Kanban marketing: la metodología que duplica la productividad de tu equipo de marketing digital
Kanban marketing es una de las metodologías ágiles más productivas para los equipos de marketing digital de la actualidad. Su tablero de tareas y su filosofía permiten crear un marco de trabajo que genera resultados de calidad. Pero no solamente ayuda al producto, sino que también transforma los equipos.
¿Te parece algo idílico o imposible?
Es que se ha hecho tan popular precisamente por los resultados innegables de su metodología. Su tablero, entre otras cosas, recorre a millones de organizaciones en el mundo. Si perteneces a una agencia digital o eres un profesional independiente del marketing, harás bien en conocer esta metodología y aprender a aplicarla.
En este post te mostraremos lo que necesitas saber para obtener más orden y productividad en un solo Kanban (tablero).
¿Qué es y para qué sirve el Kanban marketing?
La metodología Kanban marketing no es otra cosa que la típica metodología Kanban aplicada a las tareas y proyectos del marketing. Por eso, antes de definir el Kanban marketing, definamos que es la metodología Kanban.
¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es un método de organización del trabajo por medio de un tablero de tareas en que se usan tarjetas. Esta metodología es a su vez una filosofía, donde se apuesta por el desarrollo incremental, este se trata de dividir el trabajo en diferentes partes para posteriormente organizarlo en tareas y subtareas.
El tablero usado lleva por nombre “tablero Kanban”, este se divide en tres renglones: por hacer, en proceso y terminado. A través de este tablero es posible ver el flujo de trabajo y las tareas que faltan para terminar un proyecto.
¿Para qué sirve la metodología Kanban en el marketing?
Como vemos, la metodología Kanban sirve para organizar equipos, aumentar su productividad y favorecer el flujo de trabajo dentro de cualquier organización (incluso puede usarse de manera personal).
Cuando aplicas esta metodología para las tareas de marketing, tienes como resultado una organización eficiente de cada tarea, según cada proyecto y los objetivos determinados de la organización.
Ventajas de Kanban marketing
En el mundo del marketing se gestionan muchísimas tareas, casi siempre estamos llenos de mucho trabajo y con muchos objetivos por cumplir.
¿Por qué sumar algo más como aplicar la metodología Kanban?
Pues precisamente a causa de esa cantidad tan grande de trabajo es que necesitas orden. He aquí algunas ventajas que te dará el aplicar esta metodología:
- Organización: Kanban permite que las tareas se asignen de forma prioritaria y organizando cada aspecto de un proyecto, esto mantiene en orden el trabajo en curso y el trabajo que está pendiente.
- Tiempos de entrega: si aplicas no solamente el tablero Kanban, sino también su filosofía, cada tarea deberá trabajarse de forma exclusiva, es decir, no se puede trabajar tareas de manera conjunta, debes trabajar una a una, lo que optimizará los tiempos de entrega.
- Visibilidad: el gran atractivo de Kanban es la facilidad con que todos pueden ubicarse solamente echando un vistazo al tablero, esto ayuda a enfocar y mantener la sensación de progreso en todo momento.
- Calidad: la finalidad de Kanban es generar productos de calidad, en el caso de los equipos de marketing el enfoque es producir el mejor resultado posible con la menor cantidad de recursos.
- Flexibilidad: dentro de los estatutos de Kanban es permitido hacer cambios pertinentes según se vea conveniente, si se detectan errores, te preocupan las métricas, etc., es posible realizar cambios para dar un giro positivo.
- Mejora: Kanban te permite hacer mejoras acumulativas de modo que al final, cuando ya no hay más tareas, habrás desarrollado mejores estrategias de trabajo y entendido el flujo de trabajo de tu equipo.
La curva de aprendizaje para Kanban marketing es fácil de apropiar, pero como toda filosofía organizacional requiere cierto grado de disciplina y perseverancia. Para llevar esto a cabo ahora vamos a ver cómo se aplica la metodología Kanban en los equipos y profesionales del marketing.
¿Cómo se aplica la metodología Kanban marketing?
En gran parte Kanban es popular por su simplicidad al igual que por su eficiencia, pero esto no quiere decir que no necesites una idea clara sobre cómo aplicarla, en especial si estás comenzando. Aquí algunos pasos para que apliques Kanban marketing.
1. Conoce bien la metodología y sus estatutos
Es necesario que te familiarices con la forma como funciona la metodología y su filosofía, de esta manera podrás identificar sus puntos fuertes y débiles, y que aspectos necesitarás adaptar a tu organización. También es recomendable que tu equipo se forme en cuanto a esta metodología, sea de manera independiente o a través de talleres dentro de la empresa.
