Ventajas del trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo ha adquirido mucha importancia como forma de organización en múltiples empresas. El trabajo colaborativo o cooperativo es una manera de trabajar que consiste en que cada integrante realiza una parte del proyecto. Es cierto que presenta algunas desventajas y que son muchas las herramientas que se pueden utilizar para llevarlo a cabo. Pero también presenta diferentes ventajas, tanto a nivel grupal como a nivel individual.
Ventajas grupales del trabajo colaborativo
El proyecto final es el testigo fiel de los beneficios que trae este modo de trabajo. Las ventajas de ella son principalmente en equipo:
- Trabajo multidisciplinario. La combinación de múltiples perfiles hace que el resultado final del proyecto cuente con variadas perspectivas. Produciendo contenido es así de más calidad.
- Mejores resultados y toma de decisiones. Cuando se colabora es posible cubrir las debilidades individuales, haciendo que los resultados y las decisiones sean más eficientes.
- Mejores soluciones, más exactas, creativas y fiables. Las decisiones cuando cuentan con varias formas de pensar pueden llegar a ser más seguras.
- Fomenta la interacción. Por medio de este trabajo se nutre las relaciones personales entre los miembros del grupo y se vive la experiencia del compañerismo, lo que a su vez trae amplios beneficios a las organizaciones.
- Impulsa la comunicación. Al colaborar obliga a las partes a mantener una buena comunicación, ya que sin ella sería imposible realizar los proyectos, esto hace que se desarrolle de forma obligatoria por la misma implicación del trabajo.
- Interdependencia positiva. Los integrantes se necesitan mutuamente, lo que ayuda en la conciencia del trabajo del equipo como un todo coherente, sin caer en una dependencia negativa.
- Permite realizar procesos en paralelo. Lo interesante del trabajo colaborativo es que genera una productividad de resultados extraordinaria, donde cada quien realiza procesos interdependientes y paralelos.
- Mayor productividad y satisfacción. El trabajo colaborativo genera una mayor motivación de parte de los integrantes.
Ventajas individuales del trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo también tiene beneficios para cada uno de los integrantes en la generación de conocimientos:
- Responsabilidad individual. Cada uno de los integrantes del equipo se ve a sí mismo como una pieza fundamental de los procesos. Esto hace que valore su propia aportación, aunque también existan distintas responsabilidades en conjunto.
- Favorece las habilidades personales y de grupo.
- Potencia el auto-aprendizaje y destrezas de auto-descubrimiento. En el proceso pueden desarrollarse y buscar formas de generar mejores y mayores resultados.
- Sentimiento de seguridad. El sentido de aislamiento a través de un trabajo completamente individualista genera inseguridad. El individuo al participar en el trabajo colaborativo desarrolla un mejor sentido de seguridad.
- Impulsa el pensamiento crítico. Sobre todo, el pensamiento auto-critico, para así lograr el desarrollo del proyecto y del equipo.
- Mayor interés de los integrantes. Se deja de pensar en uno mismo y se piensa de forma cohesionada.
Estas son las múltiples maneras como beneficia el trabajo colaborativo a equipos e individuos. Dicho trabajo se ha expandido en diferentes aspectos, dando apertura a nuevas formas de mercados o de funcionalidades ilimitadas a través de plataformas digitales como la nuestra.
Al llevar este trabajo a entornos digitales trae mayores retos y dificultades, pero también una oportunidad de expansión de negocios nunca antes vista.
¿Cómo aumentar la productividad en mi agencia de publicidad?
Las 24 horas del día pueden ser un hecho favorable o desfavorable dependiendo de como lo veas, y, además, entre ellas solamente se logran usar efectivamente unas 6 a 8 horas enfocadas en el trabajo. Dependiendo de distintos factores (como la motivación, sentido de lealtad, vocación, etc.) tus trabajadores darán el todo por el todo para cumplir con los objetivos.
Teniendo en cuenta esto, la productividad se alcanza solamente tomando alguno de estos dos caminos: incrementando horas de trabajo, o trabajar de una de manera más inteligente. Y de seguro que tú, al igual que yo, prefieres lo último.
La productividad no es ciencia espacial, no es complicada, pero si requiere disciplina, y sobre todo una mente consciente del manejo de tu tiempo y el de tu agencia. En este post te mostraremos unas simples, pero efectivas estrategias para que incrementes la productividad en tu agencia de publicidad.
Monitoriza y ajusta el tiempo dedicado a las tareas más frecuentes
Es posible que pienses que eres una calculadora humana y que promedias el tiempo de tus tareas de forma perfecta, pero, lo más probable es que te equivoques. Lo mejor es tomar formas de medición exacta para tener información exacta y resultados exactos. Herramientas como Zoho Projects te pueden ayudar a saber cuanto tiempo dedicas por tareas como redes sociales, ocio, aplicaciones, email, etc.
