Cómo dejar de procrastinar según la psicología en 8 pasos validados por la ciencia
Responder a la pregunta, cómo dejar de procrastinar según la psicología, es importante para todo trabajador responsable. La razón es simple: nuestro mundo actual está hecho para producir procrastinadores crónicos en números industriales. Por eso, no es extraño que se haya vuelto un tema (o problema) popular en nuestro tiempo.
La cantidad de estímulos del internet, la incapacidad que tenemos de aburrirnos y la poca inteligencia emocional que tiene nuestra generación, nos lleva a sufrir de procrastinación en múltiples formas.
En este post te hablaremos de la procrastinación, pero, sobre todo, te mostraremos 8 pasos validados por la psicología para que salgas del círculo vicioso de la procrastinación. Así que deja la procrastinación para otro momento y sigue leyendo.
¿Qué es procrastinar?
Primero definamos que es la procrastinación: la tendencia a postergar decisiones sin necesidad alguna. Es cuando, por ejemplo, tenemos que cumplir con una tarea, pero tomamos otras decisiones (como ver una serie) para no enfrentar la tarea.
Según algunos estudios, la procrastinación se relaciona con altas cantidades de estrés y con afecciones físicas como dolores de cabeza, insomnio, hipertensión y problemas digestivos. Adicionalmente, los procrastinadores suelen ser personas que ganan menos dinero, son menos felices y no suelen alcanzar el éxito.
¿Por qué procrastinamos según la psicología?
La gran pregunta es ¿Por qué lo hacemos? ¿Por qué postergamos ciertas decisiones y actividades? Algunas personas piensan que lo hacemos por falta de voluntad o disciplina, pero las cosas no son tan simples.
Cuando tenemos que enfrentar una tarea o tomar una decisión que nos da miedo, nos genera ansiedad o que puede incomodarnos emocionalmente, casi como un sistema de autodefensa, buscamos postergar esa decisión a través de diferentes tipos de razonamientos. Pero el problema de la procrastinación es que nos resta productividad.
La procrastinación se relaciona directamente con la motivación. El hecho de que estés cansado, estresado o quemado, hace que enfrentarse a tareas complejas sea más difícil. Estás y otras razones nos pueden llevar a procrastinar.
Cómo dejar de procrastinar según la psicología en 8 pasos
Para dejar de procrastinar puedes aplicar estos 8 pasos que te pueden ayudar a eliminar la procrastinación de tu vida. Empecemos por lo más elemental y sigamos hasta lo más complejo.
1. Empieza de a poco con los proyectos
Cuando tienes que trabajar en un proyecto que contiene muchas tareas puedes llegar a sentirte abrumado. Este sentimiento, como hemos explicado anteriormente, es una de las razones por las que se produce la procrastinación.
Para este caso es importante aplicar el principio del progreso, un principio validado por un estudio Harvard Bussines School, en el que se abordan los proyectos con tareas pequeñas pero significativas. De aquí que dividir las tareas en micro tareas evita postergarlas por tener una comprensión más “grande” y compleja.
Combinado con este principio es importante igualmente dividir el proyecto en pequeñas metas para que puedas encontrar satisfacción y ánimo a corto plazo.
2. Reducir las métricas de tiempo
Esto es bastante curioso: cierta investigación demuestra que cuando cambiamos nuestra percepción de los plazos de tiempo automáticamente consideramos la tarea de una manera distinta y disminuimos la tendencia a postergar decisiones y acciones.
La idea es simple, en vez de ver un día, puedes ver 24 horas, o 1440 minutos. Para nuestra mente parece que tiene más peso perder 120 minutos que dos horas viendo una serie, el dolor de pérdida se agudiza y estimula a la acción.
3. Autocompasión y replanteamientos cognitivos
Según ciertos estudios, los procrastinadores crónicos tienen un serio problema consigo mismos. Estos se tratan a sí mismos con mucha dureza por postergar las tareas y no cumplir con los plazos, en cambio, aquellos que demuestran tener una perspectiva más compasiva consigo mismos disminuyen su tendencia a procrastinar de forma continua.
La idea es que las emociones negativas causadas por una perspectiva poco compasiva aumentan la tendencia de la procrastinación en vez de corregirla. Por eso, no seas tan duro contigo mismo, trata de conseguir algún tipo de relación personal con la tarea que tienes que cumplir tomándote algunos minutos de reflexión y ajustando tu comprensión acerca del trabajo.
4. Dile adiós a la multitarea y a las distracciones
Por alguna extraña razón, en muchos círculos profesionales se alaba la capacidad de ser multitarea y, en consecuencia, ser un procrastinador crónico. Piénsalo: alguien multitarea es una persona que posterga las tareas constantemente, para así ocuparse de otras tareas que a su vez posterga para ocuparse de aquellas que abandonó algún tiempo atrás.
Es decir, terminas una tarea, pero dejas dos sin completar interrumpiendo el flujo de trabajo y, lo peor de todo, es que haces de la procrastinación un hábito laboral.
Adicionalmente trata de reducir cualquier otro tipo de distracción al máximo: desactiva las notificaciones, apaga tu teléfono (o colócalo en modo no me molestes…), disminuye las pestañas abiertas en el navegador, etc.
Simplemente concéntrate.
5. Ubica el mejor tiempo para alcanzar mejores resultados
Todos tenemos un momento de oro en nuestro día a día, esos instantes donde somos más productivos. Por ejemplo, yo soy más nocturno, y las horas de la noche me sientan bien para el trabajo creativo. No obstante, no a todos les resulta el mismo horario que a mí.
Pero ¿Por qué es importante tener en cuenta esto? Pues, a menor productividad, más conflictivo será atender una tarea, lo que al mismo tiempo genera apatía y una procrastinación sin precedentes. Si te sientes y eres más productivo en ciertas horas, aprovéchalas para atender las tareas que tiendes a postergar.
Si no sabes cuales son tus mejores tiempos evalúate:
- ¿En qué momentos tienes más energías?
- ¿En qué momentos eres más creativo?
- ¿En qué momentos te sientes más dispuesto a trabajar?
- ¿Te consideras una persona diurna o nocturna?
Tómate tiempo para responder estas preguntas conforme a tu propia realidad. Reflexiona y trata de establecer horarios y formas de trabajo conforme a los resultados.
6. Mantén la gratificación constantemente
El aspecto emocional es clave al momento de corregir la procrastinación. Por eso tienes que tener en cuenta tus motivaciones y los premios que necesitas para desarrollar el combustible emocional para seguir adelante.
Después de cumplir ciertos hitos de tareas puedes premiarte: comprar tu golosina preferida, ver una película, o salir a pasear. Hazlo siempre con la idea de que te lo has ganado por hacer un buen trabajo. Pero no abuses de esto.
7. Toma pequeños descansos
Un estudio de la Universidad de Cornell demostró que los trabajadores son más productivos cuando toman descansos periódicos. Así que tómate algunos descansos entre tareas, o si quieres ser más organizado utiliza la técnica pomodoro para trabajar.
La técnica pomodoro trata de cumplir con una cantidad de trabajo y luego disfrutar de un tiempo de descanso. Usualmente se utiliza un tiempo de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso, pero puedes variar este número conforme al tipo de trabajo que estés realizando.
8. Controla el estrés de una vez por todas
Finalmente, ten en cuenta que el estrés es un gran enemigo de toda tu vida laboral y un asesino de la productividad. Si tienes altas cargas de estrés no tendrás el ánimo y la voluntad para enfrentar tareas difíciles, lo que viene a ser el mayor caldo de cultivo para la procrastinación.
Ah, seguro quedaste con las ganas de saber más, así que te dejamos con un super charla TED que habla sobre el tema:
Una última cosa: Ghazal App es la plataforma ideal para freelances y agencias digitales que quieran dejar de procrastinar y ser más productivos, así que entra y prueba nuestro software dando clic aquí.
12 Técnicas de motivación en el trabajo que necesitas para potenciar a tu equipo
Las técnicas de motivación en el trabajo son todo un arte, implican conocer al grupo, saber las mejores estrategias y aplicar diferentes métodos que mantengan a los trabajadores animados y motivados a cumplir con las metas. Pero esto no es tan simple como parece, la motivación humana es subjetiva y requiere tener en cuenta distintas cosas.