Si quieres enterarte un poco más sobre la metodología Kanban puedes leer nuestro artículo sobre el modelo Kanban, que es y cómo aplicarlo.
2. Prioriza las tareas más importantes
Haz una lista de todas las tareas que consideras necesarias, categorizadas por prioridad: baja, media y alta. Pon en la lista de pendientes en orden de prioridades, y asegúrate de ir pasando las tareas al renglón de “en progreso” aquellas que tienen mayor prioridad.
3. Establece todas las tareas en el flujo de trabajo
Una vez tienes todas las tareas, y las priorizas, es hora de poner manos a la obra: pon las tareas más relevantes en el renglón de “en proceso” y empieza a trabajar. En este punto, es importante que estés atento a la manera como se desarrolla el trabajo, que vayas haciendo ajustes y reduzcas, en la medida de lo posible, la cantidad de tareas en proceso.
4. Aplica la metodología
Si trabajas en la oficina puedes usar un tablero grande y con post-it asignar tareas con fechas de entrega y nombres de responsables. Pero es mucho mejor utilizar un tablero digital para que todos lo vean en sus pantallas y puedan realizar las modificaciones que quieran, agregar un checklist y subir documentos en las tareas (así como es posible hacerlo en Ghazal App).
En medio de esto no te olvides de aplicar sus 4 principios:
- Reducción de desperdicio: solamente se hace lo justo.
- Mejora continua: cada día, semana y mes, tu equipo debe acumular mejoras.
- Calidad asegurada: la calidad siempre es más importante que la rapidez.
- Flexibilidad: si se acumulan tareas tendrán prioridad para así comenzar otras.
5. Corrige a medida que aplicas y aprendes
Mientras que vas participando y experimentando en el método Kanban marketing, presta mucha atención a cada detalle. Cada error, cada obstáculo e inconveniente es material de apoyo para aprender. Cada momento es clave para que tu equipo madure y se acoplen de manera más eficiente con la metodología de trabajo.
6 consejos para tener éxito aplicando Kanban marketing
Si estás empezando a aplicar Kanban marketing estos consejos te servirán muchísimo, si ya tienes tiempo aplicando esta metodología de seguro estás consciente de lo que hablo. No obstante, de seguro que igualmente te servirán para renovar la aplicación de Kanban.
Enfócate en hacer un trabajo de calidad
La productividad sin calidad no tiene ningún sentido, cuando aplicamos metodologías ágiles aplicadas al marketing digital como Scrum o Kanban, es muy fácil perder de vista la calidad de lo que se produce. Trata de no perder el foco, concéntrate en producir cosas de calidad.
Trata de mantener el trabajo en curso al mínimo
En las metodologías ágiles existe el término WIP, que viene de las palabras “work in progress” o trabajo en progreso. La cantidad de trabajo que se mantiene en este renglón del tablero Kanban es equiparable a la calidad de trabajo realizado.
Esto significa que, a menor cantidad de trabajo en curso, mayor es la calidad del trabajo realizado. Esto viene de la misma filosofía Kanban, donde se evita comenzar con una tarea si no se ha culminado con la que se mantiene el proceso hasta el momento. A su vez, esto significa que se dará más tiempo para culminar las tareas y el resultado final será de mayor calidad.
Mantén políticas de entregas continuas
Estratégicamente hablando, cuando tu equipo entrega trabajos o partes del trabajo continuamente se hace el hábito de trabajar bajo el enfoque Kanban. Al mismo tiempo es posible afinar la dinámica de trabajo entre las partes interesadas.
Por tanto, cuando tengas que afianzar este punto, trata de dividir el trabajo en tareas pequeñas para contar con entregables constantes, si es posible de forma diaria.
Equilibra la demanda de trabajo contra el rendimiento
Es posible que cuando estés trabajando con tu equipo exista una gran cantidad de demandas: diseños para redes sociales, publicaciones para el blog, publicidad que realizar, emails que redactar, etc. Pero esta demanda de trabajo debe ser filtrada por una filosofía y políticas de trabajo de alto rendimiento.
Pregúntate ¿Qué tanto trabajo puedo aceptar sin sacrificar la calidad de producción del equipo?
El trabajo en proceso siempre debe ser el suficiente para garantizar un producto de calidad, para esto, entre otras cosas, se debe filtrar la cantidad de trabajo solicitado.
Prioriza las tareas que realmente lo valen
Al momento de optimizar el flujo de trabajo y de dar cabida a las tareas, es necesario que sepas distinguir qué es lo más importante. Asegúrate de que cada tarea en progreso sea una tarea de alto valor para la organización.
