12 indicadores de gestión de marketing digital que debes manejar
Los indicadores de gestión de marketing digital son clave para optimizar los esfuerzos en toda gestión de marketing. Sin ellos, es imposible determinar el éxito o el fracaso de lo que hacemos, o peor aún, entender la razón de ello.
En nuestro tiempo son cada vez más las opciones y herramientas que nos permiten evaluar estos indicadores, desde las opciones nativas de las plataformas digitales,hasta fórmulas desarrolladas o herramientas externas que te ayudan en el trabajo. Tenemos de todo para evaluar los esfuerzos de marketing digital.
Si bien estos datos no son el todo por el todo, sí que son imprescindibles para gestionar correctamente una agencia digital o trabajar como marketer profesional. Por eso, acompáñame a conocer el concepto e identificar los 12 indicadores de gestión de marketing digital más importantes.
¿Qué son los indicadores de gestión de marketing digital?
Un indicador de gestión de marketing es un dato o parámetro utilizado para monitorear, evaluar o considerar las acciones de marketing en un proyecto determinado. Los indicadores de gestión de marketing pueden ser muchos, desde el alcance por una campaña, o el número de conversiones obtenidas por medio de una landing page.
12 indicadores de gestión de marketing digital que debes manejar
Seamos concretos e identifiquemos cuales son los indicadores de gestión de marketing digital que debes conocer para mejorar tu gestión de marketing en tu empresa o agencia.
Indicadores de gestión de marketing digital más importantes
Los primeros indicadores son aquellos que son más conocidos en el área del marketing digital, son aquellos que implican una ganancia para los acreedores o simplemente implican un posicionamiento de marca.
Costo por lead
Un lead requiere una cantidad de inversión determinada dependiendo del mercado, la marca y otros factores internos como externos. La inversión puede ir acompañada de ciertos medios o trabajos específicos, por ejemplo, se puede realizar una campaña de Facebook Ads para adquirir 100 leads. Si para esta campaña se invierten 100$ el costo por cada lead sería de 1$. Este indicador lleva por nombre costo por adquisición de leads, o CPL.
Captación de leads
A diferencia del indicador anterior, en este no se calcula el costo de cada lead, sino la cantidad de leads adquiridos por medio de acciones concretas. En este sentido se puede hablar de cantidad de leads adquiridos por campañas de Ads, webinars, eBooks, etc.
Tasa de conversión
La tasa de conversión es el porcentaje de conversión efectivo que se alcanza al final de un embudo de ventas o una acción concreta. De esta forma, se puede medir la tasa de conversión de una campaña por medio de una landing page donde, por ejemplo, el número de visitantes fue de 2.000, de los cuales se lograron 20 ventas, por lo que se llega a la conclusión de que la tasa de conversión fue del 1%.
Trafico web
Este indicador es simplemente la cantidad de visitas que llegan a tu página web, estas visitas a su vez pueden venir de diferentes medios, como enlaces en otras webs, búsquedas orgánicas por Google, estrategias de social media orgánicas y pagadas, o estrategias de pauta en Google. Este indicador solamente te indica la cantidad de personas que están interactuando con tu página web y desde que medio llegan.
En este indicador es importante también tener en cuenta otras métricas como lo son la tasa de rebote, el tiempo de permanencia y las páginas de mayor visita.
Métricas de emails
Estás son las métricas obtenidas a través de los esfuerzos de email marketing, las que al mismo tiempo pueden ser catalogadas como:
- Emails abiertos/ignorados: los emails que son abiertos y que no.
- Clics de los emails: el caso que hacen los leads de las llamadas a la acción, sea para ver un nuevo post, participar en un webinar, adquirir un eBook, etc.
- Tasa de suscripción/cancelación: esta es la cantidad de personas que se suscriben a tu newsletter, o que por el contrario la cancelan.
Tiempo de vida del cliente
El Customer Lifetime Value (CLV), o tiempo de vida del cliente, es la métrica que expresa el periodo de tiempo de tu cliente y que contribuye activamente en el bienestar de la empresa. Es el valor monetario que se espera de un cliente alrededor de un tiempo determinado.
Indicadores de gestión de marketing digital en redes sociales
En las redes sociales los asuntos son distintos, en este caso las métricas dependen de las plataformas y del tipo de datos que ellos consideren relevante mostrar a sus usuarios.
Alcance
El alcance es la cantidad de personas que el algoritmo les permite visualizar tu publicación. En términos orgánicos esto depende de la red social, el formato que se publica, y la reacción de las audiencias.
En los medios pagos normalmente estas métricas están condicionadas a la cantidad de dinero invertido y el tipo de campaña.
Engagement
El engagement es un anglicismo que simplemente significa compromiso, en redes sociales esto se relaciona directamente con la interacción de una publicación, como comentarios, reacciones y conversaciones.
El engagement se calcula tomando el número de interacciones (comentarios, compartidas, tiempo de visualización, reacciones, etc.), entre el número de seguidores o el alcance que tiene la cuenta. Para calcular el engagemente se utiliza una fórmula sencilla: total de interacciones dividido entre el alcance de la publicación, y se multiplica por cien.
Número de seguidores
Este indicador no tiene necesidad de explicación, pero cabe mencionar que es importante monitorear si los esfuerzos en redes sociales logran alcanzar a nuevos prospectos. Además, no solamente se trata de medir el número de seguidores, sino también la calidad. No solamente cuantos, sino quienes.
Indicadores de gestión de marketing digital por campañas
Los indicadores de marketing por campañas son de los más importantes, puesto que normalmente implica dinero y la espera de algún tipo de ganancia monetaria. Estos son algunos de los más importantes.
Costo de adquisición de clientes
Este indicador, llamado costo de adquisición de clientes (CAC), es el costo que debe incurrir una empresa para captar un nuevo cliente (aquí no se incluyen las ventas recurrentes, sino solamente la adquisición de un cliente nuevo). Esta métrica se toma en los esfuerzos que se hacen de parte de los departamentos de marketing y ventas, la sumatoria de toda la inversión de ellos, y el resultado de adquisición de clientes.
Esta métrica, si bien puede verse de manera global, es ideal para calcular la efectividad de las campañas de marketing digital. La forma de calcularla es: inversión global para la adquisición del cliente (ventas/marketing) entre el número de clientes adquiridos.
Un ejemplo: 5000$ de inversión entre 100 clientes adquiridos, lo que nos da como resultado un costo de 50$ por adquirir cada cliente. Cada cliente puede ser recurrente, tener un tiempo de vida y dar una ganancia neta determinada, lo que nos permite proyectar los esfuerzos desde diferentes ángulos.
Retorno sobre la inversión
El retorno sobre la inversión (ROI por sus siglas en inglés), es la métrica más importante de todas, puesto que nos dice las ganancias que obtenemos por el dinero y los esfuerzos invertidos. Es, en términos simples, las ganancias que se obtienen en cada campaña o acción de marketing y ventas.
Este indicador lo puedes calcular de la siguiente manera: réstale la inversión a la ganancia, y divídelo entre la inversión. Así obtienes tu ROI.
Veamos un ejemplo: la inversión fueron 5000$, y la ganancia fue 7500$, a continuación, restas esas dos cifras, lo que te da 2500$, eso debes dividirlo por la inversión, lo que te da 0.50, lo multiplicas por 100 para representarlo en porcentaje, lo que te da 50, es decir, el ROI fue de un 50%.
Otros indicadores que se suelen olvidar
Hay otros indicadores de gestión de marketing que pueden olvidarse, como lo son el número de tareas terminadas o el cumplimiento de los plazos de tiempo (métricas importantes si aplicas el Scrum marketing). Si bien estos indicadores pueden parecer banales, de forma indirecta afectan las ganancias y el flujo de caja de empresas y agencias.
Con Ghazal App puedes validar estos indicadores de gestión de proyectos, lo que no solamente te ayudará a estar al tanto de los resultados financieros de las campañas, sino que también te permitirá ver tu propia productividad y la de tu equipo, ajustar aquello que no esté funcionando y tomar acciones cuando sea necesario.