Por eso, en este post te mostraremos los beneficios que encuentras al aplicar técnicas de motivación laboral, los tipos de motivación que existen y las mejores técnicas para que mantengas a tus equipos super animados. Sin más ¡Empecemos!
Beneficios de la motivación laboral
Hace muchos años, en plena revolución industrial, la motivación laboral no era objeto de estudio ni se consideraba importante. Las personas eran vistas simplemente como una herramienta de producción laboral, casi como máquinas.
En nuestro tiempo esta perspectiva es inconcebible (aunque algunos aún persisten en ella), el motivo no es solamente por el cambio de perspectiva, sino también porque se ha demostrado, vez tras vez, que tener empleados motivados y comprometidos con la visión y la misión de la empresa trae múltiples beneficios.
Algunos de estos beneficios son:
- Mayor productividad: cuando los trabajadores están motivados con lo que hacen se vuelven más productivos en cada una de sus tareas.
- Compromiso: cuando los trabajadores son motivados se comprometen con los objetivos de la empresa y con la empresa en sí misma.
- Innovación: la motivación lleva a las personas a ser más creativas y libres con sus ideas, lo que al mismo tiempo da mejores resoluciones de problemas y crea formas más eficientes de hacer las cosas.
- Retención de talento: como resultado del compromiso, tus mejores trabajadores se quedarán contigo indiferentemente de lo que suceda, incluso si le ofrecen una mejor remuneración.
- Mejor trabajo en equipo: cuando hay más motivación, la colaboración se produce casi por sí sola.
- Buen ambiente laboral: como producto de todas estas cosas, se genera algo que muchos managers desearían tener: un buen ambiente laboral donde coexistan la productividad, la paz y la motivación.
4 tipos de motivación laboral
Una vez que sabemos cuales son los beneficios de la motivación laboral, será necesario identificar cómo funciona la motivación al distinguir sus diferentes tipos. Veamos cuales son:
Motivación extrínseca
La motivación extrínseca es aquella que viene fuera de ti, de tus compañeros de trabajo, tus jefes o las condiciones laborales. Normalmente estas traen consigo algún tipo de castigo o recompensa de parte de un tercero.
Este tipo de motivación tiene la ventaja que puede ser dominada por los jefes, incluso se puede medir y monitorizar. Su inconveniente es que puede no generar el mejor resultado, y no a todos los motiva realmente.
Motivación intrínseca
La motivación intrínseca se mantiene de forma interna, es de carácter subjetivo relacionada a los valores y al placer de realizar ciertas tareas.
Este tipo de motivación suele tener un concepto más psicológico y, en ocasiones, es difícil de aplicar en vista de que depende de lo que cada uno considere bueno. Por ejemplo, este es el tipo de motivación que se usa para calificar al empleado del mes.
Motivación introyectada
La motivación introyectada es una motivación del tipo intrínseca, pero esta resulta de un sentimiento que impulsa a obtener el aprecio de personas importantes.
De aquí surge el concepto de enfoque introyectado que se refiere a la motivación que busca reforzar la autoestima a través de logros y resultados. De esta manera, la persona es motivada con la finalidad de conseguir resultados a cambio del beneficio emocional que le aporta.
En contraparte de este último concepto, existe la evitación introyectada, la cual busca proteger la autoestima de la persona a través de acciones concretas.
Motivación identificada
Este tipo de motivación es producto de la comprensión de una necesidad por realizar una tarea. Esta, según algunos teóricos, es la motivación intrínseca más poderosa.
La idea es que saber algo no genera una motivación real. Por ejemplo, todas las personas saben que fumar puede producir cáncer de pulmón entre otras afecciones físicas, pero no es hasta que lo consideran con suficiente comprensión que los motiva realmente a dejar el cigarrillo.
Esta forma de comprenderlo nos da una idea más realista y cercana de cómo funciona la motivación en la realidad. La motivación, desde esta perspectiva, es un proceso de construcción y maduración.
12 técnicas de motivación laboral para potenciar a tu equipo
Ahora que sabes cuales son los tipos de motivación laboral, las cuales pueden categorizarse principalmente en intrínsecas y extrínsecas, vamos a considerar las mejores técnicas de motivación laboral:
1. Incentiva con premios
Es posible generar mayor motivación en el trabajo cuando cuentas con un sistema de premios, cada vez que un empleado llega a completar un objetivo, cumpla con los estándares de calidad o haga un trabajo excepcional, reciben algún tipo de bonificación, premio o reconocimiento. La idea es la de dar un estímulo positivo por haber cumplido con algún tipo de objetivo.
2. Muestrales confianza
A nosotros los seres humanos nos motiva cuando otras personas, en especial si son importantes, confían en nosotros. De esta manera, una de las cosas que debes lograr es transmitir esta idea de que confías en tus trabajadores. Si tienes buena relación con tus trabajadores, ellos procurarán no decepcionarte.
3. Micro metas que produzcan emociones
Cuando las metas son muy grandes y requieren cierto tiempo para lograrlas es difícil mantener la motivación a flote. Necesitamos ese constante estímulo de que estamos logrando algo, así sea pequeño.
Para esto es necesario que plantees los objetivos de una manera un poco más detallada, fragmentando los objetivos en piezas más pequeñas. Por ejemplo, los checklist que usamos en nuestro sistema Ghazal permite que una tarea pueda ser dividida en distintas partes. Cada vez que una casilla del checklist es completada hay una “micro emoción” o dosis de serotonina que ayuda a mantener la motivación de continuo.
4. Dales una visión positiva
Investigaciones muestran que los empleados positivos y felices son 20% más eficientes que su competencia y generan un 37% más de ventas. Es decir, que tener una actitud y visión positiva afecta de manera real la productividad de tu equipo y aumenta las ganancias.
Sin dejar de ser realistas, darles expectativas positivas a tus empleados y mantenerlos felices, es una inversión importante, asegura su motivación a largo plazo y produce buenos resultados.
5. Aplica la motivación individual
La motivación laboral normalmente se enfoca de manera grupal, si bien esto no es necesariamente un problema, puede llegar a ser un inconveniente en grupos complejos o demasiado grandes. En ocasiones, pensar en la motivación individual será necesario, en especial en un grupo de alta gerencia o con algunas personas que no les afectan los métodos grupales.
Trata de entender el tipo de personas que conforman los equipos, sus intereses y necesidades, y motiva pensando en este tipo de personas. Recuerda que no a todas las personas los mueve lo mismo y de la misma manera.
6. Prioriza el balance entre lo laboral y lo personal
Un trabajo demasiado absorbente se vuelve una experiencia negativa ¡Y nadie se siente motivado con una experiencia negativa! Mantener el balance entre lo laboral y lo personal es fundamental para esto. Exigir a los empleados una dedicación exclusiva, trabajar demasiadas horas extras e invertir más de lo que están dispuestos, es, además de un abuso de autoridad, una forma fácil de quemar la motivación de todos tus empleados.
Sé comprensivo con tus empleados, permíteles ciertas facilidades para que compartan con sus familiares, tengan momentos de recreación y conecten más allá de la oficina.
7. Dales reconocimiento
El reconocimiento es la técnica de motivación más antigua de todas, proviene de nuestra infancia cuando nuestra madre o la maestra del jardín de niños nos decía “¡Muy bien!” o nos llamaba inteligentes, fuertes o capaces. Esta técnica sigue siendo igual de efectiva en la adultez, puesto que tiene que ver con esa autoestima que hablamos en la motivación introyectada.
Pero asegúrate de que cuando des reconocimiento, no des un comentario genérico que no comprende realmente el valor del logro, o peor aún, que no comprende a la persona a la que le das reconocimiento. Es decir, asegúrate de que el reconocimiento sea lo suficientemente realista y personalizado.
8. Haz que mantengan descansos regulares
Una de las cosas que me gustan de los estudios científicos, es que normalmente cambian la forma de pensar de las personas con data concreta. Este es el caso de los descansos, por ejemplo, en nuestro artículo sobre la técnica pomodoro para el trabajo, mostramos como los descansos frecuentes y controlados aumentan la productividad y la motivación de las personas.