Presta atención a la variabilidad para producir previsibilidad
En la organización de las tareas de un equipo de marketing se necesita entender que existe cierto flujo de trabajo, en este trabajo siempre aparecen cosas que nadie espera, aparece el llamado índice de variabilidad. Es importante que enfoques la cantidad de imprevistos, interrupciones “necesarias” y otros aspectos que afectan el flujo de trabajo.
Si notas un patrón y puedes solucionarlo será perfecto. La idea es que cuando apliques Kanban marketing cuentes con cierto grado de previsibilidad para poder mantener el trabajo en curso al mínimo, y así aumentar la calidad de producción.
Utiliza Ghazal App para organizar tu equipo con Kanban marketing
Dentro de Ghazal App contamos con un tablero Kanban para organizar tu equipo de marketing digital. Por medio de él puedes asignar tareas a miembros de tu equipo, crear su propio espacio de trabajo, crear proyectos y tableros, asignarles prioridad, checklist independientes y muchísimo más.
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Scrum marketing: conceptos, beneficios, consejos y pasos para aplicarlo
El Scrum marketing es la metodología que todo equipo de marketing, agencia digital o freelancer creativo debería manejar o al menos conocer. Si bien esta metodología fue creada para el desarrollo de software, su adaptabilidad ha alcanzado a un sinfín de industrias y el marketing no está exento de ella.
Si tienes un equipo de marketing, una agencia digital o eres un freelancer creativo, necesitas conocer el Scrum marketing y cómo aplicarlo de manera eficiente. Sigue leyendo que en este post te mostraremos todo esto y mucho más.
¿Qué es Scrum marketing?
Para definir el Scrum marketing debemos primero definir que es la metodología Scrum. Podríamos decir que esta metodología de gestión de proyectos es una que se caracteriza por buscar el mejor resultado en el menor tiempo posible. Para esto se vale de una serie de reglas, marcos de trabajo y buenas prácticas.
El Scrum marketing es la aplicación del modelo de gestión y organización de la metodología scrum aplicadas a los equipos de marketing.
¿Qué ventajas y beneficios tiene la metodología Scrum para equipos de marketing?
La metodología Scrum trae muchos beneficios para aquellos que lo aplican en el marketing, algunos de estos son:
- Las prioridades son tratadas de manera clara y resumida. En el marketing, pareciera que todo es importante, lo que desenfoca los esfuerzos y reduce la productividad. Al tener un Product backlog se muestra claramente la prioridad a medida que se avanza el proyecto y se consiguen resultados de valor.
- Las revisiones incluyen a las personas implicadas. A veces se acusa al marketing de entregar cosas que, aunque terminadas, son inútiles para los fines propuestos. Los sprints corrigen este mal al mantener reuniones periódicas con las personas interesadas, se asegura que el producto vaya en buen camino y, como resultado, el producto final sea lo esperado.
- El cliente toma las decisiones incluso si hay muchas partes interesadas. En el marketing hay muchas personas interesadas (clientes/colaboradores), lo que puede hacer que los procesos se obstaculicen y se pierda tiempo. Pero con Scrum, la figura del Product Owner, enfoca lo importante de la manera más eficiente y rápida, reduciendo el número de voces involucradas y manteniendo el enfoque del equipo sin dejar de mantener contacto con los clientes.
- Los análisis continuos mejoran la forma como se realiza la planificación. Anteriormente la data de los esfuerzos de marketing tardaba cierto tiempo, para nuestros tiempos hay una gran cantidad de información incluso en tiempo real que facilita la tarea de análisis. Toda esta información, cuando se valida a través de las reuniones de revisión, hace que la planificación sea más realista y acorde a los resultados que se vienen obteniendo, lo que permite que se puedan hacer cambios a tiempo dentro de la planificación de tareas.
- Mejor trato con la complejidad de los proyectos. Los proyectos de marketing, al contener una gran cantidad de elementos y requerimientos, poseen cierta complejidad en su desarrollo. El Scrum Marketing permite que esta complejidad se disminuya al máximo, haciendo que el cliente, las agencias digitales, los equipos de marketing, al igual que el consumidor final, obtengan mejores resultados. Todos ganan con una buena gestión del marketing digital.
¿A qué tipo de proyectos se puede aplicar el Scrum marketing?
Scrum fue diseñado especialmente para el desarrollo de productos de software. Pero, a medida que se fue experimentando con esta metodología en diferentes proyectos, se evidenció su universalidad. Al día de hoy la metodología Scrum se usa en un sinfín de sectores, desde la organización de bodas hasta la creación de aplicaciones web.