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5 conceptos de gestión de marketing que necesitas saber
Existen 5 conceptos de gestión de marketing que enfocan las acciones de las empresas en todo el mundo. Estos conceptos cuando son aplicados y combinados de una manera correcta, pueden llegar a generar excelentes resultados en términos de venta y posicionamiento de marca.
La gestión de marketing para el día de hoy no es solamente cambiante en extremo, sino que también requiere ser muy organizada y planificada. Para ayudarte en esta tarea, hemos preparado estos 5 conceptos de gestión de marketing que te serán de gran utilidad.
¿Qué es la gestión de Marketing?
La gestión de marketing es el proceso por el cual se toman decisiones pertinentes a los objetivos de negocio, bajo una organización planificada y que permita el control de los diferentes aspectos del marketing, todo enfocado a satisfacer las demandas del mercado.
En el desarrollo de la gestión del marketing entran en juego diferentes aspectos, tanto económicos, laborales y conceptuales, que, ordenados de una manera adecuada, generan beneficios para las marcas y empresas.
Veamos ahora cuales son estos conceptos y algunas recomendaciones para aplicarlos.
5 conceptos de gestión de marketing para orientar tus esfuerzos
Los conceptos de gestión de marketing, por otro lado, son el enfoque que toman las organizaciones para la gestión de sus estrategias. Es un punto focal en el que direccionan sus esfuerzos de manera estratégica para superar a su competencia, maximizar sus ganancias, y satisfacer las necesidades de sus clientes.
Estos conceptos son 5: producción, producto, venta, mercadeo y socialización. A continuación, te explicamos de qué trata cada uno y cómo puedes usarlo como brújula para la gestión de marketing en tu agencia digital o marca empresarial.
1. Producción
El concepto de gestión de marketing de producción asevera que los consumidores favorecen más los productos que se encuentran fácilmente disponibles y asequibles. Es decir, entre más barato y con mayor facilidad de adquisición, más ventas serán producidas.
Este enfoque puede ser útil en industrias de rápido crecimiento, donde es necesario adquirir un posicionamiento del producto en momentos determinados. Empresas como Amazon, por ejemplo, han seguido este tipo de enfoques con éxito, aunque también les ha generado algunos problemas.
El peligro de este tipo de enfoques de gestión es que pueden llegar a perder de vistas las necesidades del cliente, y reducir el mercado a un “gastar menos por tener más”. Pese a que este método pretende escalar y posicionarse a través de precios bajos y una amplia distribución, la realidad ha demostrado que puede ser un factor de fracaso en muchos mercados a causa de no atender las necesidades del cliente.
Recomendación: si tienes una estrategia de precios bajos y fácil adquisición, asegúrate de no descuidar el producto y la opinión que tienen tus clientes acerca del.
2. Producto
Este enfoque es completamente diferente al enfoque de producción. El concepto anterior señala que un producto a bajo costo y con amplia distribución da buenos resultados. Pero, en este caso, se señala que un producto de mayor calidad, innovación y mejora, tendrá mayor disponibilidad en su compra y adquisición a pesar de su alto valor.
Este es el enfoque de Apple. Sus clientes siempre esperan sus innovaciones con ansias, aún a pesar de que los costos de lanzamiento siempre son más altos que los de distribución posterior, e incluso si existen productos en el mercado que igualan muchas de sus funciones a menor precio.
Recomendación: trabajar con este principio de forma exclusiva puede hacer que las ventas no abarquen el mercado en su plenitud, perdiendo la oportunidad de realizar más ventas y satisfacer las necesidades de un sector del mercado con menos disponibilidad económica. Por tanto, a no ser que quieras ser una empresa tipo Apple, asegúrate de adaptar el producto y el precio de la mejor manera a tu nicho de mercado y a la naturaleza de tus consumidores.
3. Venta
El concepto de venta procura llevar al consumidor a la acción de compra sin tener en cuenta sus necesidades o la calidad del producto. La creencia dominante de este modelo es que las ventas agresivas y las técnicas de persuasión son la clave del éxito. Por tanto, las necesidades del consumidor o las estrategias de fidelización online son usualmente ignoradas.
El peligro de estas estrategias es agotar el mercado y fatigar a los consumidores, además de la alta probabilidad de llevar la empresa al fracaso en un corto periodo de tiempo. En este concepto, la idea es la de vender un producto a pesar de su casi inexistente beneficio para el consumidor final.
Recomendación: evita vender de forma tan agresiva y directa. Este tipo de enfoques funcionaban algunos años atrás, pero en las últimas décadas estos intentos son rechazados casi de inmediato. Sin dejar de prestar atención a las técnicas de persuasión de ventas, trata de empatizar con el cliente y desarrollar una relación a largo plazo.
4. Mercadeo
El concepto de mercadeo (también llamado enfoque de atención al cliente), se basa en aumentar al máximo las capacidades de la empresa para poder satisfacer las necesidades de los consumidores. Para lograr esto la empresa se vale de acciones para conocer el mercado objetivo, identificar necesidades no resueltas y satisfacerlas de la mejor manera.
En este enfoque el cliente se encuentra en el centro de las acciones de marketing, siendo el mismo quien determina las pautas para que las ofertas, los productos y la estrategia de comunicación sea acorde a él. La ventaja de este tipo de enfoque es que mantiene una buena relación con sus clientes, siendo lo más eficiente para tener ventas recurrentes.
Recomendación: este concepto es lo que caracteriza el marketing de nuestros días y es altamente recomendable a causa del tipo de consumidor que predomina en el mercado actual. No obstante, en medio de la ejecución de este concepto, no te olvides de las ventas y de ser intencional con la búsqueda de clientes que representen una ganancia monetaria significativa.
5. Socialización
Finalmente, el concepto social o de socialización implica hacer de las marcas y empresas socialmente responsables. Esto hace que el enfoque del marketing no solamente vaya en beneficio de la empresa misma, sino que también aporte para el bienestar de la sociedad. El concepto social busca impactar no solamente el mercado sino también la sociedad y la cultura, aliviar los males de su entorno y favorecer a los más necesitados.
Según este concepto, la entrega de productos y servicios debe estar regulada de manera que genere la mayor cantidad de bienestar social. De esta forma, por dar un ejemplo, las empresas con usos químicos, tratan de reducir al máximo sus contaminantes y así beneficiar el medio ambiente.
Recomendación: trata de distinguir de qué manera tu empresa puede aportar a la sociedad, únete a una causa con la cual sea coherente y acciona en ello. Asegúrate de ser coherente con la causa, son muchas las marcas que, queriendo aplicar el concepto social, quedan como hipócritas. Que no te pase.
¿Cómo aplicar estos conceptos de gestión de marketing?
La gestión del marketing se aprovecha de estos conceptos para hacer una filosofía propia para determinar cuáles son las mejores estrategias a aplicar. Lo ideal es mantener un balance entre cada uno de los conceptos y adaptarlos de manera comprensiva al tipo de mercado, empresa y cliente. Incluso, dependiendo de la filosofía y valores de la marca, pueden optar por desarrollarse de forma exclusiva hacia un concepto o eliminar uno por completo. Las posibilidades son infinitas.
La gestión de marketing en la actualidad trasciende muchos aspectos conceptuales, lo que nos lleva a considerar las mejores tecnologías y sistema de gestión. Somos una aplicación especializada para la gestión de equipos de marketing y freelance, de modo que puedan tener todo lo que necesitan en un mismo lugar y al lado de sus clientes. Así que si quieres aplicar estos conceptos de gestión de marketing te invitamos a probar nuestra plataforma.
10 Habilidades para la gestión de proyectos que necesitas desarrollar
Las habilidades para la gestión de proyectos son el recurso más importante de un project manager, la eficacia y eficiencia de los proyectos dependen mayoritariamente de las personas que los gestionan y de las habilidades que han desarrollado para ello.
Pero, ¿Qué habilidades son las adecuadas para ser un buen gestor de proyectos?
Esto es lo que veremos en este post, por eso, continúa leyendo y descubre cuales son las 10 habilidades que a todo gestor de proyectos no le puede faltar.
¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?
Las habilidades de gestión de proyectos son una serie de competencias necesarias para la coordinación, gestión, supervisión y ejecución de un proyecto de manera eficiente. Estas habilidades son propias de los gestores de proyectos, y permiten que el objetivo determinado se cumpla y las fases del proyecto se lleven a cabo.