Esto es aplicable a los freelancers, equipos remotos o cualquier otro equipo. Dar demasiada energía a una tarea hace que paradójicamente la energía y la motivación dedicada disminuya. La solución es tener pequeños descansos en varios intervalos para mantener la energía al máximo en cada tarea. Esta técnica hace que el trabajo sea más ligero y agradable para el trabajador, pero también más efectivo y beneficioso para la empresa.
9. Comparte la visión general
Darle información al trabajador del panorama general, aplicado al trabajo que realiza, ayuda en gran parte a motivarlo y darle un sentido de propósito a sus labores. La idea es hacerle ver cómo sus esfuerzos tienen un impacto en la empresa, en los clientes e incluso en la sociedad.
Cuando cumples una tarea de manera grata existe una satisfacción personal, pero cuando a esta tarea se le añade un significado adicional, un sentido de ayudar a otros y beneficiar a otros, el sentido de satisfacción se multiplica por dos.
10. Dales seguridad
Según el padre de la psicología humanista, Abraham Maslow, la necesidad de seguridad es uno de los escalones para alcanzar la realización personal. Su pirámide de las necesidades se ha aplicado a un sinfín de ámbitos, entre ellos, al de la motivación.
Según este planteamiento un lugar que no da una sensación de seguridad personal no puede llevarte a las otras partes de la pirámide ¿Qué tiene que ver esto con las técnicas de motivación en el trabajo? ¡Todo! Puesto que lo que nos motiva está ligado a cada una de estas necesidades, sin seguridad no habrá un avance creciente en la motivación.
La idea a aplicar es darle la suficiente seguridad emocional, psicológica y física a tus trabajadores para que cada uno pueda desarrollarse plenamente en el ambiente laboral. Una buena señal de seguridad es la ausencia de temor y la confianza para transmitir opiniones a todos.
11. Hazlo divertido
No todo puede ser divertido, hay tareas que son aburridas y que son tan frecuentes que se vuelven tediosas. Puedes intentar hacerles divertidas, pero no esperes milagros. Sin embargo, esto no significa que no puedas sazonar el resto de las tareas con humor y diversión. Trata de que tus empleados disfruten sus tareas y que, en los momentos libres, reuniones de trabajo, y espacios donde sea permitido, no falten risas y diversión.
12. Dales flexibilidad
Horarios flexibles, oportunidad de practicar el trabajo remoto en ciertas circunstancias, aunque parezcan costosas a primera vista, ahorra una gran cantidad de dinero en productividad e inasistencia. Sobre todo, es una fuente de motivación para concentrarse en el trabajo indiferentemente de las circunstancias y el lugar.
Te tenemos buenas noticias: los equipos de marketing pueden experimentar esta motivación con el trabajo remoto a través de nuestra aplicación. En Ghazal App las agencias y freelancers encuentran un espacio donde gestionar sus proyectos, darles seguimiento a sus tareas, colaborar con otros compañeros y con los clientes. Todo en un mismo lugar.
Descubre la nueva forma de motivar tu trabajo.
Técnica pomodoro para el trabajo
Todas las empresas quieren que sus trabajadores sean más productivos y esto lo pueden lograr a través de la técnica pomodoro para el trabajo. Ha quedado demostrado que esta técnica beneficia la concentración y la productividad de los trabajadores, aumenta la motivación y reduce el cansancio.
Pareciera algún tipo de sueño hecho realidad. Pero no es tan simple, como toda técnica, requiere aplicarla, acostumbrarse y seguir un método inteligente. Por eso, en este post, te mostraremos en qué consiste la técnica pomodoro, cuáles son sus beneficios y cómo aplicarla para sacarle el mayor provecho.
¿Qué es la técnica pomodoro para el trabajo?
Seguro te preguntarás ¿Cuál es la técnica pomodoro? ¿En qué consiste la técnica pomodoro?
En qué consiste la técnica pomodoro
Pomodoro es una técnica creada por Francesco Cirrillo en la década de 1980, esta consiste en dividir periodos de tiempo de 25 minutos de actividad, llamados pomodoros, seguidos de 5 minutos de descanso. Después de 4 secuencias/pomodoros se toma un descanso mucho más largo, normalmente de 20 a 30 minutos.
Beneficios de la técnica pomodoro
La realización de descansos continuos mejora la concentración y la productividad, permite que los periodos de concentración en una tarea produzcan la menor cantidad de fatiga, y que los periodos muertos de distracción sean menores, o al menos más organizados (si, pomodoro te permite procrastinar en los descansos).
Esto tiene toda su base científica, según un estudio publicado por la revista Cognition, los descansos breves ayudan a mantener la capacidad de concentración. Esto pasa porque nuestra mente, después de cierta cantidad de tiempo, sufre de algo que los científicos han llamado aburrimiento cognitivo, por lo que distraerse y dispersar la atención en otras cosas ayuda a mitigar este mal.
Esto nos lleva a los beneficios de la técnica pomodoro, que de seguro que para este momento ya los debes tener en mente, pero vamos a ponerlos en claro:
- Aumenta la concentración en el trabajo.
- Los patrones de descanso pomodoro aumentan la motivación.
- Ayuda a que la toma de decisiones tenga menos carga de estrés.
- Al organizar las tareas por tiempos, elimina la nociva costumbre de la multitarea.
- Reduce el estrés que causa la gestión del tiempo diaria.
- Permite que los trabajadores puedan realizar más tareas en menos tiempo.
Podríamos afirmar que estos beneficios son relativos hasta cierto punto, depende de que tan bien lleves a cabo la técnica y como la mejores según tus propias realidades ¡Qué casualidad! De eso vamos a hablar en el siguiente punto.
¿Cómo usar la técnica pomodoro en el trabajo?
Ahora vamos a los práctico ¿Cómo aplicar la técnica pomodoro en el trabajo? Aquí tienes la respuesta:
1. Descubre tu tiempo de trabajo ideal
La técnica pomodoro es sencilla, dedicas un tiempo específico a una tarea, descansas otro tiempo, repites cuatro veces y aumentas significativamente el tiempo de descanso. Sin embargo, es una equivocación dedicar un periodo de tiempo estándar para todo tipo de tareas.
El tiempo que necesita un diseñador, desarrollador o redactor para hacer una sección de una tarea, o una tarea en sí, no es precisamente la misma. Te lo cuento desde mi experiencia, como redactor general en Ghazal App. Para mí, parar el trabajo 25 minutos después de empezar a escribir un artículo como este puede ser catastrófico, me quita totalmente el flujo de trabajo y la inspiración se va.
Por eso, te invitaría a probar los 25 minutos y ver que tal te va. Si no te sientes cómodo, intenta modificar el temporizador, por ejemplo, yo uso un tiempo de 50/10 en vez de 25/5, y me va de maravilla. Eso significa que tomo descansos grandes cada 2 pomodoros y mi jornada es de 4 pomodoros de 50 minutos.
Tú puedes hacer algo semejante, lo importante es que puedas descubrir cuál es tu tiempo ideal y lo modifiques para sacar la mayor productividad.
2. Busca un cronómetro para la técnica pomodoro
Es obvio que vas a necesitar un temporizador para usar la técnica pomodoro. Pero para esto no basta con usar un temporizador normal, como el que viene por defecto en los celulares, lo mejor es usar un temporizador especializado para esta técnica. Aquí te dejamos unos cuantos:
- Tomato-timer: es el que yo uso, es muy sencillo, allí puedes modificar los tiempos, el sonido de alarma y la cantidad de pomodoros. Es muy ligero, por lo que no afectará a tu RAM.
- Pomodoro Tracker: este viene con características adicionales, entre ellas poder ajustar los pomodoros por tareas y poder observar estadísticas de rendimiento.
- Focos To-do (android): una aplicación para tu teléfono que te permitirá llevar la productividad en tu bolsillo, es la mejor aplicación de la Play Store y añade funcionalidades de gestión de tareas.
Mi consejo es que, si estás empezando con la técnica, pruebes primero con aquel que sea más sencillo, como el Tomato Timer, para que así puedas asociarte con los tiempos y la forma de trabajo. Una vez que te adaptes a la técnica, puedes intentar con una forma más compleja de aplicarla.
