuál es su propósito, fija valores y que haz que cada miembro se haga plenamente consciente del “engranaje” que es dentro del proceso del equipo.

4. Involucra a tu gente en las decisiones

No te aísles en la toma de las decisiones. Considera a tu equipo al momento de tomar una decisión, en especial si esa decisión va a afectar de alguna manera el ánimo o la manera de trabajar de ellos.

Si la decisión es transcendental, entonces tenlos en cuenta. Espera la retroalimentación de su parte y trata de tomar una decisión con la sabiduría de tu equipo.

5. Haz que haya un entendimiento entre las partes

Es muy fácil criticar o subestimar el trabajo de los demás cuando uno no lo conoce o no lo ha ejecutado. Por eso, crea empatía entre tus trabajadores. Si es posible, realiza ejercicios de rotación entre áreas. Así cada miembro sabrá en qué consiste la labor del otro y cómo puede ayudar a hacerlo mejor.

6. Motiva la responsabilidad y el compromiso mutuo

De vez en cuando debes medir la temperatura motivacional del equipo, y dar el impulso necesario cuando el momento lo requiera, en ocasiones tendrás que hablar personalmente con algún miembro y en otras será necesario entablar con todo el equipo.

Sobre todo, fomenta la mentalidad de equipo en esa motivación, sumada a la responsabilidad grupal que nadie piensa “ese no es mi trabajo” o “ese no es mi problema” cada quien debe velar por los otros.

7. Impulsa la comunicación

Trabajo en equipo es igual a comunicación en equipo. La única forma de que todos los miembros lleguen a ser una “orquesta” es que existan y se aprovechen los canales de comunicación de manera adecuada. Así cada uno sabrá que hacer para mejorar el trabajo en equipo.

Los equipos altamente efectivos se escuchan y retroalimentan constantemente. Son flexibles y dispuestos a cambiar conforme a la opinión valiosa y necesaria de los otros miembros del equipo.

8. Aprovecha la diversidad

Un equipo de trabajo homogéneo puede operar con eficiencia, pero sin mucha innovación. La diferencia, en cambio, está en un equipo diverso que, si bien puede generar dificultades en la integración, cuando se supera el reto significa un montón de oportunidades.

Trata de encajar cada persona en el equipo y el equipo a cada persona y el beneficio será grande.

9. Celebra los éxitos grupales

El trabajo individual y grupal es importante reconocerlo públicamente. Por lo que es clave que las recompensas se den por resultados en equipo. Cuando algo está bien, reúne a todos los implicados y agradéceles (elógialos) por su trabajo. Luego de la felicitación grupal, lleva esto a cada miembro del equipo.

10. Sé un líder

Todo equipo de trabajo necesita un líder que guie y fomente los esfuerzos, alguien que reúna los esfuerzos en un mismo punto y lleve el proyecto a nuevas alturas. Por ello, no te aísles como si fueras una clase superior de persona.

Se parte del equipo. Conoce bien a tu equipo y toma decisiones en consenso y considerando la posición que tienes como parte del equipo.

Así a través de estas 10 practicas sabrás que hacer para mejorar el trabajo en equipo.