Los profesionales a cargo de diferentes proyectos necesitan desarrollar estás habilidades. No basta con simplemente conocer las metodologías o saber que hacer, es necesario que el gestor de proyectos cuente con una serie de competencias que lo hagan eficiente en su tarea.
Importancia de las habilidades para la gestión de proyectos
Las habilidades son aquellas competencias que nosotros desarrollamos para ejecutar alguna tarea, por eso, decimos que una persona es “hábil” cuando logra ejecutar algún tipo de oficio con destreza y supera las expectativas de las personas.
De esta manera, los gestores de proyectos dependen de una serie de habilidades para poder hacer bien su trabajo. Si estas habilidades no están bien desarrolladas, el éxito del proyecto puede llegar a comprometerse, hasta tal punto que se vea reflejado en diferentes áreas relacionadas a las debilidades del gestor.
Esto significa que, si un gestor de proyectos no tiene las competencias necesarias para hacer su trabajo, puede llegar a producir consecuencias económicas, de gestión, u organización.
10 habilidades para la gestión de proyectos que necesitas desarrollar
Las habilidades de gestión de proyectos se pueden dividir en dos secciones: habilidades blandas y habilidades duras o técnicas. Cada uno de estos tipos de habilidades tiene su importancia y complejidad, pero, al menos estás 10 que hemos desarrollado aquí, son infaltables en todo líder de proyectos.
Veamos cuales son estas:
Habilidades blandas para la gestión de proyectos
Las habilidades blandas son aquellas que se asocian con las capacidades psicológicas, como el pensamiento, la lógica y la inteligencia emocional, estas se muestran en la compañía del equipo, en la interacción de los integrantes y los resultados que se logran.
Actualmente, las habilidades blandas han estado en el foco de muchos sectores, ya que han demostrado ser fundamentales para el alcance de los resultados, y en la gestión de proyectos esto es aún mucho más importante.
1. Comunicación
Todo buen gestor de proyectos necesita comunicar una serie de datos con precisión y claridad. La comunicación es una de esas habilidades esenciales para casi todos los puestos de trabajo, pero no hay una que sea tan fundamental como lo es para la gestión y liderazgo de proyectos, en especial cuando hay mucho personal a cargo.
Esta habilidad puede definirse como la capacidad de comunicarse de manera efectiva, dejando las tareas, requisitos y objetivos claros, sin necesidad de repetir información o perder datos de importancia para lograr que se mantengan los criterios de calidad.
Esta habilidad tiene dentro de sí la habilidad de poder transmitir, pero también la de poder entender fácilmente y luego dar una respuesta adecuada, todo en el momento preciso. Es casi como un superpoder. Normalmente los altos grados de comunicación se desarrollan con la experiencia y el ejercicio disciplinado de las buenas prácticas de la comunicación.
2. Organización
La organización es la capacidad de mantener el orden, cuando, naturalmente, tienden al caos. Cuando un gestor de proyectos recibe una propuesta de gestión, es bastante probable que reciba un montón de solicitudes amorfas sin comienzo ni final, en este caso, el gestor de proyectos las mira todas y en un vistazo empieza ordenar las cosas en su cabeza.
Por eso, la organización en la gestión de proyectos implica una capacidad planeadora, un manejo excelente de sus fases, un dominio sobre las tareas, un ritmo de supervisión adecuado y una disciplina sobre cada detalle.
Cuando un equipo de gestión está liderado por alguien que mantiene todo en orden y de forma sencilla, logra que el equipo se sienta motivado y alcance los objetivos dentro del tiempo estimado y con la calidad requerida.
3. Liderazgo
La organización no sería nada sin el liderazgo, esa capacidad de motivar y servir a los demás de tal manera que no solamente las personas hagan lo que corresponde, sino que incluso lo quieran hacer.
En este sentido, la habilidad de liderazgo es una serie de competencias que motivan e inspiran a los equipos a cumplir los objetivos, fomenta el trabajo en equipo y perfecciona las habilidades de los integrantes.
Por eso es que el líder, más que mandar, es alguien que presta su servicio al resto de los integrantes para apoyar a los trabajadores, siempre recordando la visión y la misión de la empresa, poniendo la mirada en las metas y asegurándose de que la gestión global vaya por buen camino.
4. Adaptabilidad
Hablamos de que un gestor de proyectos debe contar con habilidades organizativas, pero esto no es igual a ser rígido en su organización. De hecho, tanto en la vida como en la gestión de proyectos, muy pocas veces las cosas ocurren como las tenemos previstas. Por eso, una de las habilidades necesarias para la gestión de proyectos es la de adaptarse a los cambios y necesidades que se presentan en el transcurso del desarrollo de un proyecto.
Pero no se trata solamente de tener facilidad para tomar nuevas decisiones, ponderar algunos cambios e identificar el camino que se debe tomar, sino que también se trata de que el gestor de proyectos debe tener muy en cuenta las distintas posibilidades que existen en el desarrollo de un proyecto y, en su previsión, identificar una necesaria cantidad de planes de contingencia.
Son muchos los casos en los que la falta de un plan de contingencia termina destruyendo proyectos o, el mejor de los casos, retrasándolos o generando gastos más allá del presupuesto.
5. Pensamiento crítico
Según el psiquiatra y neurocientífico Judson A. Brewer, nuestro cerebro está lleno de sesgos y falacias lógicas de las cuales no somos conscientes en absoluto. Esto significa que nuestras decisiones tienen un alto porcentaje de errar, lo que hace sumamente necesario tener una mentalidad que juzgue correctamente los hechos y las ideas.
De esta forma, el pensamiento crítico es aquella habilidad de poder juzgar y distinguir los hechos, los pensamientos y las ideas de manera objetiva, para hacer de un juicio lo más imparcial y útil posible.
Esto implica que el gestor de proyectos necesitará analizar, ponderar posibilidades, interpretar de distintas maneras, llegar a conclusiones de manera concienzuda y, finalmente, dar solución a los problemas que se le presenten.
Habilidades técnicas de gestión de proyectos
A diferencia de las habilidades blandas, tenemos las habilidades duras o técnicas, estas se caracterizan por ser adquiridas a través de estudios técnicos o universitarios, y se relacionan directamente a la ejecución de tareas, mientras que las habilidades blandas se relacionan más con el comportamiento del gestor de proyectos y su condición psicológica.
Algunas de las habilidades duras que debes desarrollar son las siguientes:
6. Control de costos
Todo proyecto implica un gasto de recursos, lo que al mismo tiempo significa elaborar inversiones detalladas y bien ponderadas para asegurar una adecuada administración. Pero, realizar presupuestos no es precisamente algo que todos sepan hacer, es necesario tener una idea económica bastante detallada, buscar precios y, al mismo tiempo, considerar cuales son las mejores maneras de reducir costos y garantizar un trabajo bien hecho.
Además, también es necesario que los gastos y administración de recursos en cada etapa del proyecto se ajusten al presupuesto. Para esto puede ser necesario mantener informados a los miembros del equipo sobre cuál es el presupuesto disponible para cada área, y que consideren los costos incurridos dentro de sus tareas.
7. Administración de tareas
Los proyectos se componen de fases, recursos y tareas. En última instancia, la raíz de los proyectos son las tareas, estas funcionan como pequeñas partes que componen el todo del proyecto. Es por esta razón que la administración de tareas debe ser una de las habilidades a desarrollar para todo encargado de un proyecto.
Esto implica que debe haber una supervisión adecuada de las tareas, estableciendo antes que todo un criterio de calidad, llevar cuenta de cada tarea en cada trabajador en su tiempo establecido, y fomentar un trabajo de calidad en todo momento.
¡Es todo un reto!
Por eso un software de gestión de tareas en equipo como Ghazal App hace el trabajo mucho más fácil. Metodologías como Kanban y el tablero Scrum implementadas en nuestra plataforma permiten que alcancen mejores resultados con menos esfuerzo.