3. Prueba el flujo de trabajo e intenta acostumbrarte
Una vez que tienes todo, intenta identificar cuáles son las tareas que tienes que realizar normalmente, en cuanto tiempo puedes realizarlas y cómo ejecutarlas. Cuando apliques la técnica tienes que estar consciente que puede que sea un poco incómodo acostumbrarte, es normal, eso pasa con todo tipo de cambio en la gestión de tareas.
Una cosa más, no descuides los descansos, trata de hacerlos bien. Si trabajas en oficina sal de la oficina, si trabajas en una computadora no te quedes allí sentado. Trata de hacer algo completamente distinto del área y el ambiente de trabajo.
Te podemos asegurar, que si aplicas este hábito productivo en tu jornada laboral, podrás ver resultados en poco tiempo. Así que pon manos a la obra y empieza a aplicar pomodoro en tu jornada laboral.
Hábitos efectivos de productividad personal y organizacional
Los hábitos efectivos de productividad personal y organizacional permiten crear, no tan solamente a los jefes, sino también a los trabajadores, un ambiente de trabajo donde se respire armonía y buen compañerismo. Y lo mejor, sin sacrificar los objetivos de la empresa.
Esto es así porque los hábitos forman parte de la productividad y calidad de vida laboral de las personas. Hoy en día la visión de las empresas de éxito es ser sensibles a las necesidades de sus trabajadores y colaborar con ellos. Y no sin razón, puesto que se ha demostrado que da resultados.
Pero, si estos hábitos efectivos son tan importantes ¿Cómo se desarrollan de manera práctica? ¿Cuáles son los mejores hábitos que debes tener como trabajador? Y ¿Cómo se relacionan realmente la productividad personal con la organizacional y laboral? ¡Esto y mucho más en este artículo!
Relación entre la productividad personal y organizacional
Los hábitos de productividad personal se relacionan directamente en el desenvolvimiento dentro de las organizaciones, de modo que las personas, cuando aplican de forma consecuente hábitos productivos en su vida personal, tienen un alto rendimiento en su entorno laboral.
Es totalmente lógico, si eres productivo en tu vida privada, esto tendrá consecuencias en la vida pública. No obstante, no todo hábito productivo es igual de importante para una organización, en parte depende del tipo de hábito y del tipo de organización.
¿Cómo definir los hábitos efectivos?
Los hábitos efectivos son aquellos hábitos que, cuando son aplicados o llevados a cabo, producen el efecto esperado o el resultado deseado. No son hábitos imaginarios, estos generan cambios reales en el entorno personal y laboral.
Por mi parte, definiría los hábitos efectivos como aquellos hábitos que han demostrado, práctica y científicamente, aumentar la productividad personal y laboral de quienes lo practican, generando beneficios a sí mismos como a su entorno.
¿Cómo desarrollar hábitos efectivos de productividad personal y organizacional?
Los hábitos no se producen como arte de magia, ni tampoco son fáciles de desarrollar. Necesitan constancia y disciplina para lograr que se fijen en la conducta. De modo general, hay una serie de consejos y tips que podemos sugerirte para desarrollar hábitos efectivos:
- No esperes resultados instantáneos: ve de a poco, pero con firmeza.
- Asocia el nuevo hábito con un hábito ya establecido: esto hace que tu cuerpo y tu mente asocien conductas y sea más fácil desarrollarlas.
- Establece un esquema de metas y recompensas: cada vez que alcances una meta prémiate con algo que te ayude a seguir creciendo.
- Planifica y recuerda: ponle hora al hábito, tiempo, días, meses, etc., y considera utilizar todos los medios para recordarte el hábito, como alarmas y post-it.
- Persevera hasta el final: esta es la clave de todo hábito efectivo, si no perseveras y continuas día a día no se volverá un hábito.
Identifica un par de hábitos efectivos de productividad personal y laboral, y desarróllalos en los entornos adecuados. Si aún no sabes cuales son estos, te damos una pequeña, pero efectiva lista, que te permitirá tener una vida laboral y personal con una alta efectividad.
5 hábitos efectivos de productividad personal y organizacional
Hay muchos hábitos que puedes desarrollar conforme al tipo de trabajo que realices, de seguro, no son los mismos hábitos en la vida de un diseñador gráfico a la de un programador backend. Pero los que desarrollaremos a continuación son aplicables a todos los profesionales, y, sin duda, son absolutamente necesarios para aumentar la productividad personal y laboral.
1. Estudia constantemente
Hay miles de hábitos relacionados a este (leer tantos minutos al día, escribir tantas palabras, hacer tantos cursos al año, etc.), y puede ser algo muy obvio. Pero, es muy, pero muy importante.
Si algo afecta la productividad laboral y personal es el conocimiento. No podrás llegar a ser más efectivo en el cumplimiento de objetivos personales y laborales sin estudios que te permitan alcanzar a más.
Sé práctico: pauta un momento del día y concéntrate en leer un libro, ver un video de un curso, o simplemente consumir contenido de valor de los miles de YouTubers que existen en la actualidad.
2. Proponte metas SMART
Todas las personas suelen plantearse metas en la vida, pero normalmente están mal planteadas. No saben cómo identificar su avance y por lo mismo se desaniman al no notar el progreso.
El método SMART cura este mal de raíz y te permite medir en un tiempo específico tu avance personal y laboral. Si no lo sabes, las metas SMART se refieren a una serie de criterios para determinar objetivos y metas. Aquí te lo explicamos brevemente:
- Specific (específico): es algo que está detallado en un marco concreto.
- Mensurable (medible): que tenga número, medidas o características muy claras.
- Achievable (alcanzable): que sea realista, que no te encuentres con una muralla imposible de escalar.
- Relevant (relevante): que sea importante para tu vida personal y laboral.
- Timely (temporal): con fecha de comienzo y fin.
Práctica establecer metas con base a esta metodología y síguelas con detenimiento ¡Te aseguro que notarás el cambio!
3. Planifica tu día, tu semana y tu mes
La planificación flexible es una de las mejores formas de delinear el camino para alcanzar tus metas. Puedes usar una agenda, post-it, una pizarra, o el tablero Kanban de Ghazal. Pero, sobre todo, aplícalo a todo: a las horas, a los días, a las semanas, meses, años e incluso a tus días libres (recuerda que es un hábito).
4. Practica la concentración absoluta seguida de pausas sanas
La ciencia lo ha dicho, el multitasking es un mito. Por tanto, si quieres ser realmente productivo es necesario que te concentres mucho en una tarea a la vez. Entre más foco y energía dediques a una tarea mayor será tu productividad personal y laboral.
Si estás acostumbrado a hacer muchas cosas al mismo tiempo es posible que esto signifique un reto para ti. Y este hábito, a cambio de muchos otros, requiere que hagas cambios radicales en tu forma de ejecutar las labores. Requiere que sacrifiques una antigua forma de actuar para dar vida a una manera más productiva de hacer las cosas.
Nuestra amiga ciencia también ha demostrado que las pausas después de ciertos periodos de tiempo laboral ayudan a refrescar la mente y aumentar la productividad. Es algo tan simple como trabajar 50 minutos y descansar 5 o 10 minutos.
5. Descansa y desconéctate, pero de verdad
En consideración de nuestro punto anterior, es necesario hacer una pausa correcta. Descansar de verdad. Dormir al menos unas 8 horas, o las que necesites y tomarte unas vacaciones cuando realmente las amerites.
Creo que deberían escribirse la siguiente frase, con letras de neón, en todas las oficinas y empresas del mundo:
Trabajar más no significa ser más productivo.
Así que, si quieres aumentar tu productividad laboral y personal empieza con estos hábitos como pilares. Cuéntanos ¿Agregarías alguno más? Déjanos tu opinión en los comentarios.
Productividad y calidad de vida laboral
La productividad y calidad de vida laboral son elementos infaltables en un equipo de trabajo efectivo. Sin la productividad, no se alcanzan objetivos de manera eficiente, y sin la calidad de vida laboral, no dan ganas de ser productivo. Tanto una como la otra dependen entre sí.
Pero esto no solamente es aplicable a los equipos de trabajo, incluso, para trabajadores independientes como freelancers, es vital.