En el sector del marketing se puede usar la metodología para el día a día, pero sirve de manera especial cuando hay un entregable concreto, como una nueva identidad de marca o una serie de contenidos.
Cómo poner en practica la metodología Scrum en la gestión de marketing
La metodología Scrum tiene muchos aspectos que tener en cuenta, ya que esta cuenta con sus propios conceptos, roles, reglas y formas de hacer avances. Por lo que vamos a ir paso a paso explicando cada detalle y dando consejos importantes para aplicar en la gestión de marketing digital. Esto lo haremos en cuatro pasos sencillos.
1. Manténganse dentro del marco
Puede llegar a ser tentador tomar solamente algunas partes de la metodología Scrum para hacer algo completamente diferente. No lo hagas, mantente dentro del marco de trabajo. Si bien hay aspectos de la metodología que son adaptables, sus reglas y el marco de trabajo no se tocan.
De hecho, si modificas sus reglas, estatutos y pilares, puede que funcione, pero no sería Scrum. La tentación de cambiar las reglas del juego suele aparecer para hacerlo más adaptable a la empresa, ya que Scrum suele revelar las deficiencias y errores más profundos de la empresa. Si este es tu caso, cambia la empresa no la metodología.
2. Aplique adecuadamente los roles de equipo
Lo primero que debes hacer para aplicar la metodología Scrum marketing es definir los roles dentro de los equipos, estos son:
Product Owner
Es la persona encargada de organizar el Product Backlog, de comunicar los requisitos para el producto, determinar las prioridades, asegurarse de que el equipo comprenda cada cosa y también trabaja con el cliente o partes interesadas en el producto final fuera del equipo. El Product Owner es el encargado de dirigir gran parte de las actividades, planifica los entregables y filtra las solicitudes con ojo crítico.
Scrum Master
El Scrum Master es el que coordina y ayuda a la organización del equipo, siendo un servidor y líder para cada una de las partes del equipo Scrum al igual que para las personas externas. De esta manera, se relaciona con cada parte del equipo de modo que se pueda maximizar el trabajo y se relaciona con las partes interesadas para que se adapten y comprendan el proceso.
Por un lado, ayuda al Product Owner en la tarea de gestionar la cartera de producto, se asegura de que el Product Backlog este organizado de la manera más eficiente, facilita los eventos para solicitar o coordinar lo necesario y ayuda y se asegura de que el resto del equipo entienda lo que el Product Owner solicita.
De igual manera, gestiona el resto del equipo sirviendo como una clase de coach, ayuda en todo lo necesario en la creación del producto, observa y elimina los obstáculos en los procesos, y les facilita los eventos para mejorar las tareas en marcha.
Con respecto a la organización o clientes, sirve como maestro al explicar cada detalle del proceso, su propósito y función, al igual que facilita las tareas requeridas por su parte.
Equipo de desarrollo o de marketing
El resto del equipo, o el equipo de desarrollo (que en este caso es el equipo de marketing), es el responsable de autoorganizarse y administrar su propio trabajo. En este equipo no se distinguen títulos, ni hay subequipos dentro del equipo, y, aunque hay especializaciones y áreas de enfoque, la responsabilidad recaen sobre todo el equipo en conjunto.
Hay un factor que normalmente se considera en los equipos de desarrollo de software, y es que cada miembro es multifuncional. Este tipo de características no siempre es compatible en un equipo de marketing, en especial porque las áreas de trabajo suelen ser muy dispares a diferencia de los equipos de desarrollo. Por tanto, esta característica debe tomarse de manera flexible a causa de la naturaleza misma del equipo de marketing.
3. Sigue los eventos al pie de la letra
Los eventos en la metodología Scrum cumplen la función de optimizar los procesos y alcanzar resultados en menos tiempo. A causa de que es un proceso repetible y con características bien detalladas, es posible, a través de la repetición, dominarlo para así cumplir más tareas, en menos tiempo y con mejores resultados.
Vamos a ver cuales son los 5 eventos de la metodología Scrum y cómo aplicarlos en el área de marketing:
El Sprint
El sprint, según la misma guía de Scrum, es un cuadro de tiempo de más o menos un mes en el que se crea un incremento del producto terminado. Es decir, es un periodo de tiempo corto en el que se debe entregar una parte útil del resultado del proyecto.
Supongamos que el trabajo es de una nueva página web, un rebranding o una estrategia de marketing, luego del sprint debe haber un entregable con un valor sustancial para las partes interesadas. En este caso hipotético más que una página web completa, puede ser una parte de ella o algún tipo de versión beta.