8. Manejo de tecnologías
La gestión de proyectos cuenta con una gran cantidad de herramientas especializadas por sectores, metodologías ágiles y tipos de proyectos. Por ejemplo, Ghazal App es una herramienta de gestión de proyectos especializada en las áreas creativas y marketing digital, de modo que un marketer, diseñador o desarrollador web puede gestionar proyectos de una forma más fácil y eficiente con nuestro software.
Pero como toda herramienta, para poder sacarle el máximo provecho, es necesario usarla y familiarizarse con ella. También existen otras herramientas técnicas como Excel, la suite de Google, e incluso herramientas más especializadas para el control de costos y finanzas.
9. Creación y planificación de cronogramas
La creación y planificación de cronogramas es otra de las habilidades técnicas que requiere un gestor de proyectos, a través de este las partes interesadas pueden, de un solo vistazo, ver cuál será el flujo de trabajo realizado en cada fase.
Esta habilidad puede parecer fácil, pero realmente no lo es. Requiere tener un conocimiento y experiencia sobre cada tarea, calcular de forma realista los tiempos estimados, y asegurarse en cumplir con los tiempos establecidos.
La creación y planificación de cronogramas es tanto una habilidad técnica que puede basarse en diferentes metodologías, como también una proyección de la experiencia y el conocimiento del área en la cual se desenvuelve un proyecto.
10. Creación y análisis de datos e informes
En la gestión de proyectos se deben crear informes y presentar datos concretos sobre la gestión, esto implica elaborar informes bien redactados, que sean claros y concretos, como presentar datos a través de presentaciones, tablas y diagramas. Esto requiere el manejo de ciertas tecnologías, y contar con otras habilidades que faciliten la comunicación.
Pero estos datos e informes no son solamente papel e información neutral, es necesario que se presente con una interpretación que haga relucir el valor del trabajo y las lecciones que podrían ayudar a trabajos futuros.
¿Cómo desarrollar habilidades para la gestión de proyectos?
Desarrollar una habilidad no es una ciencia exacta, esto depende del tipo de habilidad e incluso del tipo de persona. Por ejemplo, no es lo mismo aprender a tallar en mármol, que hacer origami. Cada habilidad tiene un nivel de complejidad que puede ser admitida o no por cada persona.
Por regla general, el desarrollar una habilidad depende del conocimiento (teoría), el ejercicio de la habilidad (práctica), y la reiteración (perseverancia de la teoría y la práctica). Estos tres elementos pueden, según la habilidad, tener un porcentaje de participación diferente.
En este sentido te damos dos consejos:
- lo mejor es que hagas un análisis y trates de desarrollar tu habilidad por tu propia cuenta, haciendo una ruta de desarrollo como un buen gestor de proyectos;
- también puedes ver personas que tengan esas habilidades y aprender a través de la observación activa y el seguimiento de ejemplos.
Pon a prueba tus habilidades con un software de gestión de proyectos
Una de las mejores maneras de desarrollar estas habilidades, es poniéndolas a prueba en un software de gestión de proyectos como Ghazal App. Nuestra plataforma te permite realizar gestión de clientes y de tareas por proyectos, medir su rentabilidad, generar cotizaciones y muchas cosas más, todo lo necesario para gestionar proyectos creativos y de marketing digital.
Accede y solicita tu versión demo dando clic aquí, y pon a prueba tus habilidades de gestión proyectos con las últimas tecnologías.
Aprende a cómo gestionar tareas en equipo
La gestión de tareas en equipo es una labor que puede parecer sencilla, y en parte lo es. Pero siempre hay pequeños detalles, errores y deficiencias que se roban la productividad de los equipos de trabajo. Y esta es una de las áreas más frecuentes.
Sobrecarga en la asignación de tareas, desorden en el cumplimiento, mala asignación de prioridades, etc., son algunos de los problemas que presentan los equipos en la gestión de tareas.
En este post te mostraremos las mejores formas de gestionar tareas en equipo, cuáles son las mejores prácticas y algunos consejos básicos y avanzados para que tomes en cuenta. Así que continúa leyendo para que ni tú, ni tu equipo, se pierdan de nada.
5 formas efectivas de gestionar tareas en equipo
La gestión de tareas en equipo es una labor del día a día, así que, si logras hacerlo bien, lograrás que tu día a día sea de lo mejor. Pero no solamente para ti, sino también para tu equipo.
Así que, si deseas lograr este estado de bienestar laboral, tienes que seguir estas 5 formas de gestionar tareas en equipo:
1. Asignar tareas de forma adecuada
Lo primero que debes hacer para gestionar tareas en equipo es asignarlas. Antes que nada, identifica cuales son las tareas que se deben realizar para el proyecto y luego asígnalas a las personas correspondientes.
Algunas tareas requerirán la presencia de dos o más colaboradores, así que trata de ser lo más claro posible. Ya nosotros hemos escrito un artículo completo y detallado sobre cómo asignar tareas a equipos de trabajo, pero aquí te dejo un resumen rápido:
- Piensa bien a quién, cómo y cuándo asignar una tarea.
- Asegúrate de comunicar todo con precisión y claridad.
- Utiliza un checklist por cada tarea.
- Especifica los objetivos de los que forma parte la tarea.
- Después de asignar la tarea, pide feedback de parte de los responsables.
2. Priorizar y organizar las tareas
Luego de establecer las tareas y asignarlas, organízalas por prioridad y en orden lógico. En este sentido puedes utilizar los parámetros que nosotros usamos en nuestro software de gestión de proyectos:
- Sin prioridad: para tareas que tienen cierta importancia, pero pueden hacerse rápidamente y sin ningún problema.
- Prioridad baja: que no requieren realizarla en lo más inmediato.
- Prioridad media: pueden estar, por orden lógico, primero que otras tareas, pero no tienen un impacto tan alto en el desarrollo del proyecto o en el cumplimiento de los objetivos.
- Prioridad alta: que tienen mucha repercusión en todo el desarrollo del proyecto como para los objetivos de negocio, normalmente son las tareas que se hacen primero.
Pero seguro te preguntarás “¿Cómo puede mi equipo establecer la prioridad de las tareas?”
Esto puede hacerse de manera individual, cuando el encargado de asignar las tareas es una sola persona (no recomendable), o también puede realizarse en equipo (esta última es la mejor opción).
Para evitar condicionamientos, te recomendamos seguir el método de Jeff Sutherland, donde se toma una baraja de naipes y, una vez determinada la tarea, las personas arrojan un número que valorice la tarea al mismo tiempo. Esto hace que se logre una valorización de la prioridad de la tarea bajo una escala numérica sin condicionamientos.
Si no tienes naipes, se me ocurre que puedes tomar una serie de pequeños recuadros de papel con las categorías de prioridad de las que hemos hablado anteriormente, y realizar exactamente la misma metodología.
3. Equilibrar las tareas
En la gestión de proyectos es bastante probable que algunas personas queden sobrecargadas de tareas, si bien es cierto que eso depende del tipo de proyecto, aun así, esto no justifica tal injusticia. Es por esto que debes asegurarte que exista un equilibrio en la asignación de tareas.
Esto puede parecer algo sencillo, pero realmente requiere de mucha perspectiva.
Para lograr un equilibrio en la gestión de tareas es necesario que comprendas el tiempo, la dificultad y la prioridad de cada tarea. De esta forma podrás proyectar la participación de cada miembro del equipo.
Si notas que alguien tiene mayor carga en este aspecto, trata de ayudarlo con alguien que pueda funcionar como soporte de la carga laboral, o considera pasar algunas tareas a otro momento o, si es posible, eliminarlas.
4. Establece un buen flujo en el cumplimiento de tareas
Esto significa que debes procurar que las tareas se ejecuten en un tiempo realista, de manera medible y que cumpla con ciertos criterios de calidad, sin estresar o presionar demasiado a los integrantes del equipo.
El flujo de trabajo se puede definir en el orden que tenemos en el tablero de tareas de Ghazal, asignándole las etiquetas: pendiente, en proceso y hecho. Este esquema permite que cada integrante encuentre el estado de las tareas y puedan darle seguimiento.
Otra forma de darle mayor fluidez a las tareas es utilizando el checklist (¡Me encanta el checklist!). Este te permite dividir una tarea en pequeños “bocados” y tener una imagen más clara de sus partes, la forma como avanzas en ella y considerar cada parte por separado.