En este post te hablaremos sobre este importantísimo tema, de qué trata, qué factores influyen y una serie de consejos prácticos, basados en estudios científicos, para que mejores en la productividad y tu vida laboral.
¡Así que continúa leyendo!
¿Qué relación tienen la productividad y la calidad de vida laboral?
La calidad de vida laboral es el objetivo, y la productividad es simplemente un medio para alcanzarlo. Si bien es cierto que hoy muchas personas toman la productividad como el santo grial de la vida laboral, no debemos olvidar que no es el objetivo. Ser productivo, es, sencillamente, una forma de alcanzar metas deseables.
Por otro lado, la calidad de vida laboral es aquel estado en el que nos sentimos en completa armonía con nuestro trabajo, con los resultados que alcanzamos y la forma como nos desempeñamos. Es un estado donde nos agrada estar en nuestro lugar de trabajo y efectuar las tareas que nos corresponden.
Esto no es algo de poca cosa. Según la OMS, el estrés laboral es la duodécima razón de muerte a nivel mundial. En cierto sentido, es algo de vida o muerte.
La productividad se relaciona con la calidad de vida laboral en que, al tener un alto desempeño, puedas relacionarte mejor con tu entorno y lograr que las tareas asignadas en tu equipo de trabajo cumplan sus propósitos. Esto, claramente, dará como resultado un estado de confort laboral, algo tan deseado en nuestros tiempos.
¿Cuáles son los factores en la calidad de vida en el trabajo?
Para responder a esta pregunta debemos entender la calidad de vida de forma general. En este sentido los factores de una buena calidad de vida son:
- físicos (salud);
- psicológicos (emocionales);
- sociales (relaciones interpersonales);
- y de funcionamiento ocupacional (actividades).
En este sentido los factores de calidad de vida en el trabajo están íntimamente relacionados a estos factores generales de calidad de vida.
En términos más prácticos, si quieres calidad de vida laboral para ti o para tu equipo de trabajo, es necesario que prestes atención a estos factores y entiendas cómo se relacionan con la vida laboral. Esto es porque tú y tus empleados pasan más del 30% de su tiempo diario en actividades laborales.
De este modo, podríamos afirmar que estos son los factores de calidad de vida laboral:
- Vida saludable: buscas que el trabajo no sea dañino físicamente, ni molesto en ningún sentido.
- Vida emocional: tú y tus empleados se sienten bien con lo que hacen, cómo lo hacen y con quien lo hacen.
- Vida social: el equipo no tiene conflictos personales, o su trabajo no influye de manera negativa en el resto del entorno social del trabajador.
- Vida ocupacional: tiene todo lo necesario para ejecutar su trabajo de buena manera, alcanzando objetivos pertinentes.
Cuando eres realmente productivo estas cosas empiezan a encajar como en una clase de puzle:
- la vida saludable se ve afectada por un buen uso del tiempo, del estrés y del cuerpo;
- la vida emocional se nutre a través de metas alcanzadas y felicitaciones sinceras en el entorno laboral;
- la vida social toma nuevos colores por medio de una percepción del entorno social como un buen trabajador;
- y la vida ocupacional se vuelve una constante actividad de cosas bien hechas.
5 consejos prácticos para mejorar la productividad y calidad de vida laboral de tu equipo
Ahora bien, ¿Cómo podrías mejorar la calidad de vida laboral de tus trabajadores?
Sin duda, al mejorar su productividad. Por eso, en este post, te daremos algunos consejos productivos y prácticos para que empieces aumentar la productividad de tu equipo.
1. Establece objetivos de manera adecuada en la gestión de proyectos
En nuestro artículo sobre los objetivos en la gestión de proyectos hablamos a profundidad sobre esto, pero aquí basta con decir que, para poder alcanzar un estado óptimo en la productividad de tu equipo, los objetivos deben ser claros y alcanzables.
Esto por sí solo no significa productividad, pero sin esto no puedes darle el empujón productivo que necesita tu equipo. Digo esto porque la manera real de medir la productividad de algo, o de alguien, está en el cumplimiento de los objetivos.
2. Planifica, planifica y planifica
A veces podemos llegar a desestimar las planificaciones, si bien es cierto que a veces pueden ser infructuosas, pero cuando se hacen bien logran grandes resultados. Las planificaciones en la gestión de proyectos permiten que el trabajo sea organizado teniendo en cuenta las diferentes partes, distinguiendo lo urgente, de lo importante y lo necesario, enfocando los recursos en dar mejores resultados.
Además, es importante que no solamente exista una planificación general del equipo, por medio de los directivos, sino que cada integrante sepa autogestionarse de manera eficiente.
3. Establece una sola tarea a la vez
Muchos quieren tener la habilidad de hacer muchas cosas a la vez, el famoso y deseado multitasking. Si crees eso, te informo que estás desperdiciando tu productividad (hasta tu salud mental). No lo decimos nosotros, lo dijo un estudio de la universidad de Stanford.
En este sentido, aplicar metodologías de administración de tareas como Kanban podría llegar a significar un cambio radical en la productividad de tu equipo. También podrías desarrollar políticas de trabajo que permitan que los integrantes de tu equipo se concentren en una sola tarea antes de pasar a la siguiente.
4. Da microdescansos periódicos
La técnica Pomodoro, que establece que tener 5 minutos de descanso por cada 25 minutos de trabajo (yo uso una variante de 50/10), se basa en la idea de que esta práctica mejora la productividad. Según la revista Journal of Applied Psychology, los más recientes estudios señalan que los microdescansos ayudan a los trabajadores a sentirse mejor (vida emocional), combatir el cansancio (vida saludable), y hacer más tareas (vida ocupacional).
En otras palabras, esta prestigiosa revista nos está diciendo que la clave para la productividad y una calidad de vida laboral se encuentra, entre otras cosas, en hacer micro descansos. Magnífico.
5. Automatiza y estandariza procesos
Algunos procesos dentro de la gestión de tu equipo son de una frecuencia bastante alta, lo ideal es que logres identificar estos procesos y puedas estandarizarlos, de tal forma que la cantidad de tiempo, concentración y esfuerzo dedicado a estos procesos sea el mínimo.
En el caso de las agencias digitales o los freelancers creativos, algunos procesos en la gestión de clientes pueden ser automatizados. Por ejemplo, en Ghazal App hemos creado la herramienta Aspiracionales, que permite a los clientes facilitar información de diseños de manera automatizada.
Esto permite que las reuniones con nuevos clientes o clientes fidelizados se concentren solamente en lo mínimo y no en la gestión de procesos recurrentes. Lo que permite, en última instancia, mayor productividad para ti, para tu equipo y para tu cliente, lo que a su vez se traduce como una mayor calidad de vida laboral.
Así que cuida tu productividad, cuida tu vida y cuida tu trabajo.
Cómo asignar tareas en un equipo de trabajo
Aprender a como asignar tareas en un equipo de trabajo es una labor de suma importancia. Sin esto se pierde mucho dinero, tiempo y esfuerzo, el personal es utilizado de manera inadecuada y los objetivos no se alcanzan, lo que a largo plazo significa pérdidas desastrosas.
El problema radica en que la asignación de tareas parece, al menos para algunos, algo de poca importancia, algo que se puede hacer sin mucha ciencia ni observación. Esto es un error.
Es en los pequeños hitos de la gestión de proyectos donde se encuentra la clave del éxito.
Por eso, en este post, te estaremos mostrando las mejores claves para que aprendas a como asignar tareas a un equipo de trabajo y cómo aumentar tu productividad laboral.
¡Empecemos!
Proceso dentro de la asignación de tareas para equipos
Al momento de asignar las tareas es necesario ponerlas en el contexto general de la gestión de proyectos, hacer un diseño o esquema de las fases, y las metas y objetivos que se pretenden alcanzar. De este modo, puedes asignar las tareas bajo la comprensión de un todo coherente.
Podríamos detallar esto en 3 simples pasos:
- Desarrollo de los objetivos del proyecto.
- El desarrollo general de las fases del proyecto.
- Asignación de tareas al equipo de trabajo.