La idea es que con este conocimiento puedas tomar medidas y modificar hábitos de gestión del tiempo de manera más practica y realista. Algunas de las medidas para ello son las siguientes:
Toma descansos regularmente
Aunque no te parezca congruente, el practicar pausas regulares, programadas y bien definidas, ayuda a mejorar la concentración. Algunos estudios sobre las pausas activas demuestran que ayudan a la productividad, además también enlista otros beneficios como:
- Ayuda a mantener el desempeño laboral.
- Incrementa la creatividad.
- Mejora la salud (postura, circulación, estrés, etc.).
- Aumenta la eficiencia en las relaciones laborales e interpersonales.
- etc.
Lógicamente, la ausencia de estas es más bien nociva para el desempeño de los equipos. Técnicas como Pomodoro han tomado especial popularidad a causa de estos últimos estudios que confirman la importancia de tomar descansos regulares y programados.
Más proactividad y menos reactividad
Cuando permites que llamadas o correos entrantes dicten como empleas tu tiempo a diario, harás una excelente labor apagando pequeños fuegos. Pero va a ser lo único que logres de manera efectiva durante tu día.
Si tomas tu tiempo para ir apagando pequeños fuegos (responder llamadas, solucionar inconvenientes, responder emails, etc.), te terminarás viendo al espejo como un bombero y no un miembro importante en la agencia. Al final, te desvirtuará completamente de tus objetivos. No mostrarás ser realmente eficiente.
Para evitar este problema tan frecuente, es necesario definir procesos y horarios, tomar el control de tu negocio y enfocarte en aquello que realmente te va a dar resultados. Una vez te estructures en esto, siendo lo más balanceado posible, apégate a dicha estructura de forma rigurosa. Genera cambios solamente para aumentar la eficiencia y no para complacer a terceros.
Mantén objetivos claros y aporta retroalimentación
Es difícil mantener la motivación, el orden y la competitividad en un equipo de trabajo cuando no se tienen metas ni objetivos claros. Por lo que una de las cosas más importantes es tener objetivos y una visión clara hacia donde desean llegar como organización. Para ello ten en cuenta lo siguiente:
- Objetivos a corto plazo: estos suelen ser los más importantes porque ayudan a mantener un ritmo dentro del trabajo organizacional, por ello lo mejor es dividir los macro objetivos en unos más pequeños y fortalecer así el sentido de logro continuo.
- Los objetivos deben ser alcanzables: de nada vale el tiempo dedicado si los objetivos son demasiado difíciles de alcanzar, cuando el listón está demasiado alto lo único que ocurrirá es una desmotivación abrumadora. Por eso, una de las reglas de los objetivos SMART es que estos sean realistas, es decir, alcanzables.
- Debes dar retroalimentación: en el monitoreo del trabajo, del cumplimiento de objetivos y metas, es necesario que des un correcto feedback.
- Dales reconocimiento a tus colaboradores: premia delante del equipo el trabajo bien hecho, haz que las personas sientan que el logro no solamente es de una persona, sino también de todo el equipo, que si un compañero avanza todos avanzan.
Es importante que mantengas una buena cultura que nutra estos puntos, que sea parte del espíritu y la forma como piensa toda la empresa.
Reduce las interrupciones lo más que puedas
Las interrupciones van por la vida como plagas (aunque sí que a veces son necesarias), pero la mayoría de las veces te quitan demasiado tiempo y, cuando sumas el total al mes, te das cuenta de que te han desangrado la agenda laboral.
Algunas posibles soluciones es mantener horarios específicos para tratar con esas interrupciones, mantener espacios específicos para tratar con esos asuntos o determinar un día de trabajo remoto (desde casa) para que puedan dedicarse a solucionar esos pequeños detalles.
Cultiva la comunicación efectiva
La mayoría de las empresas no verifican su forma de comunicarse, en ocasiones los problemas de productividad surgen por malos entendidos entre el emisor y el receptor: un mal mensaje, una explicación pobre, una escucha deficiente, falta de preguntas, o, a causa del apuro, no quedan claras las ideas.
Si en tu agencia se presencia estos problemas de comunicación, es inevitable que la productividad decaiga cada vez más. Por lo que una de las soluciones perfectas para resolver este problema es practicar, cultivar y confirmar la comunicación en el entorno laboral. Y, cuando hablamos de comunicación, no hablamos simplemente de los medios (Slack, teléfono, Telegram, email, etc.), sino que nos referimos al mensaje que se comunica y a los sistemas de comunicación implementados en la empresa.
La comunicación efectiva en el entorno laboral se valida cuando los integrantes de cada equipo entienden muy bien los procesos y logran resolver los problemas rápidamente, contactando con personas o departamentos necesarios para su resolución.
Si tienes un problema de productividad en tu empresa, no recurras a mayores jornadas de trabajo, es necesario que logres todo esto sin necesidad pagar horas extra. Evalúa muy bien los procesos, trata de aplicar mejoras y produce más con la misma cantidad de recursos.