5. Automatizar tareas
Una de las mejores formas de hacer que la gestión de tareas en un equipo aumente en productividad y resultados es buscando automatizar procesos. Siempre hay procesos, tareas y labores que son de uso frecuente y de complejidad baja, y son este tipo de tareas que deberías procurar automatizar.
Por ejemplo, en Ghazal App, hemos automatizado la creación de briefs para proyectos creativos o de marketing digital, donde los clientes, a través de un acceso exclusivo guiado por un asistente virtual, responden cuando deseen a dicha información. Esto les permite a las agencias y creativos dedicar sus esfuerzos a otra cosa y ahorrarse tiempo y dinero. Mientras que al mismo tiempo fidelizan a sus clientes.
Ghazal App una plataforma de gestión de tareas especializada
Por último, pero no menos importante, si quieres automatizar tus procesos, contar con una plataforma para la gestión de tareas que incluya a tu cliente y que te provea de las herramientas necesarias para crecer profesionalmente ¡Tienes a Ghazal App!
Fases en la gestión proyectos
Las fases en la gestión de proyectos son el punto clave para comprender el proyecto de una manera global, iniciarlo de una forma ideal y culminarlo con una sonrisa en el rostro.
Para los principiantes, o para los gestores que no tienen una formación en esta área, existe solamente una fase: la ejecución. Pero, esto, aparte de ser una percepción abominable, es la base misma del fracaso y de la pérdida de dinero de muchas empresas.
Por eso, cualquier persona que esté gestionando algún tipo de proyecto, sea personal o empresarial, necesita conocer estas fases y saber cómo aplicarlas. En este post aprenderás esto y mucho más, así que continúa leyendo para que aprendas todo lo necesario sobre las fases en la gestión de proyectos.
Importancia de las fases en la gestión proyectos
Cualquier persona que lidera un proyecto hace gestión de proyectos, la diferencia está en aquellos que lo hacen bien y aquellos que lo hacen mal. Y una de las maneras de lograr que las cosas se hagan bien es comprendiendo cada una de sus fases.
El PMI, una de las mayores autoridades en gestión de proyectos, en una investigación realizada en el 2016, estimaba, que por falta de una buena gestión de proyectos se perdían alrededor de 122 millones por cada 1000 invertidos.
Si volvemos este resultado un estándar, podríamos afirmar que el 12% de los recursos financieros son lanzados a la borda por una deficiente gestión de proyectos. En última instancia, la gestión de proyectos y sus fases es importante porque es un punto clave en el éxito de cualquier organización.
El ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos no son eternos, así como cualquier ser vivo tiene un ciclo de vida (nace, se desarrolla y muere), así mismo los proyectos también tienen un ciclo de vida (inician, se ejecutan y terminan).
Esto significa que el proyecto tiene una secuencia natural, una consecución en su comportamiento que permite alcanzar un objetivo determinado. Cuando las diferentes personas entienden los distintos estados de este ciclo de vida, pueden lograr adecuar su trabajo y acciones para su cumplimiento.
Lo que a su vez permite disfrutar de varios beneficios en la gestión de proyectos:
- La coordinación entre las diferentes partes ocurre sin fricciones y en armonía.
- La organización de las tareas y las diferentes fases se vuelve más sencilla.
- La supervisión del cumplimiento de tareas y objetivos ocurre según el orden planificado, lo que facilita su ejecución.
- Cada tarea se ejecuta más rápido sin perder calidad.
- Mantienes a tu equipo animado.
Como vemos, manejar correctamente el ciclo de vida de un proyecto traerá muchísimos beneficios para ti y para tu equipo. Pero, para poder sacarle mayor provecho, es necesario que distingas cada una de las fases que la componen.
Las 5 fases de la gestión de proyectos exitosos
Podemos dividir la gestión de proyectos en 5 fases infaltables, estas fases pueden tener subfases dentro de su propio esquema según el gestor de proyectos lo vea conveniente.
Sin más preámbulos, las fases en la gestión de proyectos son:
1. Inicio o evaluación del proyecto
El inicio es la parte evaluativa del proyecto, e incluso algunos llaman esta fase como análisis de viabilidad.
En este análisis se determina si es realmente beneficioso emprender en dicho proyecto. En este sentido, es posible que una empresa considere que no es viable y que los riesgos son demasiado altos.
Para determinar la viabilidad de un proyecto debes tener en cuenta varios aspectos:
- El costo: tanto en recursos financieros y humanos.
- Los beneficios: tanto principales como secundarios.
- Análisis: especialmente del alcance del proyecto y sus vertientes.
- Estudio de los riesgos: una previsualización de los distintos escenarios negativos que podrían presentarse.
- Tiempo: los plazos previstos para el logro de las metas y los objetivos propuestos.
Una vez se determinan estas cosas, los equipos están en la capacidad de tomar algunas de estas dos decisiones: o seguir adelante con el proyecto, o sencillamente considerarlo como algo no viable, y descartarlo por completo.
El problema de no prestarle atención a esta etapa está en que el equipo de trabajo podría invertir tiempo y recursos en algo que no generará ningún beneficio, o que el costo de tiempo/recursos es demasiado alto para el beneficio recibido.
Al hacer estas evaluaciones previas, evitas que los malos proyectos consuman la energía vital de las empresas, como también ayuda a que se ejecute mejor el proyecto dentro de los plazos y recursos propuestos.
2. Planificación
Suponiendo que el análisis de viabilidad haya dado buenos resultados, el segundo paso será la planificación del proyecto. En esta fase el equipo debe determinar cuáles serán las tareas, procesos e indicadores de éxito.
Una buena manera de hacer esto es respondiendo estas preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos a cumplir en este proyecto?
- ¿Cuáles son las tareas a cumplir en su gestión para el alcance de esos objetivos?
- ¿Cuáles son los riesgos o los posibles escenarios de dificultad que se puedan presentar?
- ¿Qué recursos internos y externos necesita el equipo para su ejecución?
- ¿Cuáles son los indicadores claves de rendimiento?
- ¿Cuáles son los tiempos estimados para cada tarea y para el proyecto en total?
Una vez que se determine cada aspecto, es necesario calendarizar el proyecto de una manera adecuada y en sus mutuas relaciones. Este último aspecto es de vital importancia, por eso, es necesario saber qué asignaciones requieren de tareas previas para su ejecución y calendarizarlas conforme a su desarrollo.
También es importante contar con un control de riesgos al igual que con una estrategia de contingencia, de modo que se pueda contar siempre con un plan B y no retrasar el proyecto por alguna eventualidad.
3. Ejecución
Esta fase solamente existe en cumplimiento de las primeras dos, de hecho, si no se desarrollan bien las primeras, las demás no tendrán la eficacia requerida. La ejecución, en este sentido, depende completamente de la planificación y evaluación del proyecto.
En esta fase el equipo debe aplicar lo planificado según los criterios que han sido determinados previamente. Es ese momento donde se pone manos a la obra.
4. Supervisión
Esto ocurre dentro del periodo de ejecución. Claramente, debe haber un personal de supervisión o un Project Manager que esté al tanto de cómo se maneja cada tarea, que se cumplan los tiempos, se respete el presupuesto y que los indicadores claves de rendimiento (KPIs) se estén logrando.
La supervisión es muy importante, puesto que no es simplemente vigilar a los empleados y rellenar un checklist de tareas, se trata de dirigir y liderar de manera adecuada, identificar las fricciones y retrasos que se pueden estar presentando.
Recordemos que los equipos de trabajo están conformados por seres humanos, si bien con habilidades técnicas, son personas susceptibles a diferentes elementos. En este sentido, el gestor de proyectos debe supervisar con la finalidad de corregir y liderar el equipo de modo que se cumplan los plazos y se alcancen los objetivos.
También es importante que en esta fase el gestor de proyectos se encuentre tomando notas acerca de sus observaciones, de modo que la fase de cierre sea más sencilla en su elaboración.
5. Cierre
El cierre ocurre como una última fase, posterior al cumplimiento de todas las tareas de ejecución del proyecto (fase 3). No obstante, también se encuentra dentro de la planificación (fase 2).