Cabe destacar que una vez asignadas las tareas será necesario monitorearlas. Si en el proceso notas que la tarea no está siendo cumplida de manera adecuada, debes replanteártela nuevamente. Pero, para evitar esto, te damos una serie de consejos.
5 consejos para aprender a cómo asignar tareas en un equipo de trabajo
En muchas ocasiones asignar tareas a un equipo, departamento o alguna persona, es algo más o menos complicado. No hay asignaciones en la universidad para hacerlo, y puede que tampoco se haya inventado alguna metodología para ello.
Aun así, todos sabemos que la forma y la estructura con que se plantean las tareas repercute de forma innegable sobre su ejecución. Y, si cada tarea se asigna mal, (como si de una fila de dominós se tratará), todo saldrá mal, ya que cada acción y proceso es importante.
Nosotros no nos hemos inventado ninguna metodología (al menos no aún), pero sí creemos que hay 5 consejos específicos que debes tener en cuenta al momento de asignar tareas a tu personal o equipo de trabajo.
1 – Tomate un tiempo para pensar sobre la tarea
Es muy fácil escribir de manera apresurada todo lo que se necesita y, después de haber culminado, o justo en medio del proceso, recordar que hay algunas características, no poco importantes, que debiste incluir en la descripción o en el checklist.
Básicamente tienes que aplicar 3 pasos:
- Trata de escribir, libremente, todo aquello que creas necesario o requerido de la tarea.
- Luego redacta un borrador dándole mayor forma.
- Después, tómate tu tiempo para analizarla y corregirla.
Si no tienes apuro, trata de dejarla reposar y, luego de un par de horas, o tal vez un día completo, vuelve a leerla. Esto ayuda a que puedas ver con nuevos ojos aquello que escribiste y te des cuenta de lo que sobra o lo que falta.
Una cosa más: piensa y considera muy bien a quien pones en esta tarea. La clave de la comunicación se encuentra en saber quién es el receptor, y si estás trabajando en equipo es necesario que consideres como describir la tarea de una manera tal que le sea fácil de procesar, reducir el tiempo en preguntas adicionales, y lograr que las personas que se le ha asignado la tarea se ponga manos a la obra una vez terminada la lectura.
2 – Escribe muy bien, no guardes información y comunica con claridad
Tienes que ser muy claro en cuanto a que es lo que requieres de la persona a quien le vas a asignar la tarea. No, nunca des nada por sentado. Si es necesario explica el contexto, algo como: está pasando esto (explicación del contexto), y se necesita esto (requerimiento), para llegar a esto (objetivo).
Recuerda que puedes hacer uso de ejemplos, referencias y otros elementos con libertad con la finalidad de ser lo más claro posible.
También coloca un tiempo prudencial para que la tarea pueda ser llevada a cabo. Trata de informarte del flujo de trabajo de la persona asignada y considera muy bien la flexibilidad. Si la tarea es de prioridad alta, asegúrate de que la persona lo ha entendido bien y porque…
3 – Utiliza un checklist en cada tarea
Los checklist son una maravilla, ya que esto ayuda a dividir la tarea en distintas partes. De hecho, cuando terminas la tarea y das clic en “terminado”, puedes llegar sentir una clase de cosquilleo, una satisfacción intrínseca que significa “avancé” ¡Y eso vale oro en cada tarea!
Cuando aplicas esto, logras que tu compañero de trabajo pueda contemplar las partes de la tarea, saber por dónde comenzar, cuando hacerlo, e identificar cuál es la mejor manera para lograr los objetivos.
Esta herramienta hace que la perspectiva de la tarea sea más estructurada, y, por tanto, la comprensión de las partes ayude a que el entendimiento del todo sea más claro.
4 – Sé muy claro en los objetivos y en lo que deseas lograr
Di cuál es el propósito de tu tarea, qué función cumple, cuál es su importancia y que esperas recibir. Siendo claro en esto, le ayudas a la persona o a tu equipo a saber que esperas, y también le transmites una imagen más clara sobre la asignación.
Algunos ejemplos:
- Si es un diseño puedes adjuntar uno o varios ejemplos de lo que se espera recibir.
- Si es una tarea muy general, específica para qué se necesita.
- Si el objetivo es medible, indica exactamente cuál es el número que quieres alcanzar.
- Si la asignación tiene parámetros adicionales para la comprensión de los objetivos, explícalos en detalle.
A través de esta práctica no solamente vas a poner el objetivo en la mira, sino que también vas a presentar un reto en cada asignación. Es por esto que tienes que asegurarte que los objetivos sean realistas, alcanzables y optimizados para la persona a quien se le coloca.
Y cuando se alcancen los objetivos recuerda felicitar por los logros.
5 – Siempre pide feedback
Lo peor que puedes hacer es mantener una comunicación unilateral. Pídele a la persona encargada o al equipo de trabajo que te indiquen que les parece la tarea. Pregúntales: si les quedan dudas, si se ha entendido bien la asignación y si necesitan algo para cumplir con la labor.
Una vez que recibas el feedback podrás hacer los ajustes pertinentes, aprender para la próxima ocasión y aumentar la productividad de tu equipo.
Recuerda que esto es algo que se va construyendo, ladrillo a ladrillo, a través de buenas prácticas, políticas de comunicación asertivas y el contacto humano.
En la medida que vayas avanzando irás observando los puntos claves, y a medida que observes, aprendes. Luego podrás aplicar con más facilidad.
Utiliza un software de asignación de tareas
La asignación de tareas puede ser un trabajo muy sencillo cuando cuentas con el software adecuado para ello. En Ghazal App puedes crear tareas en cada proyecto y asignar a tus colaboradores con mucha facilidad, a estos les llegará una notificación para que puedan visualizarla y estar al tanto de ella.
En caso de que tengan una duda pueden enviar preguntas y comentarios en esa asignación, de modo que profundicen en ella, estén claros y, por tanto, tener mayores probabilidades de éxito en el cumplimiento de la tarea.
¿Te interesa probar nuestro software de gestión de proyectos?
¡Ingresa a este link y comienza a asignar tareas con un software profesional para ello!
5 estrategias para tratar con clientes difíciles y no perder el control
El contar con estrategias para tratar con clientes difíciles es clave para todo negocio. Al encontrarnos con clientes difíciles no significa que hay que tirar la toalla. Por el contrario, puede que ellos sean los clientes más fieles si se les da un trato adecuado.
Es necesario que, desde el inicio, al acordar algún servicio con tu cliente, seas muy claro y explícito en los servicios y funcionalidades que ofreces, dejando claras las expectativas de ambas partes.
Sea como sea, tratar con clientes difíciles no es nada fácil y puede llegar a ser una experiencia agotadora. Si ya tienes la experiencia, sabes de lo que hablamos, y si no la has tenido, vale la pena prepararse. Sea cual sea tu caso te conviene leer nuestro post para aprender a tratar con clientes difíciles.
5 estrategias para tratar con clientes difíciles
1. Escucha al cliente atentamente
Al tratar con clientes difíciles, cuando llaman, llegan o nos escriben alterados, debemos dejar que se desahoguen y escucharlos. Se debe reaccionar con serenidad tratando de identificar el motivo de la molestia y poniéndote en sus zapatos. Se le debe pedir que exponga la situación deseando solucionar el problema, demostrando comprensión y paciencia.
Se debe tener mucha empatía y saber generarla. Nunca debe igualarse a pelear con el cliente, ni ser negativo. Y bajo ningún caso caiga en el juego.
Demuestre siempre la compostura y control emocional. Si estas en una llamada telefónica le puedes decir al cliente que si gusta te dé un momento mientras estás tratando de resolver este impase, para que el cliente en ningún momento se sienta abandonado o no tenido en cuenta. Esto ayudará a calmarlo.
Si se hace lo contrario, no importa qué tan errado esté el cliente, este va a quedar con una mala impresión de la agencia y lo más posible es que propague su mala experiencia con otras personas, lo cual puede provocar, con muy alta probabilidad, un impacto negativo en el nombre de su agencia.