En los equipos de marketing el periodo de un mes pueda que sea irrealistamente corto. Por lo que modificamos este aspecto a conveniencia y necesidad. No obstante, es necesario no perder el foco de la metodología y hacer más en menos tiempo.
En cuanto a los entregables, en el marketing no hay algo tan tangible como lo hay en el desarrollo, por lo que es posible que prefieras hacer entregables después de ciertos hitos, dando avances sustanciales para la proyección del resultado final. Igualmente, considera las actividades pertinentes que están incluidas dentro de la responsabilidad del equipo de marketing y plantea un tiempo prudencial.
Poduct Backlog
El Product Backlog es una reunión que va orientada a establecer las prioridades y estrategias dentro del desarrollo del proyecto. En esta reunión se agregan, eliminan o se modifican tareas, poniéndolas en el orden lógico y de prioridad. En esta reunión puede que se empiecen a desglosar las tareas generales y grandes en tareas más pequeñas y específicas, multiplicando así el trabajo, pero haciéndolo más eficiente.
En esta actividad el equipo se prepara y se organiza antes del siguiente sprint, por lo que tiene una gran importancia para el desarrollo del producto final. En esta reunión, aunque el principal encargado es el Product Owner, no obstante, también debe participar el resto del equipo aportando su visión e ideas.
Reunión de planificación del sprint
Para planificar cada sprint los miembros del equipo determinan todo lo que se debe hacer para llegar al objetivo de este, teniendo en cuenta el proyecto como un todo. El tiempo dedicado a esta planeación no debe superar las 2 horas. En esta planificación se determina lo que puede entregarse por sprint y la cantidad de tareas necesarias para terminarlo. Una vez determinada la cantidad de tareas se debe establecer su prioridad y pasarlas al tablero Kanban.
Reunión diaria
Las reuniones diarias son las más vitales, por lo que es importante ser muy riguroso con ellas y no salir de los parámetros de esta reunión. La reunión diaria o daily, es una reunión que se realiza de pie (para asegurar que nadie se pase del tiempo) y que no puede durar más de 15 minutos. El propósito de esta reunión es la de crear y coordinar actividades para las próximas 24 horas. Se realiza en la misma hora y en el mismo lugar.
En esta reunión los miembros del equipo deben responder 3 preguntas esenciales de la forma más breve posible:
- ¿Qué hice ayer para alcanzar la meta del sprint?
- ¿Qué haré hoy para alcanzar la meta del sprint?
- ¿Tengo algún obstáculo o necesito algo para alcanzar la meta del sprint?
Con estas reuniones, tomándose dentro del tiempo, siendo objetivos y manteniendo su espíritu, se reducen los tiempos muertos de interminables reuniones y se abordan las cosas por adelantado sin dejar de enfocar el objetivo del sprint.
La revisión del sprint o sprint review
Una vez alcanzado el objetivo en el tiempo indicado, llega el momento de hacer una revisión del sprint. Esta reunión es llamada Sprint Review y no debe durar más de una hora por semana. En esta reunión debe contener los siguientes elementos:
- Debe asistir todo el equipo con las partes interesadas.
- El Product Owner explica las tareas que se han realizado.
- El equipo discute que salió bien y que no.
- El equipo muestra el producto final o, en dado caso, el trabajo realizado para alcanzar el objetivo.
- Se dan contribuciones para mejorar el próximo sprint, aprendizajes y observaciones pertinentes para el trabajo en equipo.
- Revisión de los tiempos de entrega, el presupuesto y la capacidad del equipo para cumplir con las tareas.
Al hacer la revisión del sprint el equipo podrá tachar las tareas realizadas y por realizar dentro del Product Backlog. Así, con toda esta revisión, se podrá realizar la planificación del próximo sprint ajustando las pautas a través de la información obtenida.
Reunión de retrospectiva
En esta reunión se revisan los procesos, como se ha estado ejecutando cada cosa, la relación entre los miembros del equipo, el uso de las tareas y cualquier otro detalle que pueda afectar de alguna manera el proyecto en general. En esta reunión el objetivo central es identificar aspectos en los que el equipo de marketing pueda mejorar.
En esencia, esta reunión busca identificar las oportunidades de mejora y consolidar los aspectos positivos del equipo. La idea de esta reunión es que después de cada sprint se apliquen las respectivas mejoras, de modo que el equipo avance a medida del desarrollo del producto. Además, la duración máxima para esta reunión es de una hora.