En este momento hay algunas tareas que pueden hacerse en equipo o con las personas encargadas:
- Una reunión en retrospectiva para considerar aquellos aprendizajes obtenidos, los aspectos positivos que se desarrollaron y los aspectos negativos que deben corregirse para futuras ocasiones.
- Posterior a esto, realizan un informe detallando todos estos aspectos claves, y mostrando los beneficios obtenidos del proyecto.
- Si aplica, hacer una presentación a las partes interesadas (jefes o clientes).
- Guardar y organizar toda la información recopilada durante la gestión de proyectos.
Una vez que das estos últimos arreglos a la fase de cierre, trata de celebrar de alguna manera con tu equipo el cumplimiento del proyecto. Puede ser algo tan sencillo como dar una felicitación y hacer un recuento de todo lo que se ha logrado a través del proyecto, o dar algún incentivo al logro.
Cómo te ayuda un software de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos como Ghazal App te facilita, a través de diferentes herramientas tanto comerciales como de gestión de tareas y clientes, el mantener todo en orden, supervisar el cumplimiento de tareas y el progreso del proyecto dentro de los tiempos establecidos.
Básicamente tienes todo en un mismo lugar, a unos cuantos clics de distancia y sin necesidad de estar acudiendo a una docena de herramientas online. Ahorrándote tiempo y recursos organizativos.
En tiempos donde la gestión de proyectos es cada vez más necesaria y digital, es infaltable contar con una herramienta diseñada especialmente para los equipos de marketing, autónomos y freelancers.
Claves para definir los objetivos de la gestión de proyectos
Los objetivos de la gestión de proyectos son un punto clave, es imposible organizar y supervisar adecuadamente un proyecto sin tener los objetivos claros. Sin duda, la redacción y la comprensión adecuada de los objetivos determinará gran parte de su éxito y eficiencia.
¿Has visto alguna vez un mapa del tesoro? Allí hay un camino delineado (planificación y gestión) y una cruz del tesoro (objetivo). Sin duda, no importa que tan bien esté dibujado todo lo demás, si el objetivo no está claro nada tiene sentido.
Por eso, es necesario que aprendas sobre este tema, para que cometas menos errores y logres mejores resultados.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de proyectos?
En un sentido general, la gestión de proyectos tiene como objetivo el gestionar, planificar, coordinar, supervisar y controlar los procesos, actividades y recursos para la correcta ejecución del proyecto, de tal manera que se cumpla con los objetivos específicos y el tiempo estipulado dentro del presupuesto asignado para su desarrollo.
En pocas palabras, es organizar para obtener un beneficio.
Este objetivo general es lo que moldea toda la ciencia, los puntos clave y el avance de la gestión de proyectos. El fin último es hacer que cada aspecto sea más eficiente para que genere mejores resultados.
Objetivos generales y específicos en la gestión de proyectos
Es importante que cada proyecto se desarrolle bajo una perspectiva correcta de sus objetivos, por eso debemos definir cada tipo:
- Objetivos generales: son la meta máxima del proyecto, tienen un sentido más amplio, y abarcan la totalidad de la gestión.
- Objetivos específicos: son detallados en cuanto a las partes de la ejecución del proyecto, implican resultados concretos, y tienen mayor delimitación.
Los objetivos específicos se relacionan directamente con los generales, de modo que podríamos afirmar que el cumplimiento de los objetivos específicos, en la gestión de proyectos, concluye en el cumplimiento de los objetivos generales.
Para mantener una adecuada supervisión de los procesos en la gestión de proyectos, es necesario que los objetivos sean claros y medibles. Para ello, lo mejor es plantear los objetivos por medio del método SMART.
Los objetivos SMART en la gestión de proyectos
El acrónimo SMART (inteligente) significa una serie de términos que facilitan la redacción y comprensión de los objetivos, su significado lo podemos desglosar de la siguiente manera:
- Specific (específico): comunica de manera exacta lo que se espera.
- Mensurable (medible): se expresa en métricas o en términos cuantificables.
- Achievable (alcanzable): realista, que se adapte a las limitaciones y a los recursos.
- Relevant (relevante): demuestra ser importante para los objetivos del negocio o del proyecto.
- Timely (temporal): demarcado en un periodo de tiempo concreto.
Al momento de plantear los objetivos en la gestión de proyectos es necesario preguntarte si cumple con estos criterios, ya que esto facilitará su comprensión, supervisión y validación.
Preguntas para validar los objetivos SMART en la gestión de proyectos
Siempre pregúntate estas cosas en la redacción de cada objetivo:
- ¿Estoy siendo específico con esto?
- ¿Es medible o cuantificable?
- ¿Estoy siendo realista en cuanto el objetivo a alcanzar?
- ¿Es relevante para los intereses del proyecto o el negocio?
- ¿Estoy planteando el objetivo dentro de un periodo de tiempo razonable?
Ejemplos de objetivos SMART en la gestión de proyectos
¿Cómo se ven los objetivos cuando son redactados de esta forma? Aquí te dejamos algunos ejemplos:
- “Aumentar las ventas (específico) en un 15% (medible), con acciones de email marketing (alcanzable) por medio de prospectos evaluados y bien calificados (relevante) en el segundo trimestre del año (temporal)”.
- “Aumentar la presencia de mi público objetivo (específico) en un 50% más en medios digitales (medible), por medio de campañas publicitarias en Facebook Ads (alcanzable), de modo que lleguemos a un espectro más amplio del mercado (relevante), en un periodo de 6 meses (temporal)”.
- “Mejorar el alcance de la empresa en redes sociales (especifico) en un 5% (medible) por medio de marketing de contenidos (alcanzable) y aumentar la comunidad en torno a la marca (relevante), en un periodo de 3 meses (temporal)”.
Si te parece algo complicado plantear tus objetivos de esta manera, trata de hacer algunos intentos, llegará un momento donde redactar tus objetivos SMART será algo muy sencillo, y, sobre todo, cambiará tu forma de gestionar proyectos generando mejores resultados.
Mide tus objetivos en la gestión de proyectos
Una de las mejores maneras para alcanzar los objetivos generales en la gestión de proyectos, es teniendo una herramienta que te permita validar el trabajo global, el número de proyectos cerrados con éxito, el cumplimiento de tareas y otros aspectos. Puesto que hacerlo manualmente sería una pesadilla.
En Ghazal App contamos con herramientas de gestión de proyectos que generan este tipo de métricas globales y específicas, de modo que puedas optimizar el trabajo de tu equipo y aumentar la eficacia de tus proyectos.
Prueba Ghazal App y lleva tu forma de trabajo al siguiente nivel.
Cómo sacar provecho al comercio internacional digitalmente
Cuando una empresa quiere aumentar su rentabilidad, ¿En qué dirección debe mirar? Una vez que desees explotar las ventas, ¿A qué dirección debes dirigirte? Respuesta: el mundo tiene infinitas oportunidades de crecimiento, pero algunos países son más accesibles que otros.
Gracias al soporte personalizado de algunas instituciones, plataformas y de la tecnología, las empresas locales están disfrutando de un gran éxito en el extranjero.
Pero ¿Cómo puedes lograr ser parte del comercio internacional? Aquí hay algunos consejos para hacerlo.
Exportar servicios, una palanca poderosa para el crecimiento
«Tan pronto como miramos más allá del mercado local, nos damos cuenta de lo grande que es el mundo», dice Marcela Escobar, Directora de Comunicación de Ghazal App.
Sin embargo, debes estar listo para entregar los pedidos. «Se lo puedo explicar así: Si una fábrica produce 5,000 unidades al mes, ¿estarían listos para cumplir con un «modesto» contrato de 20,000 unidades en los Estados Unidos? ¿Pueden duplicar o triplicar su capacidad de producción? Ese es el reto, el reto es ser capaces de cumplir… Pues los clientes ya están».
Mercados para apuntar primero
Es normal priorizar la proximidad de contactos y clientes. Muchas compañías primero prestan servicios al mercado local, luego se expanden a otras regiones y terminan a nivel internacional, y eso está bien.
Gracias a los Acuerdos Económicos y Comerciales de los países de la Unión Europea, América Latina y América del Norte, las ventas de servicios se están volviendo muy interesantes. «Somos bienvenidos en los países de habla hispana pero increíblemente a menudo es más fácil abrir puertas en Alemania o Italia», dice uno de nuestros clientes.