Importancia de un CRM para tu agencia digital en la actualidad
Los CRM’s han llegado para quedarse y la razón es que han tomado un lugar importante en el desarrollo de estrategias de captación, calificación y fidelización de clientes. El Inbound Marketing es el responsable principal, ya que ha hecho consciente al mercado de la importancia de poder gestionar y tratar al cliente conforme a su estadio en el proceso de venta.
Precisamente para solventar esta necesidad nacen los CRM’s, softwares especializados para gestionar al cliente, aumentando su satisfacción y haciendo más inteligente el proceso venta para las empresas.
Acompáñanos en este breve recorrido sobre su definición, importancia y beneficios.
¿Qué es un CRM?
Un CRM es una herramienta de gestión que representa una solución para el manejo de las relaciones existentes o por existir entre la empresa y su cliente. Esta herramienta se orienta hacia la gestión comercial, el marketing y el servicio de venta, posventa y atención al cliente.
El uso de esta herramienta busca colocar al cliente en el centro de la orientación comercial de las empresas, de modo que las acciones y los objetivos van dirigidos a la continua mejora de los procesos de satisfacción del cliente, el cultivo de la relación y el buen trato entre clientes y potenciales clientes. El CRM ayuda a que estos y otros aspectos sean medibles y cuantificable, de modo que se puedan hacer ajustes en medio de los procesos, conocer mejor al cliente y potenciar los puntos fuertes dentro del proceso de ventas.
Además, a través de las funciones de atención al cliente son puntos focales para la fidelización y la satisfacción de los clientes, lo que se traduce como mejor estabilidad comercial y ventas recurrentes o cruzadas.
Definición de CRM
La definición de CRM (de las siglas en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes) podríamos plantearlo como: una aplicación que permite agrupar en una única base de datos todas las interacciones de interés en la relación cliente/empresa.
Un CRM, por definición, permite la adquisición de conocimiento de valor de un cliente, y, de esta forma, comprender sus necesidades e incluso anticiparlas con un alto grado de certeza. De este modo, el CRM busca recopilar esta información que se genera en la interacción comercial para generar informes de comportamiento detallado.
Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir de unos cuadros de mandos detallados.
Por estos motivos, el CRM permite gestionar campañas de captación y aplicar estrategias de fidelización de clientes de una manera muy sencilla. El trabajo es sencillo porque centraliza todo lo necesario para cumplir con este objetivo a través de un mismo software.
Beneficios de usar un CRM
Generalmente las empresas que utilizan algún tipo de CRM generan mejores resultados en sus ventas, agilizan la gestión de clientes, mantienen presupuestos con buenos niveles de retorno de inversión (ROI), al igual que sus procesos de ventas optimizados. De allí la importancia de un CRM.
Estos beneficios vienen del hecho de que se pueden hacer mejores y más precisas segmentaciones de cliente y potenciales clientes, y disponen de una data rica para optimizar los procesos de atención al cliente, venta y posventa.
A continuación, se enlistan algunos de los beneficios más importantes de la implementación de un CRM:
- Aumento del índice de fidelización de los clientes. A través del CRM la fidelización de un cliente puede llegar a costar hasta 5 veces menos.
- Ahorro de tiempo. A través de automatización de procesos el CRM ahorra una gran cantidad de tiempo, elimina la necesidad hacer tareas rutinarias y te permite concentrarte en aquello que es más esencial para tu negocio.
- Optimización de la colaboración entre los servicios. El CRM está presente en todos los estadios del embudo de ventas, por lo que el alcance de un CRM incluye desde la obtención del cliente hasta la investigación de datos valiosos sobre ellos y su interacción con la marca.
- Capacidad de respuesta. La adquisición de datos valiosos es una de los puntos fuertes del CRM, por lo que permite generar mejores respuestas a las necesidades y problemas con los cuales se encuentran los clientes.
- Aumento de los beneficios de la empresa. Lo mejor de todo es que todo esto se traduce en una mayor rentabilidad y posicionamiento de marca por medio de la recomendación de tus propios clientes.
Los CRM’s son herramientas que se hacen cada vez más sofisticadas y necesarias en esta era digital, no solamente por su beneficio financiero, sino también por el aporte positivo que trae a todo el ecosistema comercial, que no es otra cosa que la relación entre empresa y cliente.
3 estrategias para mitigar las distracciones y alcanzar metas
Aprender a establecer estrategias para mitigar las distracciones es crucial alcanzar con éxito las metas. Y alcanzar metas, tanto en el ámbito profesional, como en el personal, sin importar de qué tipo sean, es lo que les da sentido a nuestras vidas. Si bien la gran mayoría de lo que podemos llegar a fijarnos como meta es alcanzable, es importante fijarlas de manera efectiva, aprovechando el máximo el tiempo y los recursos.