4. Aplica los artefactos Scrum
La metodología Scrum cuenta con 3 artefactos que deben ser gestionados de manera correcta, teniendo estos elementos en cuenta ya estarías preparado para aplicar la metodología Scrum marketing. Veamos de qué tratan:
El Product Backlog
El Product Backlog es una lista ordenada sobre todo aquello que es necesario para el producto. Funciona como una fuente de requisitos para gestionar cambios en el producto. Quien es responsable de este artefacto es el Product Owner, él es quien debe administrar su contenido, los pedidos y la disponibilidad, al igual que debe ajustar la prioridad de cada requisito en la lista.
Aunque este nombre viene del mundo del software, en el área del marketing puede entenderse como una lista donde se incluyen los pedidos del cliente o las solicitudes necesarias dentro del proyecto.
El Backlog del Sprint
Este, a diferencia del artefacto anterior, trata de los elementos que se encuentran en el Product Backlog que pertenecen al Sprint en curso. Este es un artefacto diferente que, al mantener solamente los elementos a tratar dentro del sprint, permite que se le pueda dar seguimiento dentro de las reuniones diarias.
A medida que avanza el proyecto, se modifican y se mueven elementos. Así, las tareas pasan de pendientes a en proceso y luego a finalizadas. Para este fin se usa un tablero Kanban para así visualizar y rastrear el flujo de trabajo. Aquí te mostramos un ejemplo de como se vería dentro del sistema Ghazal App:
Incremento
Para mantener el enfoque es necesario comprender el concepto de incremento. Para los equipos de software esto significa una parte del software en concreto, pero en equipos de marketing es diferente…
En el caso del equipo de marketing significa culminar con todas las tareas relacionadas al sprint. Por tanto, al culminar el sprint toda tarea debe estar finalizada. Si hay tareas que no se terminan conjuntamente con el sprint se considera un desperdicio (aspecto negativo a considerar en el sprint review), y, por tanto, debe volverse a planificar para el siguiente sprint.
Aplica Scrum marketing de la manera más eficiente
Al día de hoy la aplicación de metodologías ágiles es más fácil y eficiente, ya que está sostenida por software e Internet, lo que permite tener una gestión de proyectos que no dependa de un lugar físico, además de aumentar considerablemente la productividad de los equipos.
Ghazal App es tu sistema ideal para la gestión de marketing basado en la metodología Scrum. A través de nuestra plataforma puedes gestionar proyectos mano a mano con tu cliente y haciéndolo partícipe en cada momento relevante. Todas nuestras herramientas están diseñadas especialmente para las agencias digitales y los freelancers creativos, lo que nos hace una plataforma exclusiva para ti y para tu equipo de marketing digital.
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Cómo gestionan las metodologías ágiles la incertidumbre
La incertidumbre es un problema para cualquier proyecto, y aprender sobre como gestionan las metodologías ágiles la incertidumbre es una de las mejores maneras de evitar el fracaso. Normalmente todo proyecto tiene un nivel de inseguridad, no todo puede ser dado por cierto o como absolutamente seguro.
Es allí donde las metodologías y las previsualizaciones ayudan a disminuir la cantidad de posibles problemas, prepararse para los más probables y enfrentar de la mejor manera aquellos que aparecen sobre la marcha.
¿Qué es la incertidumbre en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos la incertidumbre es la limitación de poder conocer todas las variables que podrían presentarse, en especial aquellas variables que podrían afectar de manera negativa el producto final.
La incertidumbre en las metodologías ágiles es un factor de mucha importancia, puesto que no es posible establecer con exactitud, desde el primer momento, todos los factores negativos que pueden enfrentarse en el desarrollo.
Esto afecta a los gestores de proyectos, pero también a los clientes, puesto que podría volcarse una gran cantidad de recursos y trabajo y no llegar al resultado esperado. Por eso, las metodologías ágiles admiten la realidad, la incertidumbre siempre estará presente, pero la forma como le hacemos frente es la clave para que el resultado final sea lo menos afectado y lo más beneficioso.
¿Cómo gestionan las metodologías ágiles la incertidumbre?
Cualquier gestor de proyectos estaría de acuerdo en que la incertidumbre es un problema inevitable. No puedes ignorarlo, porque tarde o temprano tendrás que enfrentarte con él. Así que nos interesa aprender sobre cómo gestiona las metodologías ágiles de la incertidumbre, como bien lo describimos a continuación.
El cono de la incertidumbre
La mejor forma de enfrentar este problema es a través del cono de incertidumbre de las metodologías ágiles, este trata de reducir la incertidumbre del proyecto desde el inicio hasta su final de manera paulatina.