Ghazal App ha abierto la oficina de representación en Canadá (para América del Norte) y próximamente en Europa para ayudar a los empresarios y agencias en sus esfuerzos por expandirse en el continente.
Debido a que los mercados extranjeros son a menudo mucho más grandes y con competidores que ya están firmemente establecidos, puede ser difícil abrirse paso con un producto en masa. Nuestros clientes son muy ingeniosos y exitosos con sus servicios especializados, incluso en mercados maduros. Crear valor, tener una ventaja tecnológica o adoptar un nuevo enfoque son excelentes estrategias para destacarse fácilmente.
La importancia de hacer bien la tarea
Siempre insistimos en la necesidad de planificar el crecimiento internacional y no omitir los pasos. Por lo que tienes que tener en cuenta que cada país tiene sus propias leyes que influyen en la estructura correcta a adoptar. Piensa en «¿Debo abrir una oficina en el extranjero, contratar a un representante o hacer una adquisición? ¿Tenemos derecho a exportar directamente o tenemos que pasar por una agencia local?» Sugerimos siempre que deben comenzar creando un ligero plan de negocios.
El primer año debe ser de aprendizaje y exploración. En esta etapa puedes rentabilizar fácilmente la operación, pero el conocer a fondo el terreno explotarán las ventas en los años subsiguientes, al igual que los clientes.
Importante: verificar la fiscalidad, consultar con los especialistas o consultores, estos te evitarán muchos problemas más adelante. De hecho, en varios países puede aumentar tu productividad.
Gestionar riesgos de pago
De seguro te vas a enfrentar con este escenario: por un lado, a ustedes les gustaría recibir el pago completo antes de comenzar los trabajos. Por otro lado, tu cliente extranjero preferiría tener los servicios a mano antes de emitir el pago.
¿Qué decisión tomar?
Entre estos dos extremos, existen varias soluciones para asegurar las transacciones:
- Transferencia de fondos,
- crédito documental,
- cartas de garantía,
- efectivo contra documentos,
- venta de cuentas por cobrar,
- etc.
Determinen la herramienta mejor adaptada a cada escenario. A menudo, las instituciones financieras de ambas partes sirven como intermediarias para proteger el intercambio.
Un proyecto para el éxito
Una vez realizados los esfuerzos para promover el comercio internacional tal vez puedas ver que las operaciones y estrategias parezcan más simples de lo que realmente pensabas.
Siempre invitamos a los empresarios y agencias a averiguar a través de las organizaciones regionales de promoción de exportaciones para prepararse para su expansión, y llevar a cabo sus transacciones de manera segura.
¡El mercado mundial es extremadamente grande como para que te pierdas!
Modelo Kanban: qué es, como funciona y como aplicarlo en simples pasos
El modelo Kanban es uno de los sistemas de gestión más populares y sencillos de la actualidad. Se conoce por su relación con grandes empresas, su diversidad de aplicación y, sobre todo, por su eficacia productiva en todos lo que lo aplican. Acompañanos en este post para que conozcas todas las cosas esenciales acerca del modelo Kanban.
¿Qué es el modelo Kanban?
El término Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota y se utiliza para controlar el avance del trabajo en el contexto de una línea de producción. El Kanban está dentro de la estrategia Kaizen, es decir, la mejora continua y continuada.
Kanban no es una técnica específica del desarrollo software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando las tareas, pero en los últimos años se ha utilizado en la gestión de proyectos de desarrollo de software, a menudo en combinación con Scrum, lo que se conoce como Scrumban.
En este post te mostraremos como usar esta metodología, algunos asuntos que debes tener en cuenta y la mejor forma de sacarle provecho.
¿Cómo usar Kanban? 4 principios para usar el modelo Kanban eficazmente
Vayamos a lo practico ¿Cómo usar la metodología Kanban? Aquí te dejamos cuatro principios para empezar y seguir adelante, hasta hacerlo un habito:
1. Comienza con lo que estás haciendo actualmente
Introduce las tareas que estas realizando actualmente para poder interactuar con la metodología, igualmente, asume que cada tarea debe estar dentro de las tarjetas visuales.
Si usas un software que usa Kanban (como Ghazal) puedes ir creando las tareas que llevas haciendo actualmente y colocarlas directamente en procesos, como bien puedes aplicarlo en nuestra herramienta.
Si, por el contrario, lo haces de forma manual, a través de post-it toma un espacio donde puedas ordenarlas. Recuerda que la idea es que sea una metodología
2. Adáptate al cambio
Aplicar la metodología Kanban puede ser algo incomodo al principio, tu cerebro se va a resistir al orden cuando está acostumbrado al desastre. Por lo que ten paciencia y adáptate a la metodología. Y si algo no te funciona cámbialo, la metodología Kanban requiere que tu y tu equipo estén adoptando constantes cambios para mejorar.
3. Respeta los procesos, los roles y las responsabilidades
Para que tu y tu equipo funcionen en orden y en armonía, es necesario que existan ciertos flujos, limites y responsabilidades dentro de la metodología. Puedes verlo como un ecosistema, donde cada uno debe aportar para producir los resultados esperados.
Para esto, es necesario que cada miembro tenga muy en claro cual es su rol dentro de la organización, cuáles son sus límites, objetivos y requerimientos (¡con total claridad!). Además, es necesario que se hagan cada cosa en el momento adecuado, en especial cuando los resultados afectan el trabajo de otros miembros del equipo.
4. Liderazgo en todos los niveles
No el típico liderazgo abusivo y tiránico, sino aquel que está en cada uno de los miembros del equipo, caracterizado por la buena gestión y la iniciativa. Ten en cuenta que la metodología Kanban, aunque realmente importante, no generará resultados sin la acción responsable de cada miembro del equipo.
5 elementos infaltables en un sistema productivo de Kanban
1. Una imagen clara del flujo de trabajo
Aunque parezca obvio, y algo realmente sencillo, a veces se pierde de vista las distintas fases por las que pasa un proyecto. Entre más clientes, empleados, colaboradores o elementos existan, más difícil será visualizar este flujo de trabajo. Lo recomendable es poder visualizar cada tarjeta dentro de cada proyecto y ordenarlas dentro de un proceso para mejorar su comprensión.
2. Limites adecuados al flujo presente de trabajo
Una de las cosas que puede llegar a sabotear tu trabajo es ir haciendo cosas a medias, dejando que las repentinas asignaciones dañen el flujo. Lo más recomendables es empezar una tarea una vez terminada la anterior, así no dejas cosas a medias y terminas tus proyectos en buenos términos.
3. Gestión correcta del flujo de trabajo
El flujo de trabajo no solamente debes verlo (como indicamos al principio), también es necesario gestionarlo correctamente: supervisar que los plazos se estén cumpliendo, identificar posibles problemas, quitar los obstáculos del camino y solventar cualquier inconveniente que quite tiempo o disminuya la productividad.
4. Comprensión correcta del flujo de trabajo dentro de Kanban
La metodología Kanban tiene ciertas reglas que deben ser respetadas, es necesario entender muy bien cómo funciona la metodología y conocer bien como sacarle el mayor provecho. Asegúrate que tu equipo se documento e interiorice correctamente la metodología.
5. Mejora del trabajo y los resultados
Como ya sabes, la metodología nace de la filosofía de la mejora continua (Kaizen), por lo que la mejor manera de enfocarlo es a través de el objetivo de mejorar el trabajo individual y grupal de tu equipo. Por lo que trata que esta mejora sea acordada en equipo, teniendo en cuenta la experiencia de cada miembro y forjando una visión integral a través del grupo.
Ahora solo queda poner manos a la obra, sin duda está es una de las mejores metodologías de trabajo que existen, por eso la usamos y la implementamos en Ghazal App.
5 Recomendaciones para la gestión de proyectos exitosa
El tener en cuenta las recomendaciones para la gestión de proyectos puede marcar la diferencia sobre el resultado final, la facilidad con la que se enfrenta a la incertidumbre y el progreso continuo dentro de los tiempos estimados. Tener o no tener en cuenta ciertas recomendaciones, dependiendo del contexto, puede significar un gran atraso o avance.