El alcanzar metas (así como cualquier otra actividad), va disminuida su posibilidad de ser ejecutada de la manera más óptima posible debido a un problema que la persona común encuentra difícil de controlar: las distracciones. Es necesario aprender a tratar con estas distracciones para aumentar la productividad laboral y personal.
Este problema es parte de la naturaleza del ser humano, ya que pareciera que estamos hechos para las distracciones, responder a todo aquello que sea placentero, amenazador o novedoso.
Si bien esto tiene bastante sentido desde el punto de vista evolucionista, donde el ser humano tenía que estar en constante estado de alerta ante distintos tipos de amenazas, actualmente esto ya no cuenta mucho como razón para estar distraído, de hecho, todo lo contrario.
En este artículo te mostraremos 3 estrategias que te ayudarán a mitigar las distracciones día a día y así poder alcanzar tus anheladas metas.
3 Estrategias para mitigar las distracciones y ser más productivos
1. Crear rutinas libres de distracciones
Esto puede llevarse a cabo de distintas formas, ya sea liberando una habitación durante una o más horas al día de todo aquello que no sea necesario para trabajar en la meta que se tiene (celular, televisión, tablet, etc.), instalar aplicaciones que restrinjan las actividades que se pueden realizar en la computadora (como la extensión de Google Chrome Block Site, que de acuerdo a cómo se configure bloquea los sitios que se pueden acceder), utilizar audífonos, entre otras cosas. Aquello que mejor te sirva.
Si trabajas la mayor parte del tiempo en oficina tendrás que buscar maneras más elaboradas de evitar distracciones, ya que es más complicado controlar la atención en espacios abiertos y donde convergen un mayor número de personas.
2. Fijar intenciones clave para el día
Alcanzar metas demanda planeación, y algunas de ellas requieren de mucho tiempo para hacerlas realidad. Una buena manera de mantenerte enfocado y abordar de mejor manera el trabajo a realizar para llegar a cualquier meta, es el fijarse intenciones clave a realizar durante cada día.
El definir qué es lo que quieres conseguir al final de cada día permite establecer actividades prioritarias y centrar la atención en lo que es más importante.
3. Establecer fechas límite adelantadas
Al inicio hablamos de la naturaleza de la distracción en el ser humano y cuáles son sus principales detonantes y como estás influyen en las estrategias para mitigar las distracciones. Si bien las distracciones de hoy en día poco tienen que ver con las de hace algunos siglos (al menos en principio), es cierto que es posible introducir los mismos elementos que naturalmente provocan distracciones a las metas que tenemos.
Un excelente ejemplo de esto se da al introducir la “amenaza” de una fecha límite en cualquier actividad, ya que, aunque sepas que tienes más tiempo para realizarla, fijar una fecha determinada de culminación puede ayudar a forzar la atención y la energía que se le dedica aumente.
Esto funciona mejor en cosas que sabemos hacer, pero que en ocasiones las distracciones las alargan demás y provocan se gaste más tiempo en completar. Ya sea hacer un reporte, un documento o incluso un email, esta estrategia aplica para cualquier actividad.
Así con estás 3 estrategias para mitigar las distracciones podrás aumentar tu productividad, enfocarte en desarrollar bien tu trabajo y, sobre todo, alcanzar las metas que te propongas en la vida.
7 Consejos para mejorar la productividad en tu Agencia de Marketing
Como cualquier empresa, las agencias de marketing y publicidad ya no solo buscan conseguir un buen rendimiento. Por eso es tan necesarios estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia.
Actualmente, lo que de verdad están buscando es que exista una relación directa entre la cantidad de trabajo realizado y las horas de trabajo realizadas. Es decir, no trabajar de más.
Trabajar tiempo extra será beneficioso para tu agencia únicamente cuando sea estrictamente necesario y no como consecuencia de una mala gestión. Si a lo largo del día no cumples con todas las tareas que tenías programadas, algo está fallando. Y seguramente sea a causa de una ineficiente organización personal y corporativa.
Aquí te planteamos una solución, solamente ten en cuenta estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia de marketing y publicidad y consigue tu objetivo en menos tiempo y con un esfuerzo menor.
Sigue estos 7 consejos para mejorar la productividad en tu Agencia de Marketing
Si deseas aumentar la productividad de tu agencia de marketing, debes seguir estos 7 consejos para mejorar la productividad en tu agencia:
1. Define tus objetivos
Si quieres que tu equipo se involucre en el trabajo debes dejar claras cuáles son las metas que quieres alcanzar en tu agencia. Esto ayudará a que tus trabajadores se involucren en el proceso y tengan todo el mismo objetivo. Aplica los objetivos Smart.
El plantear objetivos realistas, medibles, inteligentes y bien definidos, es una parte esencial en la organización de cualquier empresa. En este sentido, una participación activa es vital para alcanzar el éxito.