De este modo, al dividir el proyecto en diferentes secciones de feedback, llamados sprints, es posible solventar las dudas, aclarar la visión y mejorar el trabajo, lo que claramente se traduce en una reducción paulatina de la incertidumbre y del costo del proyecto. A medida que el proyecto avanza las estimaciones son más claras, por lo que disminuyen, al igual que los costos.
A diferencia de las metodologías tradicionales, el enfoque ágil, aunque admite una gran cantidad de incertidumbre desde el inicio al hacer un correcto análisis, enfrenta la incertidumbre al sacar la mayor cantidad de conocimiento útil de cada ciclo.
Estimaciones para la gestión de la incertidumbre
Lo primero que debemos hacer, para manejar la incertidumbre, es una estimación sobre las posibles dificultades del proyecto. Por eso, una de las primeras fases en la gestión de proyectos es la estimación o estudio viabilidad, en este se evalúan los pros y los contras del proyecto para saber si es viable o no llevarlo a ejecución.
La ventaja del estudio de viabilidad es que te da una primera idea de la incertidumbre. Estas ideas pueden ser tomadas en cuenta para luego volcarla en la primera fase del proyecto y saber bien a que te enfrentas.
Desarrollo iterativo para hacer frente a la incertidumbre
Al desarrollarse el proyecto la incertidumbre debe bajar a medida que se cierren los diferentes ciclos, se saque provecho de los feedbacks y se empiece a aclarar los detalles. Esto, al mismo tiempo, permite que se puedan tomar decisiones bien fundamentadas, luego de comprobarlas en la realidad y disminuir la presencia de la incertidumbre.
Esto hace que, luego de unos 2 a 4 ciclos, la estimación del producto, los inconvenientes e incluso una fecha exacta pueda darse con seguridad. Si bien es cierto que es posible que aparezcan cosas nuevas, por lo general el cono va disminuyendo hasta desaparecer.
Cómo aplicar Scrum en la vida real
Muchos conocen Scrum, pero pocos saben cómo aplicar Scrum en la vida real. Para esto, no solamente hace falta conocer la metodología (la cual ya está bastante popularizada), sino también aplicar sus principios a determinadas situaciones.
El éxito de Scrum ha sido inminente. Cada vez son más las compañías que aplican esta metodología y que han aumentado su productividad por encima del 50%, pero, ¿Es posible aplicarlo al día a día más allá de la oficina y el área de trabajo? ¡Es un hecho!
Por eso, en este post te mostraremos cómo llevar tu vida al puro estilo Scrum, organizando tus proyectos y actividades personales, así podrás sumar aún más a los hábitos efectivos para la productividad personal.
¡Así que continúa leyendo hasta el final para que no te pierdas de nada!
La metodología Scrum como estilo de vida
Scrum es una metodología agile que se caracteriza, como diría Jeff Sutherland, en hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo. Y, aunque su aplicación principal está destinada a los equipos de trabajo, ciertamente puede tomarse como un enfoque para el día a día, como un estilo de vida.
Un estilo de vida es una serie de comportamientos basados en creencias o filosofías de vida, que se transmiten a través de hábitos, disciplinas o formas de vivir específicas. Así, cuando Scrum forma parte de tu estilo de vida, significa que moldea no solamente la manera como trabajas sino también cómo vives.
En un estilo de vida Scrum se cumplen muchos de estos aspectos:
- divide sus tareas por partes para ser más eficiente;
- calcula sus propios proyectos o micropryectos por secciones cortas (sprints);
- se organiza por prioridades y empieza con lo más importante;
- establece objetivos (a corto plazo);
- mantiene criterios para saber si se cumplió adecuadamente con cada tarea;
- establece reuniones diarias (en equipo), o en retrospectiva (personal);
- mide sus tareas y actividades;
- etc.
Si quieres aplicar la metodología Scrum en tu vida cotidiana, debes procurar mantener estas características en tus actividades diarias, no solamente en tu trabajo, sino también en tus proyectos personales y actividades propias.
5 Formas de cómo aplicar Scrum en la vida real
Pero si quieres saber cómo aplicar Scrum en la vida real, es necesario que sigas y contextualices estos 5 principios en tu vida personal.
1. Previsualiza tus tareas en periodos
En Scrum los periodos de tiempo se manejan por sprints, estos son secciones de un proyecto más grande que no deben ocupar más de 4 semanas. En este periodo de tiempo el objetivo es producir valor conforme al tipo de producto o resultado que estamos buscando, por ejemplo, si trabajas en software, debes procurar una sección demostrable del mismo dentro de este periodo.
Así, según la metodología Scrum, debes dividir tu trabajo en diferentes tiempos.