La gestión de proyectos, en términos prácticos, puede variar muchísimo, ya que cada proyecto, en cuanto a tamaño y complejidad, es completamente diferente. Por eso las medidas, teorías y buenas prácticas, abarcan principios universales que deben aplicarse para alcanzar el éxito.
5 Recomendaciones para la gestión de proyectos exitosa
Hemos tomado la decisión de llamarles consejos, y son 5 las recomendaciones para la gestión de proyectos que te servirán para llevarlos al éxito seguro:
1 – Conoce muy bien tu proyecto
Aunque parezca obvio y básico, para una gestión exitosa es necesario tener claro los objetivos, así como saber cuáles son los requisitos necesarios para tener un buen producto o alcanzar satisfactoriamente los criterios que se necesitan cumplir.
En muchas ocasiones los Project managers se dejan desenfocar por la neblina de las muchas cosas, pierden de vista el objetivo mayor, lo que hace que los resultados tarden más en alcanzarse o que terminen siendo alcanzados en términos medios. De esta forma, no solamente necesitas conocer los objetivos del proyecto en si mismo, sino también que relación guarda con los objetivos generales de la compañía.
2 – Planifica muy bien tu proyecto
Desglosa el trabajo en diferentes fases y partes, incluso dentro de periodos de tiempo específico, teniendo en cuenta el orden y la relación que existe entre una tarea y otra. Igualmente, deja claro el objetivo de cada tarea y como se medirá los resultados específicos.
Intenta no ser vago ni generalista en la descripción de cada tarea, se especifico y claro, utiliza un lenguaje concreto para describir acciones, resultados, objetivos y todo lo necesario para alcanzar el propósito global del proyecto.
3 – Mantén la motivación necesaria para llevar a cabo el proyecto
Como hemos indicado anteriormente, la gestión de proyectos no son solamente descripciones y gerencia, también es liderazgo, por lo que requiere gestionar las motivaciones de los participantes de una manera adecuada.
Cada proyecto tiene sus propias características, por lo que la motivación debe ser bien analizada y tratar de tomar acciones concretas conforme a la naturaleza del proyecto. El factor humano, cuando se potencia a través de una motivación bien enfocada, logra alcanzar el éxito.
4 – Asigna de forma adecuada los responsables del proyecto
Todo proyecto esta conformado por un grupo de personas que ocupan responsabilidades concretas, y, para que estos funcionen en armonía, es necesario asignar funciones, roles y responsabilidades de manera detallada.
En este punto no basta solamente asignar roles y responsabilidades individuales, sino también grupales. Definir como cada parte se relaciona entre sí. Ten en cuenta que en ciertas tareas los requerimientos serán grupales más que individuales, por lo que dejar claras responsabilidades y roles en el grupo será muy importante para que se cumplan los objetivos.
5 – Establece tiempos y se puntual en el cumplimiento de las tareas
Establece periodo de tiempo específicos y realistas, estructura cada fase del proyecto dentro de un cronograma y haz que los equipos se ciñan a él. Ten en cuenta que la supervisión de las tareas y los procesos deben darse bajo la comprensión de los tiempos, y si es posible dividiendo en bloques de tiempo más pequeños.
Ahora, con estas 5 recomendaciones para la gestión de proyectos podrás gestionar tus proyectos de forma exitosa. Trata de planear muy bien todo y ten en cuenta lo que te hemos dicho e iras por buen camino ¡Éxitos!
¿Qué es un gestor de proyectos y cuál es su función?
Saber que qué es un gestor de proyectos es fundamental para un empresa, pero no solamente saber su concepto, sino también que hace, como lo hace y de que manera lograr objetivos por medio de él. En este articulo te enseñaremos esto y mucho más para que, sea que quieras desarrollarte como gestor de proyectos o quieras contratar uno, puedas tener los principios claros para lograrlo.
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un Project Manager, o gestor de proyectos, es un profesional encargado de gestionar un proyecto en todas sus fases, desde el inicio hasta el final, mediante una organización y plan estratégico determinado con previsión. Este, además, tiene la tarea de mediar y facilitar la relación entre los responsables de la ejecución del proyecto y los clientes finales.
Un gestor de proyectos permite que todo se realice dentro del orden ideal de cada proyecto, lo que termina generando beneficios en la ejecución, gastos y ahorro de tiempo. Si quieres saber más acerca de esta importante y fascinante profesión, te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué cualidades debe tener un gestor de proyectos?
Sobre todas las cosas un Project Manager debe ser una persona con una mente y forma de trabajo muy organizada (me atrevo a decir que hasta su vida personal). Esta es la característica indiscutible de un gestor de proyectos, ya que sin ella es imposible realizar adecuadamente su trabajo.
Pero, adicionalmente de esta “base” para su trabajo, también hay otras cualidades que debe tener:
- Atención a los detalles.
- Habilidades comunicativas.
- Planificación, supervisión y organización.
- Habilidades de negociación.
- Detección de riesgos y problemas.
- Capacidad analítica.
- Y manejo de herramientas conforme al proyecto.
Estas habilidades para la gestión de proyectos serán clave para lograr el éxito del mismo.
¿Cuál es la función de un gestor de proyectos?
Las funciones de un Project Manager pueden ser variadas conforme a cada proyecto y contrato, en ocasiones hay cosas que hacer que salen de su rol, pero generalmente sus funciones son las delegar, coordinar, liderar, guiar y supervisar al equipo ejecutivo, al igual que ayudar y asesorar a los clientes.
¿Cuál es el objetivo de un gestor de proyectos?
El objetivo de todo gestor de proyectos es que todo se lleve a cabo según los requisitos del cliente, dentro del plazo y el presupuesto establecido. Cada proyecto requerirá una serie de tareas que afectarán de manera positiva o negativa sobre el resultado final, de modo que el Project Manager debe garantizar (por medio de su trabajo) que dicho objetivo se dará de forma satisfactoria.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Las tareas de un Project Manager incluyen las de:
- Administrar el presupuesto dentro de las fases del proyecto.
- Contactar con las personas pertinentes dentro de los procesos.
- Enviar documentos, instrucciones y personal necesario.
- Gestionar el control de calidad.
- Controlar recursos y aplicación sobre las diferentes tareas del proyecto.
¿Cuál es el proceso de un proyecto?
Los pasos dentro de un proyecto pueden variar dependiendo del alcance y la naturaleza de cada empresa, proyecto o cliente, ya que no todos requieren ni prosiguen conforme a un patrón estático, es mejor pensar que el método se adapta al proyecto más que el proyecto al método. De este modo se hace imposible de mantener estructuras rígidas de gestión.
No obstante, hay una estructura básica que sigue todo proyecto. Por lo general todo proyecto comienza con el encargado del mismo, una fecha de entrega y el presupuesto disponible. Ante esto se da la revisión de la información para determinar la viabilidad dentro del tiempo, la estructura del proyecto y el presupuesto requerido para cada fase. Finalmente, se establece el coste total del proyecto más un margen necesario para cubrir eventualidades, este ultimo se suma para dar un precio total al cliente.
El siguiente paso es contactar con el personal necesario para la ejecución del proyecto, se organiza el equipo y se establece un cronograma de entrega con una fecha límite. Dando indicaciones y ordenes necesarias a los encargados para la ejecución del proyecto.
Si quieres saber más sobre el proceso de gestión de un proyecto, te invitamos a leer nuestro articulo sobre las fases en la gestión de proyectos donde detallamos más esta información.
¿Qué es necesario para el éxito de un proyecto?
Cada proyecto tiene sus propias dificultades y obstáculos, por lo que el éxito dependerá en gran medida de como el equipo y el Project Manager gestionan los recursos para hacer frente a ello. Siempre teniendo en cuenta que el éxito esta en lograr el mejor resultado en el mejor tiempo, que generalmente será el tiempo planificado inicialmente.
Aun así, es necesario tener en cuenta que las habilidades de liderazgo, cohesión de equipo y supervisión de calidad, resolución de problemas y otros aspectos no tangibles, son sumamente necesarios para el éxito de todo proyecto. En gran parte esto es responsabilidad principal del Project Manager.