Una empresa o equipo sin objetivos claros, no llegará a ningún lugar, desperdiciará recursos y escaseará en motivación y objetivos cumplidos. En este sentido ten en cuenta lo siguiente para llevar a feliz termino las tareas:
Fija metas diarias y enfoca tu tiempo en conseguirlas
Los objetivos globales deben producir tareas y metas diarias para alcanzar esos objetivos mayores. Por lo que es importante fijar metas realistas que sepas que podrás cumplir en un día.
Y si no llegas a todas, busca en qué estás fallando: puede que estés colocando metas muy elevadas o estés gestionando mal los recursos. Quizá hay tareas que estás haciendo a mano y podrían hacerse de forma automática con otras herramientas.
Mide la rentabilidad de tu proyecto o de tus clientes
La productividad siempre se mide bajo un criterio determinado, este criterio es el cumplimiento de objetivos, pero estos obedecen un objetivo mayor: la rentabilidad. En especial para tus clientes, en toda agencia de marketing el resultado final es mantener o generar mayores ingresos.
Busca el equilibrio entre tiempo invertido e ingresos
Tu tiempo vale oro, no vale la pena tomar proyectos que vayan a absorber todo tu tiempo y generen los ingresos esperados, así que aprende a mantener una relación correcta entre rentabilidad y tiempo, solamente así alcanzarás la productividad.
Y una cosa más en este punto: cuando inviertes el tiempo adecuada por una ganancia adecuada, generas motivación, el combustible infaltable para la productividad.
Controla los proyectos que tengas en marcha en este momento
Controla todos los departamentos relacionados con los proyectos en marcha. Puedes usar preguntas de diagnóstico:
- ¿Hay una buena comunicación entre los miembros de la agencia?
- ¿Están lo suficientemente motivados?
- ¿Necesitan de algo para poder cumplir con las metas y objetivos?
- ¿Hay necesidades no satisfechas en el entorno laboral?
Define qué personas participarán ya sea en uno o varios proyectos
Para gestionar proyectos con éxito es necesario asignar tareas a las personas adecuadas, en este sentido debes tener en cuenta: personalidad, habilidades blandas y duras, dones, talentos, experiencia, liderazgo, etc.
Cada una de estas características personales y profesionales juegan un rol muy importante en la gestión de proyectos.
Contabiliza las horas invertidas por proyecto
Una buena practica que debe cuidarse y aplicarse es el registro y monitoreo de las actividades, y uno de los aspectos mas importantes de los cuales se requiere monitoreo e información es el tiempo, siempre tener una idea clara de que tiempo lleva cada tarea y proceso para así determinar como aumentar la productividad al máximo.
2. Optimiza
Una vez tienes claros los objetivos de tu agencia, debes buscar la forma más rápida y eficiente de llegar hasta ellos. Para mejorar la productividad de tu agencia y optimizar procesos correctamente te recomiendo:
- Prioriza y diferencia entre lo importante y lo urgente. Puede parecer una tontería, pero a veces el no priorizar tareas e ir haciendo las que te apetecen no resulta nada eficiente. Y luego pasa lo que pasa no te da tiempo para acabarlas todas.
- Establece plazos específicos para tus tareas. Cíñete estrictamente a ellos. Utilízalos como puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a todos tus trabajos.
- Usa el tiempo de forma adecuada. De forma que te permita acabar con el trabajo rápidamente y usar el tiempo extra en otras actividades.
- Identifica los procesos que se adapten mejor a tus objetivos. Identifica aquellos procesos que te generan mejores y más resultados, y, cuando los identifiques, anótalos. Identifica qué es lo que haces de forma más productiva y haz más de lo mismo.
- Ten cuenta lo que no te sirve y quémalo en la hoguera. Anota lo que te sirve, estudia la manera de cómo puede mejorar y busca posibles soluciones a los cuellos de botella.
- Prioriza y diferencia entre lo importante y lo urgente. A veces el no priorizar tareas e ir haciendo las que te apetece no resulta nada eficiente. Y luego pasa lo que pasa: no te da tiempo para acabarlas todas.s
3. Innova
Estamos en un mundo donde la innovación vale oro y tu competencia siempre estará innovando. Por esta razón es importante que tu hagas lo mismo para no quedarte atrás. Debes encontrar alternativas novedosas para mejorar tu gestión y hacer un uso óptimo de tus recursos.
Puedes innovar a nivel de productividad en tecnología o en gestión organizativa:
- Busca nuevos mercados que puedan ser particularmente favorables para tu negocio.
- Estudia la posibilidad de abrirte a mercados internacionales. Esto puede hacerte descubrir nuevas vías para aumentar la rentabilidad.
- Aprovecha las oportunidades que ofrecen los tratados comerciales: la internacionalización te ayudará a expandir tu negocio.
- Cuando definas cuáles son los puntos que pueden mejorar la productividad de tu agencia, tendrás que poner en marcha los cambios de mejora, ya sea a nivel técnico, cualitativo o cuantitativo.