2. No respondas agresivamente
En todo momento se debe evitar alzar el tono de la voz en contra de los clientes y se debe hablar despacio y claro. Debes cuidar cada palabra que dices o escribes, y si el cliente plantea alguna solicitud no razonable, o que la agencia no pueda satisfacer, no se les debe dar un “no rotundo”, por el contrario, explícale que se necesita hacer un trabajo adicional en esa parte o explícale que se necesita que haga adicionalmente para lograr lo que desean.
Puedes darle frases como “estoy aquí para ayudarle” o “voy hacer todo lo que pueda por solucionar su problema” (sin sonar falso), para ayudar a calmarlo y transmitirle confianza ante el problema.
3. Conoce a tu cliente
Se debe observar muy bien el cliente e identificar sus gestos, forma de actuar y de escribir, para que, a partir de ello, se determine cómo abordarlos y ganarse su confianza. Recuerde que gran parte del lenguaje es no-verbal y lo que no se dice el cuerpo lo suelta por otros medios:
Por ejemplo, si llega un cliente a la agencia y mueve el pie y mira su reloj a cada rato, significa que está impaciente. Entonces, se le debe dar información básica, clara y al punto.
Hay otros clientes que se muestran más inseguros, indecisos, preguntan mucho, tienen muchas dudas, a este tipo de clientes sí es necesario suministrarles información detallada, técnica y completa de la agencia o del producto. Dedícales tiempo, así el proceso de negociación resulte más extenso de lo normal, pero puede terminar en un excelente resultado y abriendo campo para una completa retención y fidelización del cliente.
4. Demuestra que sabes lo que haces
Siéntete orgulloso de pertenecer a la compañía para la que labora y del valor que generas, y su cliente lo valorará. Esto comunica seguridad y confiabilidad. Esto hará que el cliente lo vea diferente.
Es una forma de ganarse el respeto de los clientes. Evidencie que conoce el producto o servicio y las funcionalidades de lo que está hablando.
5. Mantenlo siempre informado
Es fundamental mantener al cliente informado, así tendrá menos razones y puntos de comparación. En algunas ocasiones la inexperiencia o la falta de información oportuna alteran el equilibrio.
Ten en cuenta que el cliente se siente a gusto cuando es tenido en cuenta y cuando lo mantienes informado o le muestras cómo va el proyecto y los avances que está teniendo. Es necesario ser muy claro, no supongas nada ni dejes algo sujeto a interpretaciones.
Todo negocio debe poner al cliente en el centro, atender correctamente sus necesidades y presentar un servicio acorde a ello. Los problemas vendrán, eso es inevitable, pero te aseguro que si pones estos tips en practica podrás incluso fidelizar a tus clientes en esas circunstancias tan difíciles.
El bot asistente virtual en tu trabajo cotidiano y el de tu cliente
El bot asistente virtual, el cual ha estado incorporándose cada vez más en los hogares, está convergiendo rápidamente con el entorno empresarial. La innovación que tiene lugar en los bots asistentes virtuales, y su potencial para crear una realidad laboral completamente nueva, es emocionante de observar con atención.
Esta popularidad también está generando presión para integrar la funcionalidad del asistente virtual en la tecnología empresarial, lo que podría reconfigurar y mejorar significativamente la experiencia de los clientes y los empleados. Por eso, Gartner Inc predice que “el 25 % de los trabajadores digitales utilizarán un asistente virtual diariamente”. Y ya estamos viendo esa realidad en muchos hogares, empresas y agencias digitales.
Es posible que el asistente virtual se convierta en una forma generalizada de inteligencia en el trabajo que puede emerger a través de todas las plataformas y recursos digitales, incluidos datos y aplicaciones, ayudando a las personas a realizar sus tareas diarias de manera más eficiente. Dicha innovación de seguro creará algunas preocupaciones sobre el impacto de la tecnología en las personas, sin embargo, es más probable que los asistentes virtuales hagan que el trabajo sea una excelente experiencia y agilice muchos aspectos.
¿Cómo creemos que será la evolución del mercado del bot asistente virtual?
Sin duda, el mercado será marcado por el bot asistente virtual en los próximos años, pero debemos preguntarnos ¿Cómo será esto? He aquí algunas notas sobre como podría desarrollarse en los próximos años:
Adquiriendo «Inteligencia»
La tecnología de reconocimiento de voz está creciendo constantemente en sofisticación y, eventualmente, las conversaciones serán indistinguibles de las conversaciones de persona a persona. El aprendizaje también será crítico. El asistente virtual estará diseñado para interpretar a las personas en su proceso de toma de decisiones y así poder asimilarlo y aprovechar este aprendizaje e inteligencia a escenarios comerciales.
Resolución de problemas y priorización
Rápidamente, el asistente virtual comenzará a resolver tareas de una forma independiente dando sugerencias proactivas para los clientes o trabajadores.
También poseerá la capacidad de calcular la carga de trabajo de un individuo, sea cliente o trabajador, así como resaltar las actividades que deben priorizarse o delegarse. Muchas de las tareas que involucran el análisis de grandes volúmenes de datos complicados se pasarán lógicamente al asistente virtual a causa de su poder de procesamiento avanzado.
Podemos concluir, hasta este momento, que el asistente virtual apoyará la organización de trabajos y tareas para mantener una alta productividad.
Un asistente personal (y colaborador) para todos
¿Qué pasaría si sus colaboradores y clientes contarán con un asistente ejecutivo que pudiera guiarlos a encontrar rápidamente los recursos o documentos que necesitan, y ocuparse de tareas repetitivas y banales? Hacía esa dirección está enfocada la tecnología de asistencia virtual.
En poco tiempo nosotros los humanos podremos ver la asistencia virtual como algo imprescindible y que existirá como gran potencial de relación de confianza y cooperación entre el ser humano y el bot asistente virtual.
¿Cómo se adapta el bot asistente virtual las organizaciones?
En la actualidad, se habla sobre el impacto que generarán las «máquinas de pensar». En este contexto, los asistentes virtuales podrían reemplazar algunas de las actividades, trabajos humanos, o también mejorar las habilidades en las personas.
Este tema suele crear ansiedad sobre el futuro de algunos roles humanos. Pero la historia nos ha mostrado que es de suma importancia que las empresas se adapten y se preparen para los grandes avances y consideren el impacto que tecnologías como el bot asistente virtual u otras tecnologías de aprendizaje automático tendrán en sus organizaciones.
Idealmente, las personas siempre serán las que controlen cómo se diseña y utiliza la tecnología virtual. Los humanos nunca serán reemplazables. Está tecnología será definida por los humanos. Lo importante es adaptarnos a esta innovadora realidad, ya que el potencial humano se extiende a través de la colaboración con sistemas «inteligentes».
Gestión de clientes: recomendaciones y herramientas para hacerlo correctamente
La base que sostiene el desarrollo y el crecimiento de Ghazal App es la gestión de clientes. Este software de gestión de clientes, ha sido desarrollado con el fin de solucionar una necesidad a las agencias web y de marketing digital. Cuenta con herramientas de gestión y unas funcionalidades únicas que facilitan el desarrollo de proyectos, garantizan la comunicación entre la agencia y el cliente, además de la reducción en los tiempos de entrega de la información solicitada, aumentando así la productividad.
Para Ghazal App es de vital importancia conocer las necesidades de las agencias web, es por esto que desarrollamos un acceso cliente con una asistente virtual, que guiará a su cliente en el proceso de entrega de la información necesaria, para un desarrollo rápido del proyecto.
La asistente Virtual le indicará a tu cliente que información requiere la agencia y le mostrará de manera sencilla, la forma de llevar a cabo las diferentes actividades. Además, su cliente puede resolver cualquier duda a través del servicio de mensajería, brindando un acompañamiento continuo y personalizado, donde logrará entregar la información que se requiere a tiempo y mejorando la experiencia UI.
Con Ghazal App será muy fácil llevar el historial de ventas de cada uno de tus clientes, los servicios que más demanda y todos los datos de la agencia.
¿Qué es la gestión de clientes?
La gestión de clientes no es otra cosa que todas las acciones, tácticas y estrategias utilizadas para mantener una relación estable con el cliente, de continua satisfacción y comunicación. Generalmente, la gestión de clientes apunta a la fidelización de clientes, aunque no es exclusivo de este objetivo.