Así que para aplicar Scrum como un estilo de vida enfócate en planificar de manera específica el primer sprint y el resto de forma más general, ya que a partir de la experiencia del primero es que se construyen el resto.
Para este fin sirve el tablero Scrum, con el puedes visualizar la totalidad de las tareas por “pendientes”, en “proceso” y “hechas”, de modo que puedas tener una visión global de aquello en lo que estás trabajando, aquello que lograste y que queda pendiente.
Por ejemplo, en Ghazal App, puedes tener varios tableros por proyectos, y manejar una experiencia total por cada uno de ellos. De esta manera, si trabajas en varios proyectos a la vez, puedes visualizar cada uno por separado y ver el avance según las tareas del sprint.
Para esto también te pueden servir aprender sobre las fases en la gestión de proyectos.
2. Prioriza tus tareas
Enfócate en aquellas tareas que sean más importantes. Puedes utilizar diferentes criterios, pero normalmente va a depender del tipo de tarea y la naturaleza del proyecto. Una vez determines cuales son las tareas más importantes, las medianamente importantes y menos importantes, entonces empieza a organizarlas y asignarlas según el orden de prioridad.
Esto puedes hacerlo mediante un color, una etiqueta o cualquier otro elemento que consideres claramente visible. En Ghazal App damos la oportunidad que los usuarios puedan asignar las etiquetas “sin prioridad”, “prioridad baja”, “prioridad media” y “prioridad alta”. De esta manera podrán distinguir o recordar cuales son aquellas tareas que tienen mayor importancia de las que no tanto.
Cuando mantienes el orden de tus tareas de esta manera, evitas el desorden, y la terrible sensación de estar abrumado por un montón de tarjetas que no sabes cómo ordenar según su nivel de importancia. A través de este método, una vez termines una tarea, ya sabes cuál será la siguiente, puesto que el nivel de importancia te facilitará la elección.
3. Maneja el tiempo de manera eficiente
En Scrum no solamente debes aprender a manejar correctamente los sprints, sino que también debes aprender a gestionar tu tiempo, calcular cuánto requerirá una o varias tareas, hacerte un horario, aprovechar las pausas activas, y aplicar la cantidad de tiempo necesario a cada cosa.
En esta parte es importante que la combines correctamente con el punto 1, es necesario que puedas establecer tareas en trozos cortos, de modo que, una vez terminada la tarea con éxito, puedas experimentar la satisfacción del avance y de la culminación.
4. Monitorea el progreso
Después de cierto tiempo puede que te des cuenta que los cálculos no marchan como deberían, algunas tareas tardan más de lo esperado y pareciera que el tiempo estimado no se va a cumplir. Es allí donde debes estar al tanto, día a día, de tu progreso.
Para esto vas a necesitar tener en claro cuales son los indicadores claves de rendimiento que debes manejar para las tareas. Considerar como aumentar la productividad en las tareas, e identificar cuáles son los puntos de fricción que no te permiten una mayor velocidad.
Si te enfrentas con una tarea que no resulta, trata con estas posibles soluciones:
- Divide la tarea en diferentes partes y considera simplificarla.
- Evalúa la tarea y considera cuales son los factores de retraso.
- Dedica un día entero a realizar la tarea para luego concentrarte en otras.
- Examina la gestión de tiempo en cuanto a la tarea.
- Y, finalmente, si no es indispensable, elimínala.
También es importante que consideres que la perfección absoluta puede ser tu peor enemigo, si esperas hacer un trabajo excepcional puede que tengas que reconsiderar el tiempo que debes invertir. En la mayoría de los proyectos, lo realizado es mejor que perfecto.
5. Practica la retrospectiva propia
Al terminar el sprint trata de hacer un recuento de las actividades realizadas, considera aquellos aciertos y desaciertos dentro del proceso, extrae aprendizajes del proceso e interioriza la experiencia.
Trata de sacarle el mayor provecho a cada sprint, puesto que este te ayudará a generar mejores resultados en el próximo.
Sobre todo, presta atención a aquellas cosas que hicieron más difícil el proceso, examina cómo procesarlas de modo que en los próximos sprints la tarea sea más sencilla. Intenta que, en cada sprints, las tareas más tediosas o más difíciles vayan de primero, así podrás tener una mayor sensación de éxito y cumplir con más facilidad el resto de las tareas.
Bonus: un software para aplicar Scrum en la vida real
Además, si quieres aumentar aún más tu productividad y escalar tu estilo de vida Scrum, puedes probar nuestra aplicación (más aún si utilizas Scrum marketing). Allí encontrarás tableros que aplican sus principios, además de herramientas comerciales y de productividad diseñadas a la medida para agencias y freelancers.