4. Organiza
Establecer un buen método de trabajo es esencial para cualquier proyecto. Debes disponer de un equipo de trabajo que sepa organizar sus tareas y optimice su tiempo, ¿Y si no es así?, ¡edúcalos! Ellos son una de las partes más importante de tu agencia, si no son productivos tu agencia nunca lo será tampoco.
Las agendas de trabajo son de gran ayuda en este proceso. Y aunque al principio cueste adaptarse, si utilizas la tecnología para realizar agendas virtuales, ya sea estableciendo calendarios de trabajo o con hojas de ruta ahorrarás muchísimo tiempo.
Subcontrata trabajos que supongan demasiado tiempo. Es más efectivo y productivo. Por ejemplo, si escribir no es lo tuyo, contrata a alguien para redactar descripciones de cientos de productos para un catálogo o sitio web, revisar y editar artículos del blog, etc. Existen sitios web como Express Writers y UPwork, en donde puedes encontrar profesionales freelance a los que puedes encargar este tipo de trabajo.
5. Invierte
Trabajar con un ordenador lento y con herramientas que no están actualizadas desmotiva a cualquiera y pierdes muchísimo tiempo. Pregunta a tu equipo si su ordenador funciona correctamente y tiene instaladas las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
A veces no te será necesario comprar ordenadores nuevos, sino sólo darles un buen mantenimiento. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología, también es una forma de pensar y proyectar tu agencia hacia el futuro.
6. Automatiza todo lo que puedas
Utiliza herramientas que te permitan automatizar algunas de las funciones que aplicas en tu día a día. Si las usas bien ahorrarás muchísimo tiempo, serás más productivo y podrás dedicar más tiempo a temas creativos:
MDirector
Esta herramienta ha evolucionado de manera constante para ofrecer soluciones muy efectivas para email marketing. Cuenta con una sección de edición de mensajes muy completa, permite agregar botones sociales a las piezas de correo, administra de manera muy eficiente las bases de datos y, por si no fuera suficiente, está en español y tiene soporte en este idioma.
Podio
Esta herramienta permite administrar campañas en las que se puede asignar un dueño del proyecto y una o varias personas que lo van a ejecutar, de manera que se compartan las cargas en una tarea o proyecto.
Landing Optimizer
Es una plataforma muy completa para crear landing pages completamente personalizadas y con grandes herramientas de creación y edición. Además, te permite obtener reportes detallados estilo “Google analytics” de las visitas recibidas en las landings pages que creas.
Raven Tools
Esta herramienta es muy interesante, ya que junta en una misma plataforma opciones profesionales de social media, manejo de contenido, analítica, SEO y hasta administración de campañas en PPC. También ofrece un sistema de reportes muy completo y personalizado para social media y SEO, así como toda una sección para administrar campañas de Adwords.
7. Delega responsabilidades
Una buena administración de tu equipo de trabajo garantizará la solvencia de tu agencia y te permitirá responder de forma oportuna con todas sus obligaciones financieras. A final de mes, lo que cuenta es el dinero que han generado para pagar todos los gastos de la agencia.
Por tanto, todo margen ganado repercute en la productividad. Además, cuando una empresa es solvente, está en menor riesgo de tener que comprometer sus operaciones por falta de los recursos apropiados.
Aquellas tareas que no te generen ganancias o que sólo te quiten tiempo debes delegarlas a alguien de tu equipo o contratar servicios de outsourcing. No lo veas como un gasto, sino como una inversión. Por último, no olvides que una buena comunicación es la base de todo proceso dentro de cualquier agencia.
Como líder de tu empresa deberás estar disponible para tus trabajadores de tal manera que, en caso de que exista algún problema, puedas tomar medidas tempranas para resolverlo y que no afecte a la mejora de productividad.
Toma en cuenta estos consejos para mejorar la productividad en tu agencia de marketing digital, y sin duda lograrás muchísimas cosas.
Las 6 ventajas de implementar un gestor de proyectos en tu agencia
En una agencia hay un montón de responsabilidades y tareas con las cuales convivir, y todo ocurre de una forma acelerada. Si no se organiza correctamente el desastre entre en las oficinas como un gigante torbellino.
El asunto sucede más o menos así: el cliente solicita una campaña y ¡La pide para el día de ayer! Entonces no da tiempo de negociar, se empieza el proyecto y se trata de sacar en cuanto antes, y, al entregar, se ha dedicado una gran cantidad de tiempo y se ha perdido mucho a causa de la falta de organización.
De seguro que, si eres una agencia, tal vez te hayas encontrado con esta situación. La falta de organización y contra en los proyectos puede ser un punto esencial al momento de mantener a tus clientes o encontrar recomendaciones. La salud de tu agencia puede depender de ello.