Generalmente los softwares para gestión de clientes se denominan CRM (Customer Relationship Management), los cuales juegan un rol muy importante a la hora de mantener relaciones comerciales, ya que facilitan la gestión, comunicación y administración de recursos de forma sencilla y rápida.
Gestión de clientes para agencias de publicidad y marketing digital
Las agencias de publicidad y marketing están activamente relacionados al mundo y entorno digital, ya que este medio es el más usado por los consumidores y con el cual se encuentran conectados continuamente. Por lo que la gestión de clientes en este ámbito es especialmente digitalizada.
Pero no solamente a causa de los consumidores, sino también por las oportunidades tan amplias que se encuentran en este entorno. Es por esto que se hace necesario, previamente identificadas las necesidades, equipar a las agencias digitales para prestar un mejor servicio.
Elementos claves en la gestión de clientes
Las herramientas para gestionar a los clientes son muy necesarias, pero estas no son mágicas, para que funcionen correctamente es necesario contar con una serie de cualidades claves para la gestión de clientes:
- Satisfacción: los clientes entre más satisfechos se sientan con cada aspecto del servicio que les brindas, se sentirán motivados a retribuirte, sea a través de recomendaciones o adquiriendo más y mejores servicios.
- Experiencias: en la relación que existen entre las agencias y los clientes surgen un montón de experiencias, desde el inicio hasta el final del funnel o la relación comercial. Cuida cada aspecto de esta.
- Personalización: no hay nada peor que tratar a todos como si fuéramos venido en un molde, conoce a tu cliente objetivo, sus necesidades y anhelos, y dale un servicio personalizado.
- Exclusividad: se trata de hacer sentir único al cliente, puedes darle regalos de fidelización o tratar de transmitirle prestigio al adquirir tu servicio.
- Interactividad: el corazón de la gestión de clientes se trata en mantener una comunicación provechosa para las dos partes, es necesario mantener las líneas de información claras por el bienestar de la relación comercial.
Nuestras recomendaciones
Para aplicar esto, te damos algunas recomendaciones muy puntuales:
- Como agencia cuida de tus clientes, ya que, si tú no lo haces, alguien lo hará por ti.
- Recuerda siempre la lealtad y fidelización para que tu cliente regrese a comprar.
- Si logras tener clientes satisfechos, no se irán a buscar la competencia, y serán tú testimonio más efectivo.
- Si tu servicio o producto supera las expectativas del cliente, este comentará su satisfacción y te recomendará a otros clientes.
Ghazal App, software para la gestión de clientes
Las diferentes herramientas que tenemos dentro de nuestra plataforma sirven para la gestión de clientes, manteniendo la comunicación y la productividad al máximo en la relación entre las agencias, los creativos, freelancers y sus respectivos clientes.
Si quieres llevar tu negocio al próximo nivel no pongas en duda probar Ghazal App para la gestión de proyectos.
7 Aspectos sobre retención y fidelización de clientes que necesitas tener en cuenta
Hay que distinguir sobre retención y fidelización de clientes. Si bien los conceptos “fidelizar” y “retener” comparten algunas similitudes, tienen grandes diferencias. Por su parte, un cliente retenido puede o no repetir la compra, pues probablemente cuando llegue el momento tomará otra opción; se mantiene en la agencia por el hecho de que aún no conoce otro lugar o una opción mejor.
Un cliente fiel comprará nuevamente y alentará a otros a hacer lo mismo, ya que es una referencia de calidad y ofrece críticas positivas que se transmiten rápidamente. En este sentido, no se trata solo de un cliente que gasta dinero, sino de una persona que actuará como defensora de la agencia y perdonará mucho con facilidad los errores que se puedan presentar.
En este post te diremos algunos aspectos a considerar en el proceso de retención y fidelización de clientes, para que llegues a mantener tus clientes no solamente de tu lado sino en apoyo continuo a tus acciones.
7 Aspectos importantes para la retención y fidelización de clientes
Comunicación humana
Es algo muy evidente que todos conocemos, pero usualmente olvidamos, es que estamos tratando con personas y debemos poner la comunicación humana en el centro. Debemos tener un trato cercano y personalizado, intentar que nuestra comunicación nos acerque al cliente, que nos vea próximos. Es muy buena opción hablarle por su nombre, ponerle un poco de humor a la comunicación, que haya empatía y confianza.
Pueden presentarse problemas, y en ese caso, por sencillos que parezcan, hay que demostrar mucho interés en ofrecer soluciones y ayudar al máximo al cliente, suministrar mucha información, ofrecer contenidos de valor y datos que les sean útiles para tomar las mejores decisiones en su día a día.
Cualquier comunicación representa una oportunidad de reforzar el vínculo con el cliente. Por ejemplo: un post que el cliente vea en Facebook, un email, una imagen, un eBook para resolver algún problema particular, etc. Por tanto saca mucho provecho de tu estrategia de comunicación para lograr retención y fidelización de clientes.
Conoce a tus clientes
Es muy recomendable que conozcas a tus clientes, dedícale un tiempo cada dos o tres meses para analizar y actualizar su información. Te ayudará mucho conocer los datos socio demográficos, donde viven, cuáles son sus intereses y a que se dedican.
Puedes obtener esta información de diferentes formas: desde consultando los perfiles en las redes sociales vinculadas, o preguntar directamente a tus clientes cuando hacen una transacción. Una vez obtienes los datos que necesitas, puedes pensar en elaborar una estrategia de contenidos para buscar recomendaciones, brindar una formación u ofrecer descuentos que sean interesantes.
Convierte las quejas en mejoras
Es necesario cambiar de mentalidad y tomar las quejas como una oportunidad. Las críticas sirven para saber lo que los clientes piensan del producto, de manera que las quejas permiten saber dónde debes realizar ajustes, cambios y mejoras.
Es por esto que se hace necesario aprender a escuchar a los clientes, actuar con rapidez a sus solicitudes, disculparse de forma sincera y prometer solo lo que se puede cumplir y esforzarte en cumplirlo. No hacerlo es equivalente a sabotear tu proceso de retención y fidelización de clientes.
Mantente en contacto
Es necesario tener un plan de comunicación con el cliente, como mínimo una vez al mes envíale un mensaje o llámalo, por ejemplo, en casos de novedades de la empresa, lanzamientos de productos, eventos y contenidos interesantes para mantener la relación viva.
Los mensajes deben ser muy amistosos, con lenguaje y contenido que motive a su lectura. Puedes crear contenidos o vídeos relevantes que genere en los clientes el interés de compartirlos en sus redes sociales y revisar constantemente los medios que usas.
Gánate la confianza de tu cliente
Necesitas acercarte a tus clientes y aportarles valor, que vean que eres una empresa de la que se pueden fiar, de la que se pueden servir y de algún modo estar vinculados.
Piensa a largo plazo. Lo que es realmente importante es cuántas veces va a hacer transacciones contigo o cuántas veces te va a recomendar. Una relación comercial, beneficiosa para ambas partes, se mantiene por una larga cantidad de tiempo. Es recomendable que como empresa practiquen la flexibilidad y se adapten a las necesidades que tengan sus clientes, resolviendo satisfactoriamente sus necesidades y atendiendo de cerca sus requerimientos.
Céntrate en el Inbound Marketing
En lugar de ser tu quien interrumpe a los clientes, quien molesta para conseguir su atención, intenta que sean ellos los que lleguen a ti, atráelos.
Por lo que tendrás que tener una estrategia de contenidos, de difusión de información para que los clientes quieran venir. Empieza a crear artículos, eBooks, información de valor para tu cliente, con el fin de que se acerque y sienta confianza.
Calidad del servicio y cumplir con lo prometido
Discute y acuerda con tus clientes los objetivos mutuos y cómo planeas alcanzarlos, a fin de que sus expectativas sean claras y cumplirlas sea más fácil.
El proceso de fidelización requiere que cumplas con lo prometido, o, mejor aún, mucho poco más. Un cliente satisfecho seguirá regresando a tu agencia una y otra vez y en muchas ocasiones no vendrá solo. Así podrás alcanzar la retención y fidelización de clientes.
Por lo que aplica lo que te hemos aconsejado en este post: fideliza, enamora y conquista a tus clientes con un servicio de calidad.