La solución es contar con un software de gestión de proyectos que te permita contar con procesos ágiles que favorezcan la organización en menos tiempo de parte tuya y de tu cliente. Por eso, te hemos dejado 6 ventajas de tener un gestor de proyectos en tu agencia:
1. Sencillez a la hora de planificar
El experto en negocios y mayor filosofo sobre administración del Siglo XXI, Peter Drucker, afirma:
La mejor planificación no garantiza el resultado, pero una planificación equivocada si garantiza el fracaso.
Ante esta frase innegable e irrefutable, la pregunta que debes realizarte es ¿A dónde te llevará la falta de planificación?
Al fracaso de seguro.
Por eso, no dejes que al recibir un proyecto de parte de un cliente lo primero que hagas sea ocuparte de él. No. Planifica y organiza primero. Cuando hagas esto podrás darte cuenta que podrás hacer más en menos tiempo, identificar los problemas y generar mejores resultados.
Las herramientas de planificación, como los softwares de gestión de proyectos, te permiten ubicarte visualmente en las tareas y los pasos necesarios para la gestión de proyectos. Usando la metodología de Ghazal App, viendo lo que está pendiente por hacer, en proceso y finalizado el proyecto funciona de la mejor manera.
Incluso si tienes que modificar la planificación por algún factor determinante, a tu equipo le servirá de mucho contar con esta metodología.
2. Ahorro de tiempo de gestión
Tener toda la información y los procesos en un mismo lugar te ahorrará muchísimo tiempo. Las personas involucradas en el proyecto (tanto tus colaboradores, empleados o clientes) podrán participar de forma independiente a través de sus propios accesos y en forma automatizada. Toda la información queda centralizada y el avance del proyecto queda a la vista de todos.
Otra ventaja es poder contar con plantillas de presupuestos que agilicen los procesos: en unos cuantos clics y algunas pequeñas modificaciones, puedes darles un presupuesto ajustado a tus clientes.
3. Comunicación fluida
La comunicación es uno de los grandes retos en los proyectos y, aunque los gestores de proyectos no logran todo el proceso de comunicación, sí que lo facilitan.
Las grandes listas emails son innecesarias con los gestores de proyectos, la comunicación puede mantenerse centrada, formal y en concordancia directa con tareas y el proyecto.
4. Controla la rentabilidad de tus proyectos
El ROI de cada proyecto no siempre es fácil calcularlo, en especial cuando no se tiene una buena monitorización del proyecto y se cuenta con métricas precisas de los resultados. Incluso, algunas acciones pueden tardar cierto tiempo en dar algún tipo de resultado.
A través de las herramientas de medición el trabajo de medición es mucho más sencillo, puedes ver el índice de número de tareas terminadas y el tiempo dedicado al proyecto. Estas mediciones también te comunicarán a que se debe el tiempo extra en el trabajo, en caso de que sea un problema interno de la agencia podrás tomar tus medidas internas, pero si el problema se debe a demoras o trabajo extra de parte del cliente deberás tomar medidas de facturación adicional.
5. Excelencia con el cliente
Darle acceso a tu cliente a un ecosistema en el cual el pueda visualizar él avance del proyecto, participar en el mismo y dar comunicados a la agencia, es una acción que genera una alta probabilidad de fidelización, o al menos demostrará que haces un excelente trabajo con excelentes herramientas.
No obstante, esto no lo es todo, realmente el trato excelente está en dar respuesta a tiempo, cumplir con las exigencias del cliente y manejar los problemas de manera ágil. Todas estas cosas son potenciadas y facilitadas de múltiples maneras por un software de gestión de proyectos.
6. Toda la cadena de valor en una sola herramienta
Una herramienta de gestión de proyectos es una en la cual todos los procesos necesarios están en una sola herramienta. Desde el inicio del proyecto hasta el final del mismo están dentro de la plataforma de gestión de proyectos, lo que agiliza el trabajo, mejora la concentración y genera mejores resultados.
Además, podrás pasar de un proceso de ventas, a una oferta y a un proyecto con unos cuantos clics. No es necesario tener una caja de herramientas digitales, con una sola basta.
Estas son las seis ventajas de un gestor de proyectos para tu agencia. Despreocúpate de la gestión y enfócate en tus equipos y en tus clientes, genera mayores ganancias y satisfacción para tus clientes.
¿Qué es la metodología Kanban?
A estas alturas todos deberían saber qué es la metodología Kanban, no obstante pocos la conocen como verdaderamente es y mucho menos lo aplican sus equipos de trabajo. En este post no solamente te diremos de que trata esta antiquísima metodología agile, sino que también te mostraremos sus principios fundamentales y los pasos que debes dar para aplicar a tu equipo de trabajo.
¿Qué es la metodología Kanban?
El término Kanban proviene de dos palabras japonesas, la primera es “Kan” que significa visual, y la segunda es “Ban” que significa tarjeta, por tanto, hace referencia a tarjetas visuales como método de organización en general. Este término es usado actualmente para describir una de las metodologías ágiles más populares de nuestro tiempo y que cumple la función de organizar y gestionar tareas de un proyecto.
Esta metodología es muy fácil de usar y acoplar en los equipos, además que destaca por una técnica de gestión visual, lo que permite tener una visión rápida del estado del proyecto, al igual que pautar el desarrollo del proyecto de una forma más efectiva.
Los principios de la metodología Kanban
La metodología Kanban está basada en una serie de principios que la diferencian del resto de metodologías conocidas como ágiles, y son los siguientes:
- Calidad garantizada. Lo primero es la calidad no la rapidez, por lo que todo debe salir bien a la primera, estableciendo tiempos adecuados para que sea así. Esto se basa en la idea de que cuando se hacen las cosas rápidas, y el producto final es deficiente, se pierde más tiempo arreglándolo que haciéndolo bien desde un inicio.
- Reducción del desperdicio. Kanban hace lo justo, sin elaboraciones innecesarias. Lo que supone una reducción de todo aquello que es superficial (principio YAGNI).
- Mejora continua. Kanban no solamente se enfoca en la gestión, sino también en la mejora continua del desarrollo del proyecto.
- Flexibilidad. Lo subsiguiente se decide por el backlog (o tareas pendientes acumuladas), dándole prioridad a aquellas tareas según las necesidades del momento.
Configurar tu metodología de Kanban paso a paso
Aplicar Kanban involucra la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el ritmo de trabajo (en Ghazal App tenemos este incorporado en nuestro sistema), y así alcanzar un flujo llevadero.
Para poder aplicar esta metodología debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Definir el flujo de trabajo de los proyectos
Para ello, simplemente debes crear tu propio tablero, uno en el cual tengan acceso todos los inmiscuidos en el proyecto. Cada columna pertenecerá a un estado delimitado del flujo de tareas, que te servirá para saber en qué situación se encuentra cada proyecto.
El tablero de tareas debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde el inicio hasta el final de la tarea. Por ejemplo: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, etc.
A diferencia de Scrum, una de las particularidades del tablero Kanban es su continuidad. Lo que significa que no se compone de tarjetas que se van trasladando hasta que la tarea queda realizada totalmente. En este caso, a medida que avanza, las nuevas tareas se acumulan en la sección inicial.
El tablero puede ser muy específico, aunque no hay un ciclo predefinido, por lo que es necesario que se defina conforme a la naturaleza del proyecto y sus objetivos, aunque en ocasiones algunas organizaciones prefieren utilizar un sistema genérico para la aplicación del tablero.
2. Visualizar las fases del ciclo de producción
Al igual que Scrum, Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental (también llamado iterativo y creciente), en el cual se divide el trabajo en distintas partes. Lo que significa que nos referimos a las divisiones de la tarea de manera particular.
Regularmente cada una de las partes se coloca en un post-it (o en su representación digital) y se añade al tablero conforme a su fase.
Dichos post-its contienen información fundamental para que el equipo sepa rápidamente de qué trata la tarea y cuál es la carga de trabajo. Además, se puede hacer uso de fotos o nombres para establecer responsables, así como también usar tarjetas con distintas formas o colores para poner observaciones o indicar interrelación entre una tarea y otra, como bloqueos por asignación (por ejemplo).
El objetivo final es clarificar el trabajo al máximo, de modo que cada integrante pueda tener una visión panorámica y también una visión particular de cada asignación de manera muy rápida.
3. Stop Starting, Start finishing
Este es el lema principal de la metodología Kanban. Es decir, se mantiene como prioridad el trabajo que está en proceso en vez de empezar con asignar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales contribuciones del modelo Kanban en el trabajo en equipo, es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, el trabajo es limitado por cada fase.
Es decir, al aplicar el modelo Kanban es necesario establecer un número determinado de tareas por fase (ejemplo: 2 en la planificación; 3, en el desarrollo; 1 en las pruebas) y, por tanto, delimitar el trabajo en proceso.
Además, debemos añadir otra idea que, aunque parezca obvia, es fundamental y suele olvidarse en la práctica, esta es: no se puede establecer una nueva tarea si no se ha culminado otra antes.
De esta forma, el método logra dar respuesta a un problema frecuente en muchas empresas, en las que se tienen muchas tareas abiertas, pero con un grado de finalización extremadamente bajo. Lo importante es mantener el orden: primero se cierran tareas en proceso y luego se inician nuevas tareas.
4. Control del flujo
En Kanban el trabajo es constante, ya que se pueden mezclar tareas de diferentes proyectos en un mismo tablero (a diferencia de Scrum). La metodología permite hacer un seguimiento del trabajo realizado, usando la información de cada tarjeta.
Muchas personas consideran que Kanban es mejor que Scrum y otras metodologías, esto no es posible aseverarlo de manera dogmática, ya que cada metodología puede adaptarse mejor a un sistema de proyectos diferente.